Son Yenilənmə: 29 Dec, 2025
Sənəd rəqəmsallaşdırma dünyasında OCR (Optik Simvol Tanıma) tez-tez son addım kimi qəbul edilir — skan, mətnin tanınması, arxivləşdirmə, tamam. Lakin müasir uyğunluq, avtomatlaşdırma və məlumat‑əsaslı iş axınları yalnız axtarış edilə bilən PDF‑lərdən daha çoxunu tələb edir. Onlar izlənilə bilmə, maşın‑oxunaqlı struktur və uzunmüddətli arxivləmə zəmanətləri tələb edir.
Bu, PDF/A-3‑nin səhnəyə girməsi ilə baş verir — tez-tez yanlış başa düşülən, bəzən mübahisəli və inkarolunmaz dərəcədə güclü. Bir çox tərtibatçı onu “hibrid canavar” adlandırır, çünki o, əvvəlki PDF/A standartlarının qəti şəkildə qadağan etdiyi bir şeyi mümkün edir: orijinal mənbə fayllarını birbaşa arxiv PDF‑nin içərisinə daxil etmək.
Gəlin PDF/A-3‑ün həqiqətən nə olduğunu, OCR iş axınları üçün niyə vacib olduğunu və orijinal məlumatların daxil edilməsi necə müasir dövrdə sənəd emalını dəyişə biləcəyini araşdıraq.
PDF/A-3 Nədir?
PDF/A-3, elektron sənədlərin uzunmüddətli arxivlənməsi üçün ISO standartının (ISO 19005-3) üçüncü hissəsidir. Əsasən vizual təkrarlana bilənliyə yönəlmiş PDF/A-1 və PDF/A-2‑dən fərqli olaraq, PDF/A-3 inqilabi bir xüsusiyyəti təqdim edir: gömülü fayl əlavələri.
Bunu, aşağıdakıları yerləşdirə biləcəyiniz rəqəmsal bir konteyner kimi düşünün:
- Skan edilmiş sənədin vizual təmsilatı (adətən PDF)
- Orijinal mənbə faylları (Word sənədləri, Excel cədvəlləri, CAD rəsmləri)
- OCR mətn çıxışı
- Metadata və əlavə məlumatlar
- Verilənlər bazası ixracları və ya XML faylları
Bütün bunlar, onilliklər sonra da əlçatan olmağa dizayn edilmiş tək, standartlaşdırılmış paketdə birləşdirilir.
OCR Problemi: Gözəl Şəkillər vs. İstifadə Oluna Bilən Məlumat
Gəlin tipik OCR iş axını haqqında danışaq.
100 fakturanı skan edirsiniz. OCR proqramınız onları emal edərək mətn tanıyır və “axtarış edilə bilən PDF” yaradır. Bu, görüntünün üzərinə görünməyən mətn qatını əlavə edir.
Problem nədir? Bu mətn qatı struktursuzdur. PDF‑dən cədvəli Excel‑ə kopyalamağa çalışsanız, adətən formatlama dəhşəti ilə qarşılaşırsınız. PDF hərfləri tanıyır, lakin bu rəqəmin ümumi vergi olduğunu və digər rəqəmin faktura tarixi olduğunu “anlamır”.
Burada PDF/A-3 Hibrid İş Axını oyunu dəyişir.
“Hibrid” Həlli
Sadəcə axtarış edilə bilən mətn qatı yaratmaq əvəzinə, müasir OCR mühərrikləri artıq:
- Sənədi skan edə bilər.
- Yüksək dəqiqliklə müəyyən məlumat nöqtələrini (Faktura №, Tarix, Cəmi, Sətir Maddələri) çıxara bilər.
- O məlumatları XML faylına strukturlaşdıra bilər.
- O XML faylını PDF/A-3‑ün içərisinə daxil edə bilər.
Nəticə, insan tərəfindən oxuna bilən (açdığınızda faktura şəkilini görürsünüz) və maşın tərəfindən oxuna bilən (ERP sisteminiz onu açır və görüntüyə baxmadan gömülü XML‑i oxuyur) tək bir fayldır.
“Hibrid Canavar” Yanaşmasından Niyə İstifadə Etməliyik?
Niyə iki ayrı fayl saxlamaq əvəzinə məlumatları daxil etmək üçün bu qədər səy göstərək? Budur, qəbul edilməsini sürətləndirən SEO‑dostu üstünlüklər:
“ZUGFeRD” Standartı (E‑Faktura)
Avropada iş görürsünüzsə, ehtimal ki, ZUGFeRD (və ya Factur‑X) haqqında eşitmisiniz. Bu, PDF/A-3‑ün nümunə standartıdır. PDF vizual təmsilçilik kimi çıxış edir, lakin strukturlaşdırılmış XML faylı onun içərisinə daxil edilir.- Faydası: Mühasib PDF‑i oxuya bilər; mühasibat proqramı XML‑i avtomatik olaraq idxal edir. Əl ilə giriş yoxdur, idxal zamanı OCR səhvləri də yoxdur.
