Poslední aktualizace: 10 listopadu 2025
Pokud jste někdy potřebovali uložit nebo zazálohovat svá data z Microsoft Outlook, pravděpodobně jste narazili na dva hlavní formáty souborů: PST a MSG. I když se na první pohled mohou zdát podobné – oba jsou vytvářeny Outlookem a ukládají e‑mailová data – slouží naprosto odlišným účelům.
Výběr nesprávného formátu může vést k nepořádku v digitálním úložišti, neefektivním zálohám nebo obtížím při pozdějším vyhledávání důležitých informací. Jaký tedy je skutečný rozdíl mezi souborem PST a MSG? V tomto komplexním průvodci rozebíráme debatu PST vs. MSG, zkoumáme, co každý soubor představuje, jejich klíčové rozdíly, ideální scénáře použití a jak si vybrat ten správný pro vaše potřeby.
Na první pohled: PST vs. MSG
| Č. | Vlastnost | PST (osobní úložná tabulka) | MSG (zpráva) |
|---|---|---|---|
| 1 | Primární funkce | Databáze kontejneru pro archivaci. | Ukládání jedné e‑mailové zprávy. |
| 2 | Obsah | Celé složky, kalendáře, kontakty, e‑maily. | Jedna konkrétní e‑mailová zpráva, kontakt, schůzka nebo úkol. |
| 3 | Analogie | Stěhovací krabice plná mnoha souborů a složek. | Jednotlivý důležitý dokument v průhledném obalu. |
| 4 | Ideální pro | Hromadné archivování, kompletní zálohy, uvolnění místa na serveru. | Sdílení jednotlivých e‑mailů, uložení kritické korespondence mimo Outlook. |
| 5 | Velikost souboru | Velká (může být několik gigabajtů). | Malá (obvykle kilobajty). |
| 6 | Struktura | Komplexní, proprietární databáze. | Jednodušší, založený na standardech formát. |
Co je soubor PST?
Soubor PST (Personal Storage Table) je v podstatě osobní databází Outlooku. Jedná se o proprietární formát souboru vyvinutý společností Microsoft, který funguje jako lokální úložný kontejner pro všechna vaše data z Outlooku. Představte si ho jako virtuální spisový šuplík nebo přenosnou poštovní schránku. Můžete vytvořit soubor PST a poté do něj přetahovat celé složky – například „Doručená pošta“, „Odeslané položky“ nebo vlastní projektové složky.
Klíčové charakteristiky souboru PST:
- Komplexní úložiště: Může obsahovat e‑maily, položky kalendáře, kontakty, poznámky, úkoly a záznamy deníku.
- Offline přístupnost: Soubory PST jsou uloženy lokálně na vašem počítači (např.
C:\Users\[Username]\Documents\Outlook Files\archive.pst). To vám umožňuje přistupovat k archivovaným datům i bez internetového připojení. - Správa dat: Primárně se používá k archivaci starých dat za účelem uvolnění místa na e‑mailovém serveru (např. Microsoft Exchange nebo Office 365), přičemž data zůstávají přístupná v Outlooku.
- Zálohování a migrace: Vhodné pro vytvoření kompletní zálohy vašich dat z Outlooku nebo pro přenos poštovní schránky z jednoho počítače na druhý.
Co je soubor MSG?
Soubor MSG je mnohem jednodušší a zaměřenější formát. Je určen k uložení jediné konkrétní položky z Outlooku. Tato položka může být e‑mailová zpráva (s přílohami), kontakt, schůzka v kalendáři nebo úkol. Když uložíte e‑mail jako soubor MSG, zachová odesílatele, příjemce, předmět, tělo zprávy i všechny připojené soubory v jednom samostatném souboru.
Klíčové charakteristiky souboru MSG:
- Zaměření na jedinou položku: Obsahuje právě jednu položku Outlooku.
- Snadné sdílení a přenositelnost: Jelikož jde o jediný soubor, můžete jej snadno poslat e‑mailem jako přílohu, uložit do cloudového úložiště nebo uložit do složky projektového řízení mimo Outlook.
- Standardizovaný formát: Přestože byl vyvinut společností Microsoft, formát MSG je zdokumentován a může být otevřen i v jiných e‑mailových klientech a prohlížečích, což z něj činí interoperabilnější než PST.
- Rychlá reference: Ideální pro uložení kritické informace, například potvrzení smlouvy nebo letenky, na místo, které si snadno zapamatujete.
