Last Updated: 20 Nov, 2025
Sie haben also gerade ein Dokument eingescannt und mit einer OCR-Software (Optical Character Recognition) verarbeitet. Nun stehen Sie vor der Wahl: Wie speichern Sie die Ausgabe? Die drei gängigsten Formate sind TXT (Textdatei), durchsuchbares PDF und Word-Dokument (DOCX). Jedes Format bietet seine eigenen Vor- und Nachteile. Die richtige Wahl kann Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen und Ihren Workflow deutlich effizienter gestalten. Die drei gängigsten Optionen sind:
- Textdatei (TXT)
- Durchsuchbares PDF
- Word-Dokument (DOCX)
Jedes Format hat seine Stärken, Schwächen und idealen Anwendungsfälle. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die Vor- und Nachteile der einzelnen Formate, damit Sie das passende für Ihre Bedürfnisse finden.
1. Textdatei (.txt) – Das Kraftpaket für Rohdaten
Eine TXT-Datei ist das einfachste und grundlegendste digitale Textformat. Wenn Ihre OCR-Software eine TXT-Datei ausgibt, werden alle Formatierungen – Schriftarten, Farben, Bilder, Spalten und Tabellen – entfernt. Sie erhalten lediglich den unformatierten Rohtext.
Vorteile:
- ✅ Universelle Kompatibilität – TXT-Dateien lassen sich auf jedem Gerät öffnen, von Smartphones bis hin zu älteren Systemen, ohne dass spezielle Software erforderlich ist.
- ✅ Geringe Dateigröße – Da TXT-Dateien unformatierten Rohtext enthalten, sind sie extrem klein.
- ✅ Einfache Bearbeitung und Verarbeitung – Ideal für Datenextraktion, Text Mining oder die Integration in Datenbanken und KI-Modelle.
- ✅ Keine Formatierungsprobleme – Im Gegensatz zu DOCX oder PDF besteht keine Gefahr, dass Schriftarten, Bilder oder Layouts beschädigt werden.
- ✅ Ideal für die Datenanalyse – Da es sich um reinen Text handelt, eignet sich dieses Format perfekt für den Import in Datenbanken, Tabellenkalkulationen oder Programmierskripte zur Datenanalyse.
Nachteile:
- ❌ Vollständiger Formatierungsverlust: Dies ist der größte Nachteil. Das gesamte visuelle Layout des Originaldokuments geht verloren, was die Lesbarkeit des Textes beeinträchtigen kann, wenn die Struktur wichtig war.
- ❌ Keine durchsuchbaren Bilder: Diagramme oder handschriftliche Notizen, die im OCR-Ergebnis enthalten sind, werden nicht übernommen.
- ❌ Eingeschränkte Struktur: Absätze und Überschriften können ohne korrekte Abstände ineinander übergehen.
Ideal für:
- Data Scientists und Forscher, die große Textmengen für quantitative Analysen extrahieren müssen.
- Programmierer, die Text in eine Anwendung einspeisen.
- Alle, die lediglich grundlegende Textinhalte benötigen.
- Gut geeignet zum schnellen Kopieren und Einfügen von Inhalten in andere Anwendungen.
2. Durchsuchbares PDF (.pdf) – Die perfekte digitale Kopie
Ein durchsuchbares PDF 1 vereint die Vorteile beider Welten. Es sieht genauso aus wie das gescannte Originaldokument und bewahrt Layout, Bilder und Schriftarten. Zusätzlich enthält es eine unsichtbare Ebene mit per OCR generiertem Text. So können Sie das Originaldokument sehen und gleichzeitig den Text durchsuchen, auswählen, kopieren und einfügen.
Vorteile:
- ✅ Original-Layout erhalten – Das Dokument sieht genauso aus wie auf Papier. Dies ist besonders wichtig für juristische Dokumente, Rechnungen, historische Aufzeichnungen und alle Dateien, bei denen das Originalaussehen entscheidend ist.
- ✅ Vollständig durchsuchbar – Mit Strg+F (oder Cmd+F) finden Sie schnell die gewünschten Stichwörter und navigieren so mühelos durch lange Dokumente.
- ✅ Sicher und teilbar – PDFs sind für juristische, akademische und berufliche Dokumente weit verbreitet.
- ✅ Kleinere Dateigröße als reine Bild-PDFs – Da der Text eingebettet ist, werden die Dateigrößen optimiert.
- ✅ Inhalte kopierbar – Sie können Text auswählen und kopieren, um ihn an anderer Stelle zu verwenden.
Nachteile:
- ❌ Eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten – Sie können zwar Text markieren und Anmerkungen hinzufügen, aber zum Bearbeiten benötigen Sie PDF-Bearbeitungsprogramme wie Adobe Acrobat.
- ❌ Große Dateigröße – Wenn das Dokument viele Bilder enthält, kann die Datei dennoch groß sein.
- ❌ Formatierungsprobleme möglich – Komplexe Layouts (z. B. mehrspaltiger Text) werden möglicherweise nicht perfekt per OCR erkannt.
Ideal für:
- Archivare, Bibliothekare und Juristen, die digitale, durchsuchbare Archive von Originaldokumenten erstellen müssen.
- Studierende und Forschende, die Lehrbücher oder Artikel digitalisieren möchten, um sie leichter zu finden.