Fayl Əlaqələndirmə Səhvləri Olmur
Neçə dəfə Invoice_101.pdf adlı bir fayl və ayrı Invoice_101_data.xml adlı bir fayl saxlamısınız? Birini köçürüb digərini unutduqda, əlaqə qırılır. PDF/A-3‑də məlumat sənəd ilə birlikdə səyahət edir. Bu, atomikdir. Mənbə məlumatını itirə bilməzsiniz, çünki o, vizual qeydə yapışdırılıb.Uzunmüddətli Qoruma və Faydalılıq
PDF/A arxivləmə üçün nəzərdə tutulmuşdur. 50 il sonra PDF‑i açıb vizual təmsilçiliyi görə biləcəksiniz. Lakin PDF/A-3‑dən istifadə etdiyiniz üçün orijinal konteksti də qoruyursunuz.- Nümunə: Maliyyə hesabatını (PDF) arxivləşdirirsiniz. İçərisinə rəqəmləri hesablamaq üçün istifadə olunan orijinal Excel cədvəlini daxil edirsiniz. Gələcək auditorlar son hesabatı görə və mənbə fayldakı formulları yoxlaya bilərlər.
Praktik Tətbiqlər: PDF/A-3 Harada Parlayır
Qəlizliyinə baxmayaraq, PDF/A-3 real dünya problemlərini müstəsna dərəcədə həll edir:
Rəqəmsal Arxivlər və Kitabxanalar
Alman Milli Kitabxanası kimi qurumlar doğma rəqəmsal nəşrləri tutmaq üçün PDF/A-3‑ü qəbul etmişdir. Vizual PDF təmsilçiliyi insan oxuyuculara xidmət edir, gömülü XML faylları isə strukturlaşdırılmış metadata və tam mətnləri ehtiva edərək avtomatlaşdırılmış emal və mətn mədənçiliyini mümkün edir.
Hüquqi və Tənzimləyici Uyğunluq
Qəti sənəd saxlanma tələbləri olan sənaye sahələri böyük fayda əldə edir. Fakturaları düşünün: PDF müştərilərə göndərilənləri göstərir, gömülü XML isə avtomatlaşdırılmış mühasibat sistemləri üçün strukturlaşdırılmış məlumatları ehtiva edir. Hər ikisi birlikdə qorunur, audit izini saxlayır.
Elmi Tədqiqat Sənədləşməsi
Tədqiqatçılar öz nəşr etdikləri məqalələrlə birlikdə xam məlumat dəstləri, analiz skriptləri və laboratoriya qeydlərini daxil edə bilərlər. NASA və CERN kimi təşkilatların dəstəklədiyi bu yanaşma, tam tədqiqat nəticələrinin bütöv və təsdiqlənə bilən qalmasını təmin edir.
Dövlət Qeydlərinin İdarə Edilməsi
ABŞ Milli Arxiv və Qeydlər İdarəsi (NARA) PDF/A-3‑ün istifadəsi üçün, xüsusilə formaların emalı üçün, qaydalar müəyyən etmişdir. Gömülü data faylları həm insan oxuna bilən formaları, həm də maşın tərəfindən emal edilə bilən data çıxarışını mümkün edir.
PDF/A-3‑ün OCR‑lə Tətbiqi Üçün Ən Yaxşı Təcrübələr
Əgər OCR iş axınınızda PDF/A-3‑ü tətbiq etməyi düşünürsünüzsə, bu təlimatları izləyin:
1. Gömülmə Strategiyalarını Ağıllı Seçin
- Tam gömülmə: Hər şeyi daxil edin (orijinal skanlar, OCR mətn, metadata)
- Seçimli gömülmə: Yalnız istifadə halınız üçün lazım olanları daxil edin
- Bağlantılı yanaşma: Böyük faylları xaricdə saxlayın və PDF‑də istinadlar verin
2. Fayl Formatlarınızı Standartlaşdırın
- Gömülü fayllar üçün açıq, yaxşı sənədləşdirilmiş formatlardan istifadə edin (Excel əvəzinə CSV, Word əvəzinə TXT)
- PDF/A-3 konteynerinin içində format sənədləşdirilməsini daxil edin
- Proprietar formatları standart ekvivalentlərlə dəyişməyi düşünün
3. Güclü Metadata Tətbiq Edin
- Hər bir gömülü faylı Dublin Core və ya PREMIS metadata ilə sənədləşdirin
- Doğrulama üçün yoxlama cəmlərini (checksum) daxil edin
- İstifadə olunan OCR mühərriki, parametrlər və versiyanı sənədləşdirin
4. Giriş və Çıxarış Üçün Planlayın
- Gömülü faylların çıxarılması üçün prosedurları hazırlayın
- İşçiləri bütün məlumat qatlarına necə çıxmaq barədə təlimatlandırın
- Ümumi paylama üçün gömülü data olmayan “yüngül” versiyalar yaratmağı düşünün
PDF/A-3‑ün Gələcəyi və Daha Sonrası
PDF/A-3 son inkişaf deyil. Yeni nəşr olunan PDF/A-4 bu təməldə gömülü fayllar üçün daha yaxşı dəstək və daha geniş format qəbulunu təmin edir. Eyni zamanda, PDF/UA (Ümumdünya Əlçatanlığı) kimi rəqib standartlar fərqli, lakin üst-üstə düşən ehtiyacları qarşılayır.
