Сравнете XLS срещу XLSX срещу XLSM срещу XLSB: Кой файлов формат на Excel да използвате?

Microsoft Excel е индустриален стандарт за електронни таблици в продължение на десетилетия, като захранва всичко – от лични бюджети до финансови анализи на ниво предприятие. С развитието на Excel се появиха няколко формата за електронни таблици, които отговарят на различни нужди, включително съвместимост, ефективност на съхранение, производителност и автоматизация.

Днес потребителите често се сблъскват с четири основни формата на Excel файлове: XLS, XLSX, XLSM, и XLSB. Въпреки че могат да изглеждат подобно, всеки формат има уникална цел. Изборът на правилния може да подобри производителността на файла, да намали изискванията за съхранение, да повиши сигурността и да осигури съвместимост с различни приложения.

В това ръководство ще сравним подробно тези четири формата на електронни таблици, ще обясним техните предимства и ограничения и ще ви помогнем да определите кой формат най-добре отговаря на вашия работен процес.

Разбиране на форматите на електронните таблици в Excel

Excel книгите са повече от прости таблици с редове и колони. Съвременните файлове за електронни таблици могат да съдържат:

• Работни листове
• Диаграми и графики
• Сводни таблици
• Формули
• Условно форматиране
• Изображения и форми
• Връзки с данни
• VBA макроси
• Вградени обекти

Различните файлови формати съхраняват тези елементи по различен начин, което влияе върху производителността, съвместимостта и размера на файла.

Какво е XLS?

Форматът XLS е оригиналният формат на работна книга на Microsoft Excel, въведен с Excel 97. Той съхранява данните от електронните таблици, използвайки бинарна файлова структура.

В продължение на много години XLS беше подразбираният формат за документи на Excel и остава широко разпознаван от по-стари софтуери и наследени бизнес системи.

Предимства

• Отлична съвместимост със наследени приложения
• Поддържа VBA макроси
• Широко поддържано от по-стари софтуери за електронни таблици
• Надежден за поддържане на по-стари бизнес процеси

Ограничения

• По-големи размери на файловете
• Ограничен капацитет на листовете
• По-малко сигурен от по-новите формати
• По-стара бинарна архитектура
• Намалена поддръжка за съвременни функции на Excel

Какво е XLSX?

XLSX стана подразбираният формат на Excel, започвайки от Microsoft Office 2007. Той се базира на стандарта Office Open XML (OOXML).

Вместо да съхранява всичко в един двоичен файл, XLSX пакетира множество XML файлове в компресиран ZIP архив, което води до значително по-малки файлове и подобрена надеждност.

Предимства

• По-малки размери на файловете
• По-бърз трансфер на файлове
• По-добро възстановяване от повреда
• Стандарт Open XML
• Отлична съвместимост с модерния офис софтуер
• Подобрена сигурност чрез изключване на макроси

Ограничения

• Не може да съхранява VBA макроси
• Обработката на XML може да бъде по-бавна за изключително големи работни книги

Какво е XLSM?

Форматът XLSM е почти идентичен на XLSX, но включва поддръжка за VBA макроси.

Този формат е идеален за бизнеси и разработчици, които автоматизират повтарящи се задачи с помощта на Visual Basic for Applications (VBA).

Предимства

• Поддържа VBA макроси
• По-малък от XLS
• Модерна XML архитектура
• Съвместим с автоматизацията на Excel
• Поддържа разширени функции за електронни таблици

Ограничения

• Файлове с активирани макроси може да предизвикат сигурностни предупреждения
• Някои приложения за електронни таблици по подразбиране деактивират макросите
• По-голям от XLSX, когато е включен обширен VBA код

Какво е XLSB?

XLSB означава Excel Binary Workbook. Въпреки че е въведен с Excel 2007 заедно с XLSX, той съхранява данните на работната книга, използвайки силно оптимизирана бинарна структура вместо XML.

Това прави XLSB един от най-бързите Excel формати за отваряне, запазване и обработка на много големи електронни таблици.

Предимства

• Много бързо отваряне и запазване
• Отлична производителност при големи набори от данни
• По-малко от XLSX за сложни работни книги
• Поддържа VBA макроси
• По-ниско използване на паметта

Ограничения

• По-малко съвместим с софтуер за електронни таблици от трети страни
• Трудно за ръчен преглед, защото не е базиран на XML
• Не е идеално, когато съвместимостта е най-големият приоритет

Сравнение на функциите

Сравнение на размера на файла

Една от най-големите разлики между тези формати е ефективността на съхранението.

XLS

По-старото двоично съхранение често създава по-големи файлове.

XLSX

Компресиран XML значително намалява изискванията за съхранение.

XLSM

Леко по-голям от XLSX поради вграден VBA код.

XLSB

Често осигурява най-малкия размер на файл за сложни работни книги, като същевременно предоставя превъзходна производителност.

Сравнение на производителността

Производителността става все по-важна при работа с:

• Стотици хиляди редове
• Сложни формули
• Сводни таблици
• Финансови модели
• Данни от Power Query
• Отчети за бизнес интелигентност

XLS

Подходящо за по-малки наследени работни книги.

XLSX

Отлично за ежедневни електронни таблици.