- Alle, die eine perfekte, durchsuchbare digitale Kopie eines Papierdokuments speichern müssen. * Dokumente teilen, bei denen die ursprüngliche Formatierung erhalten bleiben muss
3. Microsoft Word (DOCX) – The Editable Powerhouse
Saving your OCR output as a Microsoft Word (DOCX) file attempts to not only extract the text but also reconstruct the original document’s formatting—including headings, columns, tables, and fonts—in an editable format.
Pros:
- ✅ Fully Editable – This is the main advantage. You can freely change the text, reformat paragraphs, edit tables, and repurpose the content for new documents.
- ✅ Retains Most Formatting – Modern OCR is quite good at recreating the original layout, saving you the time of having to reformat everything from scratch.
- ✅ Familiar Interface – Most people are comfortable working within Microsoft Word or other word processors like Google Docs.
- ✅ Great for Collaboration – Track changes, leave comments, and share with colleagues.
- ✅ Compatible with Other Tools – Can be converted to Google Docs, LibreOffice, etc.
Cons:
- ❌ Formatting Errors – Complex layouts with multiple columns, intricate tables, or images can sometimes result in formatting errors or “funky” layouts that require manual correction.
- ❌ Larger File Size Than TXT – Embedded images and styling increase storage usage.
- ❌ Requires Word or Alternatives – Not as universally accessible as PDF or TXT.
- ❌ Potential for Font Mismatches – If you don’t have the original document’s fonts installed, your word processor will substitute them, altering the appearance.
Best For:
- Content creators and writers who want to update an old document or use its contents as a starting point for a new one.
- Administrative assistants who need to convert a printed memo or form into an editable digital version.
- Anyone who needs to extensively edit or rewrite the content of a scanned document.
- Good for collaborative work where multiple revisions are expected
- Anyone who documents that require styling adjustments before finalizing
Vergleichstabelle
| Nr. | Funktion | TXT | Durchsuchbares PDF | DOCX |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bearbeitbarkeit | Niedrig | Mittel | Hoch |
| 2 | Dateigröße | Sehr klein | Mittel bis hoch | Mittel |
| 3 | Layout-Erhaltung | Keine | Hoch | Mittel |
| 4 | Durchsuchbar | Ja | Ja | Ja |
| 5 | Ideal für | Rohdaten | Archivierung, Anzeige | Bearbeitung, Zusammenarbeit |
Profi-Tipp: Verwenden Sie das richtige OCR-Tool
Nicht alle OCR-Tools verarbeiten alle Formate gleich gut. Führende OCR-Anwendungen wie Aspose OCR, Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader oder cloudbasierte OCR-APIs wie Aspose OCR Cloud API und SDKs ermöglichen die Auswahl und Anpassung des Formats.
Sie möchten eigene OCR-Anwendungen für alle gängigen Plattformen (Java, .NET, PHP, Python, Node.js, Ruby usw.) entwickeln? Dann empfehlen wir Ihnen die Aspose OCR APIs.
Überprüfen und korrigieren Sie die Ausgabe immer sorgfältig – OCR ist nicht perfekt, insbesondere bei Handschrift oder Scans mit geringer Qualität.
Abschließende Gedanken
- Benötigen Sie ein einfaches und portables Format? → TXT
- Wünschen Sie sich ein optimales Verhältnis von Suchfunktion und Layout? → Durchsuchbares PDF
- Müssen Sie die Inhalte bearbeiten und wiederverwenden? → Word (DOCX)
OCR ist ein leistungsstarkes Werkzeug für papierloses Arbeiten, die Digitalisierung historischer Dokumente und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Das gewählte Ausgabeformat hat jedoch großen Einfluss darauf, wie gut die Daten nutzbar und teilbar sind. Indem Sie die Stärken und Schwächen von TXT, durchsuchbarem PDF und DOCX kennen, können Sie Ihre OCR-Strategie optimal an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
FAQ
F: Was ist der Hauptunterschied zwischen den OCR-Ausgabeformaten TXT, durchsuchbarem PDF und DOCX?
A: TXT ist reiner Text ohne Formatierung, durchsuchbares PDF behält das Originalformat bei und ermöglicht die Textsuche, und DOCX bietet vollständig bearbeitbaren Inhalt.
F: Welches OCR-Format eignet sich am besten zum Bearbeiten von Dokumenten?
A: DOCX ist die beste Wahl zum Bearbeiten, da es die Formatierung beibehält und vollständige Textänderungen ermöglicht.
F: Warum sollte ich ein durchsuchbares PDF anstelle eines normalen PDFs verwenden?
A: Mit einem durchsuchbaren PDF können Sie Text innerhalb des Dokuments suchen, markieren und kopieren, wobei das ursprüngliche Layout erhalten bleibt.
F: Ist die TXT-Ausgabe für professionelle Dokumente geeignet?
A: Nein, TXT eignet sich besser für die einfache Textextraktion, bei der Layout und Formatierung keine Rolle spielen.
F: Gibt es Open-Source- oder kostenlose APIs für die Arbeit mit PDF-Dateien? A: Ja, es gibt viele nützliche Open-Source- und kostenlose APIs für die Arbeit mit PDF-Dateien.