Last Updated: 19 Nov, 2025
Wenn Sie jemals Ihre Microsoft Outlook-Daten speichern oder sichern mussten, sind Sie wahrscheinlich auf zwei wichtige Dateiformate gestoßen: PST und MSG. Obwohl sie auf den ersten Blick ähnlich erscheinen – beide werden von Outlook erstellt und speichern E-Mail-Daten – dienen sie grundlegend unterschiedlichen Zwecken.
Die Wahl des falschen Formats kann zu unübersichtlichem digitalen Speicher, ineffizienten Backups oder Schwierigkeiten beim späteren Auffinden wichtiger Informationen führen. Was ist also der tatsächliche Unterschied zwischen einer PST- und einer MSG-Datei? In diesem umfassenden Leitfaden klären wir die Unterschiede zwischen PST und MSG und erklären, was die einzelnen Dateitypen sind, ihre wichtigsten Unterschiede, ihre idealen Anwendungsfälle und wie Sie das richtige Format für Ihre Bedürfnisse auswählen.
Auf einen Blick: PST vs. MSG
| Nr. | Funktion | PST (Personal Storage Table) | MSG (Message) |
|---|---|---|---|
| 1 | Hauptfunktion | Eine Containerdatenbank zur Archivierung. | Speichert einzelne E-Mails. |
| 2 | Inhalt | Ganze Ordner, Kalender, Kontakte, E-Mails. | Eine bestimmte E-Mail, ein Kontakt, ein Termin oder eine Aufgabe. |
| 3 | Analogie | Ein Umzugskarton voller Akten und Ordner. | Ein einzelnes, wichtiges Dokument in einer Klarsichthülle. |
| 4 | Ideal für | Massenarchivierung, vollständige Backups, Speicherplatzfreigabe auf dem Server. | Freigabe einzelner E-Mails, Speicherung wichtiger Korrespondenz außerhalb von Outlook. |
| 5 | Dateigröße | Groß (kann mehrere Gigabyte umfassen). | Klein (typischerweise Kilobyte). |
| 6 | Struktur | Komplexe, proprietäre Datenbank. | Einfacheres, standardbasiertes Format. |
Was ist eine PST-Datei?
Eine PST-Datei (Personal Storage Table) ist im Wesentlichen die persönliche Datenbank von Outlook. Es handelt sich um ein von Microsoft entwickeltes proprietäres Dateiformat, das als lokaler Speicher für Ihre gesamten Outlook-Daten dient. Stellen Sie es sich wie einen virtuellen Aktenschrank oder ein mobiles Postfach vor. Sie können eine PST-Datei erstellen und anschließend ganze Ordner – wie Ihren Posteingang, „Gesendete Objekte“ oder benutzerdefinierte Projektordner – per Drag & Drop hineinziehen.
Hauptmerkmale einer PST-Datei:
Umfassender Speicher: Kann E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Notizen, Aufgaben und Journaleinträge speichern.
Offline-Zugriff: PST-Dateien werden lokal auf Ihrem Computer gespeichert (z. B. C:\Benutzer[Benutzername]\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst). Dadurch können Sie auch ohne Internetverbindung auf Ihre archivierten Daten zugreifen.
Datenverwaltung: Wird hauptsächlich zur Archivierung alter Daten verwendet, um Speicherplatz auf Ihrem E-Mail-Server (wie Microsoft Exchange oder Office 365) freizugeben, während die Daten weiterhin in Outlook verfügbar bleiben.
Datensicherung & Migration: Hervorragend geeignet, um eine vollständige Sicherung Ihrer Outlook-Daten zu erstellen oder Ihr Postfach von einem Computer auf einen anderen zu migrieren.
Was ist eine MSG-Datei?
Eine MSG-Datei ist ein deutlich einfacheres und fokussierteres Format. Sie dient zum Speichern eines einzelnen, spezifischen Outlook-Elements. Dieses Element kann eine E-Mail (mit Anhängen), ein Kontakt, ein Kalendereintrag oder eine Aufgabe sein. Beim Speichern einer E-Mail als MSG-Datei bleiben Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und alle Anhänge in einer einzigen, eigenständigen Datei erhalten.
Hauptmerkmale einer MSG-Datei:
Fokus auf ein einzelnes Element: Enthält genau ein Outlook-Element.
Einfache Weitergabe und Portabilität: Da es sich um eine einzelne Datei handelt, können Sie sie einfach per E-Mail als Anhang versenden, in einem Cloud-Speicher ablegen oder in einem Projektverwaltungsordner außerhalb von Outlook speichern.
Standardisiertes Format: Obwohl das MSG-Format von Microsoft entwickelt wurde, ist es dokumentiert und kann von anderen E-Mail-Clients und -Anzeigeprogrammen geöffnet werden. Dadurch ist es besser mit anderen E-Mail-Programmen kompatibel als eine PST-Datei.
Kurzübersicht: Ideal zum Speichern wichtiger Informationen wie Vertragsbestätigungen oder Flugpläne an einem leicht zu merkenden Ort.