XLSM

Добра производителност, като поддържа автоматизация.

XLSB

Най-добрият избор за изключително големи Excel работни книги.

Сравнение на съвместимостта

Изборът на правилния формат често зависи от това кой ще отвори вашата електронна таблица.

XLS

Работи добре със стари инсталации на Microsoft Office.

XLSX

Поддържа се от почти всяко съвременно приложение за електронни таблици, включително:

• Microsoft Excel
• LibreOffice Calc
• Apache OpenOffice
• Google Sheets
• WPS Office

XLSM

Поддържано от Excel, въпреки че изпълнението на макроси може да варира в други офис пакети.

XLSB

Най-добре поддържано в Microsoft Excel. Някои приложения от трети страни имат ограничена поддръжка.

Съображения за сигурност

Сигурността е още едно важно съображение.

XLSX

Тъй като макросите не са разрешени, XLSX обикновено се счита за най-сигурният формат за споделяне на електронни таблици.

XLSM

Макросите могат да автоматизират работните процеси, но също така въвеждат рискове за сигурността, ако са получени от недоверени източници. Винаги проверявайте източника, преди да активирате макросите.

XLSB

Поддържа макроси по същия начин като XLSM и трябва да се третира със същото ниво на предпазливост.

XLS

Наследените механизми за сигурност са по-малко издръжливи от съвременните формати на Office.

Кога трябва да използвате всеки формат?

Изберете XLS, ако:

• Работа със стари бизнес системи
• Поддръжка на наследени инсталации на Excel
• Поддържане на исторически електронни таблици

Изберете XLSX, ако:

• Споделяне на файлове с други
• Създаване на отчети
• Работа без макроси
• Максимизиране на съвместимостта

Изберете XLSM, ако:

• Автоматизиране на повтарящи се задачи
• Създаване на VBA решения
• Създаване на интерактивни Excel приложения

Изберете XLSB, ако:

• Управление на много големи набори от данни
• Подобряване на производителността на работната книга
• Намаляване на времето за зареждане и запазване
• Работа с напреднали финансови модели

Най-добри практики

За да получите най-доброто изживяване от вашите електронни таблици:

• Използвайте XLSX за ежедневни документи.
• Използвайте XLSM само когато макросите са необходими.
• Изберете XLSB за много големи работни книги, където е важна производителността.
• Запазете XLS само за съвместимост със стари версии.
• Запазвайте резервни копия преди конвертиране между формати.
• Премахнете неизползваните листове и форматирането, за да намалите размера на файла.
• Разрешавайте макроси само от доверени източници.

Конвертиране между Excel формати

Microsoft Excel улеснява конвертирането на работни книги.

1. Отворете работната книга.
2. Изберете File > Save As.
3. Изберете желания формат.
4. Запазете файла.

Имайте предвид, че конвертирането между формати може да премахне неподдържани функции. Например, запазването на работна книга XLSM като XLSX премахва всички VBA макроси.

Чести случаи на употреба

Заключение

Въпреки че XLS, XLSX, XLSM и XLSB всички представляват работни книги на Microsoft Excel, те са проектирани за различни цели.

XLS остава ценен за съвместимост със стари версии, докато XLSX се е превърнал в универсален стандарт за ежедневни електронни таблици поради по-малкия си размер, сигурността и широката съвместимост. XLSM разширява XLSX, като позволява VBA автоматизация, което го прави предпочитан избор за разработчици и напреднали потребители. Междувременно, XLSB предлага изключителна скорост и ефективност на съхранение, което го прави идеален за работа с огромни набори от данни и работни книги с високи изисквания за производителност.

Изборът на подходящ формат за електронна таблица зависи от вашите конкретни нужди. Разбирането на тези различия осигурява по-добро сътрудничество, подобрена производителност и по-ефективно управление на електронните таблици.

Независимо дали създавате бизнес отчети, автоматизирате работни процеси или анализирате милиони записи, изборът на правилния Excel формат може значително да подобри продуктивността.

Често задавани въпроси (FAQ)

Въпрос 1. Каква е основната разлика между XLS и XLSX?

Отговор 1: XLS е по-старият двоичен Excel формат, докато XLSX използва по-новия Office Open XML формат, който предлага по-малки размери на файловете и по-добра съвместимост.

Въпрос 2. Кой Excel формат поддържа VBA макроси?

Отговор 2: И XLSM, и XLSB поддържат VBA макроси, докато XLSX не поддържа.

Въпрос 3. Кой Excel формат е най-бърз за много големи електронни таблици?

Отговор 3: XLSB обикновено осигурява най-добра производителност при отваряне, запазване и обработка на големи работни книги.

Въпрос 4. XLSX ли е по-безопасен от XLSM?

A4: Да. XLSX не може да съдържа VBA макроси, което го прави по-малко уязвим към рискове, базирани на макроси.

Q5. Кой Excel формат трябва да използвам за споделяне на файлове?

A5: XLSX е предпочитаният формат, защото е широко поддържан от съвременните приложения за електронни таблици и предлага отлична съвместимост.

Вижте също

• Какво е Excel? Ключова информация, която трябва да знаете
• Файлови формати на Excel: XLSX, XLSM, XLS, XLTX, XLTM
• Разлика между XLS и XLSX