Həqiqi gələcək **“ağıllı sənədlər”**də ola bilər — PDF‑lər yalnız gömülü data deyil, həm də məlumat doğrulaması, interaktiv formalar və hətta xarici verilənlər bazalarına bağlantılar üçün icra edilə bilən kodları ehtiva edir. Sənəd və tətbiq arasındakı sərhəd bulanıqlaşır.
Nəticə: Hibrid Canavarı Yatmaq
PDF/A-3 həqiqətən bir hibriddir — lakin ona “canavar” demək onun həqiqi dəyərini gözardı edir. Hər hansı güclü alət kimi, onu anlamaq və hörmətlə yanaşmaq lazımdır. Düşüncəli tətbiq edildikdə, PDF/A-3 rəqəmsal qorumanın əsas problemlərindən birini həll edir: insan oxuna bilən sənədlər ilə onların əsas məlumatları arasındakı əlaqəni saxlamaq.
Ana fikir, PDF/A-3‑ə hər şeyə uyğun bir həll kimi deyil, rəqəmsal qoruma alətlərinizdə ixtisaslaşmış bir vasitə kimi yanaşmaqdır. Unikal imkanları aydın faydalar gətirən yerlərdə istifadə edin, və görəcəksiniz ki, qorxulacaq bir canavar deyil, həqiqi rəqəmsal qoruma axtarışında güclü bir müttəfiqdir.
Son Tövsiyə: Uzunmüddətli OCR qoruma ehtiyaclarınız üçün PDF/A-3‑ü qiymətləndirin, xüsusilə məlumat bütövlüyü və gələcək yenidən emalın kritik olduğu sənədlərlə işləyirsinizsə. Pilot layihələrlə başlayın, yanaşmanızı tam sənədləşdirin və yadda saxlayın ki, ən yaxşı qoruma strategiyası gələcək arxivçilərin başa düşəcəyi və dəyərləndirəcəyi bir strategiyadır.
Tez-tez Soruşulan Suallar
S1: PDF/A-3‑ün standart PDF/A‑dan arxiv sənədləri üçün əsas üstünlüyü nədir?
A: PDF/A-3‑ün əsas üstünlüyü, Word sənədləri, məlumat dəstləri və xam skanlar kimi orijinal mənbə fayllarını insan oxuna bilən PDF‑in yanında gömərək, tam rəqəmsal zənciri gələcəkdə yoxlama və yenidən istifadə üçün qorumasıdır.
S2: PDF/A-3 faylını Preview və ya Chrome kimi adi PDF oxuyucusunda hələ də aça bilərəm?
A: Bəli, PDF/A-3‑ün əsas PDF qatını standart oxuyucularda tam olaraq görə bilərsiniz; lakin gömülü orijinal data fayllarına çıxmaq üçün adətən Adobe Acrobat Pro kimi ixtisaslaşmış proqram tələb olunur.
S3: PDF/A-3‑dən istifadə onun uzunmüddətli əlçatanlığına zərər verirmi?
A: Öz‑özlüyündə deyil, lakin mürəkkəblik əlavə edir: gələcək istifadəçilər həm PDF standartını, həm də gömülü faylların formatlarını idarə etməlidirlər, buna görə konteynerdə açıq, yaxşı sənədləşdirilmiş fayl tiplərindən istifadə etmək vacibdir.
S4: PDF/A-3‑ün ən yaxşı seçildiyi real dünya nümunəsi hansıdır?
A: Skan edilmiş fakturaların emalı PDF/A-3 üçün ideal nümunədir, çünki o, vizual fakturanı (PDF), xam skanı (TIFF), çıxarılan mətn (OCR) və strukturlaşdırılmış mühasibat məlumatını (XML) bir uyğun, audit edilə bilən paketdə birlikdə saxlayır.
S5: Bütün arxivləşdirilmiş OCR skanlarımı PDF/A-3‑ə çevirməliyəm?
A: Zəruri deyil; PDF/A-3‑ü yalnız OCR çıxışı ilə birlikdə orijinal məlumatın saxlanmasının gələcəkdə aydın dəyər gətirəcəyi sənədlər üçün saxlayın, məsələn, hüquqi sübutlar, elmi tədqiqatlar və ya data çıxarışı tələb edən formalar.