PST vs. MSG: Die wichtigsten Unterschiede erklärt
Nachdem wir die einzelnen Formate kennengelernt haben, vergleichen wir sie nun direkt.
| Nr. | Aspekt | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | Umfang & Kapazität | Makro-Manager. Enthält Tausende von Elementen in mehreren Ordnern. | Mikro-Manager. Enthält ein einzelnes Element. |
| 2 | Portabilität & Teilen | Umständlich. Das Teilen einer PST-Datei bedeutet das Versenden einer riesigen Datei. Für die Zusammenarbeit unpraktisch. | Sehr portabel. Entwickelt, um wie jedes andere Dokument einfach geteilt und verschoben werden zu können. |
| 3 | Suchfunktion | Suche in Outlook. Sie können den Inhalt einer PST-Datei durchsuchen, jedoch erst, nachdem diese in Outlook geöffnet wurde. | Suche nach Dateinamen: Sie suchen die Datei mit dem Datei-Explorer Ihres Computers, üblicherweise anhand des Betreffs. |
| 4 | Beschädigungsrisiko | Höheres Risiko: PST-Dateien sind komplexe Datenbanken und können beschädigt werden, insbesondere wenn sie sich der Größenbeschränkung (50 GB für neuere Versionen) nähern oder über ein Netzwerk abgerufen werden. | Geringeres Risiko: Da es sich um einfache, einzelne Dateien handelt, sind sie deutlich weniger anfällig für Beschädigungen. Der Verlust einer Datei hat keine Auswirkungen auf andere Daten. |
| 5 | Öffnen der Datei | Outlook erforderlich: Sie benötigen Microsoft Outlook, um eine PST-Datei zu öffnen und zu durchsuchen. Durch Doppelklicken wird sie Ihrem Outlook-Profil hinzugefügt. | Öffnen in Outlook: Durch Doppelklicken auf eine MSG-Datei wird das entsprechende Element in Outlook geöffnet, selbst wenn die ursprüngliche E-Mail nicht mehr in Ihrem Postfach vorhanden ist. |
So wählen Sie das richtige Format: PST oder MSG?
Sind Sie sich noch unsicher, welches Format Sie verwenden sollen? Stellen Sie sich folgende Fragen:
Verwenden Sie eine PST-Datei, wenn…
Sie ganze Ordner oder Projekte archivieren müssen, auf die Sie nicht mehr täglich zugreifen müssen.
Ihr Hauptziel darin besteht, Server-Postfachspeicherplatz freizugeben.
Sie eine vollständige Sicherung Ihrer Outlook-Daten erstellen.
Sie eine strukturierte, durchsuchbare Aufzeichnung einer großen Menge an Kommunikationen benötigen.
Verwenden Sie eine MSG-Datei, wenn…
Sie eine bestimmte, wichtige E-Mail speichern und weiterleiten müssen.
Sie eine wichtige E-Mail außerhalb von Outlook in einem bestimmten Projektordner oder Dokumentenmanagementsystem speichern möchten.
Sie eine einzelne Information schnell und einfach übertragen möchten.
Sie die Komplexität einer großen Datenbankdatei vermeiden möchten.
Profi-Tipps und Fazit
PST-Größenbeschränkungen: Achten Sie auf die Größe Ihrer PST-Dateien. Ältere PST-Dateien (ANSI-Format) sind auf 2 GB begrenzt und können leicht beschädigt werden. Neuere, Unicode-basierte PST-Dateien können bis zu 50 GB groß sein, kleinere Dateien sind jedoch stabiler.
Sicherheit: Beide Dateitypen können sensible Informationen enthalten. Da MSG-Dateien häufig geteilt und ungesichert gespeichert werden, ist besondere Vorsicht beim Schutz dieser Dateien geboten. PST-Dateien sind ein beliebtes Ziel für Datendiebstahl.
Der Hybridansatz: Viele fortgeschrittene Benutzer nutzen beide Formate. Sie verwenden PST-Dateien für die Massenarchivierung am Ende eines Jahres oder Projekts und MSG-Dateien, um wichtige E-Mails zu bestimmten Aufgaben oder Kunden im Laufe des Jahres zu speichern.
Fazit:
Betrachten Sie PST und MSG nicht als Konkurrenz, sondern als unterschiedliche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben. Wenn Sie verstehen, dass eine PST-Datei ein Container und eine MSG-Datei ein einzelnes Element ist, behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Outlook-Daten und stellen sicher, dass Sie für jeden Zweck die richtige Datei verwenden.
FAQ
F1: Wozu dient eine PST-Datei hauptsächlich?
A: Eine PST-Datei dient der Massenarchivierung ganzer Ordner mit E-Mails, Kontakten und Kalendereinträgen, um Speicherplatz auf dem Server freizugeben oder Backups zu erstellen.
F2: Wann sollte ich eine MSG-Datei anstelle einer PST-Datei verwenden?
A: Verwenden Sie eine MSG-Datei, wenn Sie eine einzelne, wichtige E-Mail außerhalb von Outlook speichern oder teilen möchten, um sie einfach portabel zu machen und darauf zuzugreifen.
F3: Kann ich eine PST-Datei ohne Microsoft Outlook öffnen?
A: Nein, Sie benötigen in der Regel Microsoft Outlook, um eine PST-Datei korrekt zu öffnen und deren Inhalt anzuzeigen.
F4: Welches Dateiformat ist riskanter und kann leichter beschädigt werden?
A: PST-Dateien bergen ein höheres Risiko der Beschädigung, insbesondere wenn sie größer werden oder über ein Netzwerk abgerufen werden.
**F2: Wann sollte ich eine MSG-Datei anstelle einer PST-Datei verwenden? F5: Ist eine MSG-Datei geeignet, um mein gesamtes Postfach zu sichern?
A: Nein, eine MSG-Datei speichert immer nur ein Element. Verwenden Sie eine PST-Datei für eine vollständige Sicherung Ihres Postfachs.
Siehe auch
- E-Mail-Dateiformate auf FileFormat.com?
- Führende Open-Source-APIs für die E-Mail-Verarbeitung
- MSG vs. EML: Wie konvertiert man sie mit .NET, Java und Python?
- Die 7 besten kostenlosen Open-Source-E-Mail-APIs und -Tools für Entwickler
- .h vs. .hpp: Was ist der Unterschied und welches Format sollten Sie verwenden?