PST vs. MSG: Klíčové rozdíly vysvětleny
| Č. | Aspekt | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | Rozsah a kapacita | Makro‑manažer. Uchovává tisíce položek napříč více složkami. | Mikro‑manažer. Uchovává jedinou položku. |
| 2 | Přenositelnost a sdílení | Nevhodné. Sdílení PST znamená odeslání obrovského souboru, což je nepraktické pro spolupráci. | Vysoce přenositelné. Navrženo tak, aby se snadno sdílelo a přesouvalo, stejně jako jakýkoli jiný dokument. |
| 3 | Vyhledatelnost | Vyhledávání v Outlooku. Obsah souboru PST můžete prohledávat, ale až po jeho otevření v Outlooku. | Vyhledávání podle názvu souboru. Hledáte jej pomocí průzkumníka souborů, obvykle podle předmětu. |
| 4 | Riziko poškození | Vyšší riziko. Soubory PST jsou komplexní databáze a mohou se poškodit, zejména pokud se blíží limitu velikosti (50 GB pro novější verze) nebo jsou přistupovány přes síť. | Nižší riziko. Jako jednoduché samostatné soubory jsou mnohem méně náchylné k poškození. Ztráta jednoho neovlivní žádná další data. |
| 5 | Otevírání souboru | Vyžaduje Outlook. K otevření a procházení souboru PST potřebujete Microsoft Outlook. Dvojklik na soubor jej přidá do vašeho profilu Outlooku. | Otevře se v Outlooku. Dvojklik na soubor MSG otevře konkrétní položku v Outlooku, i když je původní e‑mail dlouho smazán z vaší poštovní schránky. |
Jak vybrat: PST nebo MSG?
Stále si nejste jisti, který formát použít? Zeptejte se sami sebe na následující otázky:
Použijte soubor PST, pokud…
- Potřebujete archivovat celé složky nebo projekty, ke kterým již nepotřebujete denní přístup.
- Vaším hlavním cílem je uvolnit místo v poštovní schránce na serveru.
- Provádíte kompletní zálohu svých dat z Outlooku.
- Potřebujete udržet strukturovaný, prohledávatelný záznam velkého objemu komunikace.
Použijte soubor MSG, pokud…
- Potřebujete uložit a sdílet jednu konkrétní, důležitou e‑mailovou zprávu s někým.
- Chcete uložit kritický e‑mail mimo Outlook do konkrétní projektové složky nebo systému správy dokumentů.
- Vaším cílem je rychlá a snadná přenositelnost jedné informace.
- Nechcete se zabývat složitostí velkého databázového souboru.
Profesionální tipy a závěrečné úvahy
- Limity velikosti PST: Dbejte na velikost PST. Starší soubory PST (formát ANSI) mají limit 2 GB a snadno se poškozují. Novější, Unicode‑založené PST mohou dosáhnout až 50 GB, ale menší velikost je vždy stabilnější.
- Bezpečnost: Oba typy souborů mohou obsahovat citlivé informace. Protože soubory MSG jsou často sdíleny a volně uloženy, buďte obzvláště opatrní ohledně jejich zabezpečení. PST soubory jsou velkým cílem pro krádeže dat.
- Hybridní přístup: Mnoho pokročilých uživatelů používá oba typy. PST používají pro hromadné archivování na konci roku nebo projektu a MSG soubory k ukládání „klíčových“ e‑mailů souvisejících s konkrétními úkoly či klienty během roku.
Závěr:
Nemyslete si PST vs. MSG jako soutěž. Považujte je za různé nástroje pro různé úkoly. Když pochopíte, že PST je kontejner a MSG je jediná položka, získáte plnou kontrolu nad svými daty v Outlooku a zajistíte, že používáte správný soubor pro správný úkol.
FAQ
Q1: Jaký je hlavní účel souboru PST?
A: Soubor PST se používá pro hromadné archivování celých složek e‑mailů, kontaktů a položek kalendáře za účelem uvolnění místa na serveru nebo vytvoření záloh.
Q2: Kdy bych měl použít soubor MSG místo PST?
A: Použijte soubor MSG, když potřebujete uložit nebo sdílet jediný důležitý e‑mail mimo Outlook pro snadnou přenositelnost a přístup.
Q3: Můžu otevřít soubor PST bez Microsoft Outlook?
A: Ne, obvykle potřebujete Microsoft Outlook k řádnému otevření a procházení obsahu souboru PST.
Q4: Který formát souboru je rizikovější a může se poškodit?
A: Soubory PST mají vyšší riziko poškození, zejména když rostou nebo jsou přistupovány přes síť.
Q5: Je soubor MSG vhodný pro zálohování celé poštovní schránky?
A: Ne, soubor MSG ukládá jen jednu položku najednou; pro kompletní zálohu poštovní schránky použijte soubor PST.