Τελευταία Ενημέρωση: 10 Nov, 2025
Αν έχετε χρειαστεί ποτέ να αποθηκεύσετε ή να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων του Microsoft Outlook, πιθανότατα έχετε συναντήσει δύο βασικές μορφές αρχείων: PST και MSG. Αν και μπορεί να φαίνονται παρόμοιες στην πρώτη ματιά — και οι δύο δημιουργούνται από το Outlook και αποθηκεύουν δεδομένα email — εξυπηρετούν θεμελιωδώς διαφορετικούς σκοπούς.
Η επιλογή του λανθασμένου μπορεί να οδηγήσει σε ακατάστατη ψηφιακή αποθήκευση, αναποτελεσματικά αντίγραφα ασφαλείας ή δυσκολία στην εύρεση σημαντικών πληροφοριών αργότερα. Έτσι, ποια είναι η πραγματική διαφορά μεταξύ ενός αρχείου PST και ενός αρχείου MSG; Σε αυτόν τον ολοκληρωμένο οδηγό, θα αναλύσουμε τη σύγκρουση PST vs. MSG, εξετάζοντας τι είναι κάθε αρχείο, τις βασικές τους διαφορές, τις ιδανικές περιπτώσεις χρήσης και πώς να επιλέξετε το κατάλληλο για τις ανάγκες σας.
At a Glance: PST vs. MSG
| Αρ. | Χαρακτηριστικό | PST (Πίνακας Προσωπικής Αποθήκευσης) | MSG (Μήνυμα) |
|---|---|---|---|
| 1 | Κύρια Λειτουργία | Βάση δεδομένων κοντέινερ για αρχειοθέτηση. | Μία αποθήκευση email. |
| 2 | Περιεχόμενα | Ολόκληροι φάκελοι, ημερολόγια, επαφές, email. | Ένα συγκεκριμένο email, επαφή, ραντεβού ή εργασία. |
| 3 | Αναλογία | Ένα κινούμενο κουτί γεμάτο πολλά αρχεία και φακέλους. | Ένα μοναδικό, σημαντικό έγγραφο σε διαφανή θήκη. |
| 4 | Ιδανικό Για | Μαζική αρχειοθέτηση, πλήρη αντίγραφα ασφαλείας, απελευθέρωση χώρου διακομιστή. | Κοινή χρήση μεμονωμένων email, αποθήκευση κρίσιμης αλληλογραφίας εκτός Outlook. |
| 5 | Μέγεθος Αρχείου | Μεγάλο (μπορεί να είναι πολλαπλά GB). | Μικρό (συνήθως kilobytes). |
| 6 | Δομή | Πολύπλοκη, ιδιόκτητη βάση δεδομένων. | Απλούστερη, μορφή βασισμένη σε πρότυπα. |
What is a PST File?
Ένα αρχείο PST (Personal Storage Table) είναι ουσιαστικά η προσωπική βάση δεδομένων του Outlook. Είναι μια ιδιόκτητη μορφή αρχείου που αναπτύχθηκε από τη Microsoft και λειτουργεί ως τοπικό κοντέινερ αποθήκευσης για όλα τα δεδομένα του Outlook. Σκεφτείτε το ως εικονικό αρχείο ή φορητό γραμματοκιβώτιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PST και να σύρετε ολόκληρους φακέλους — όπως το «Inbox», τα «Sent Items» ή προσαρμοσμένους φακέλους έργου — σε αυτό.
Key Characteristics of a PST File:
- Πλήρης Αποθήκευση: Μπορεί να κρατήσει email, εγγραφές ημερολογίου, επαφές, σημειώσεις, εργασίες και καταχωρήσεις ημερολογίου.
- Πρόσβαση Εκτός Σύνδεσης: Τα αρχεία PST αποθηκεύονται τοπικά στον υπολογιστή σας (π.χ. C:\Users[Username]\Documents\Outlook Files\archive.pst). Αυτό επιτρέπει την πρόσβαση στα αρχειοθετημένα δεδομένα ακόμη και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.
- Διαχείριση Δεδομένων: Χρησιμοποιείται κυρίως για αρχειοθέτηση παλαιών δεδομένων ώστε να ελευθερωθεί χώρος στον διακομιστή email (π.χ. Microsoft Exchange ή Office 365) ενώ τα δεδομένα παραμένουν προσβάσιμα μέσα στο Outlook.
- Αντίγραφα Ασφαλείας & Μεταφορά: Ιδανικό για δημιουργία πλήρους αντιγράφου ασφαλείας των δεδομένων του Outlook ή για μεταφορά του γραμματοκιβωτίου από υπολογιστή σε υπολογιστή.
What is an MSG File?
Ένα αρχείο MSG είναι πολύ πιο απλό και εστιασμένο. Σχεδιάστηκε για αποθήκευση ενός μόνο, συγκεκριμένου στοιχείου από το Outlook. Αυτό το στοιχείο μπορεί να είναι ένα μήνυμα email (με τα συνημμένα του), μια επαφή, ένα ραντεβού ημερολογίου ή μια εργασία. Όταν αποθηκεύετε ένα email ως αρχείο MSG, διατηρείται ο αποστολέας, ο παραλήπτης, το θέμα, το σώμα και τυχόν συνημμένα σε ένα αυτόνομο αρχείο.
Key Characteristics of an MSG File:
- Εστίαση σε Μονάδα: Περιέχει ένα και μόνο ένα στοιχείο του Outlook.
- Εύκολη Κοινή Χρήση & Φορητότητα: Επειδή είναι ένα μόνο αρχείο, μπορείτε εύκολα να το στείλετε ως συνημμένο, να το αποθηκεύσετε σε cloud ή να το τοποθετήσετε σε φάκελο διαχείρισης έργου εκτός Outlook.
- Τυποποιημένη Μορφή: Παρόλο που αναπτύχθηκε από τη Microsoft, η μορφή MSG είναι τεκμηριωμένη και μπορεί να ανοιχθεί από άλλους πελάτες email και προβολείς, καθιστώντας την πιο διαλειτουργική από ένα PST.
- Γρήγορη Αναφορά: Ιδανικό για αποθήκευση κρίσιμης πληροφορίας, όπως επιβεβαίωση σύμβασης ή εισιτήριο πτήσης, σε θέση που θα θυμάστε εύκολα.
PST vs. MSG: The Key Differences Explained
Τώρα που κατανοούμε κάθε μορφή ξεχωριστά, ας τις συγκρίνουμε άμεσα.
| Αρ. | Πτυχή | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | Εύρος & Χωρητικότητα | Μακροδιαχειριστής. Κρατά χιλιάδες στοιχεία σε πολλαπλούς φακέλους. | Μικροδιαχειριστής. Κρατά ένα μόνο στοιχείο. |
| 2 | Φορητότητα & Κοινή Χρήση | Δυσκίνητο. Η κοινή χρήση ενός PST σημαίνει αποστολή τεράστιου αρχείου. Είναι άσκοπο για συνεργασία. | Πολύ φορητό. Σχεδιασμένο για εύκολη κοινή χρήση και μεταφορά, όπως οποιοδήποτε άλλο έγγραφο. |
| 3 | Δυνατότητα Αναζήτησης | Αναζήτηση μέσα στο Outlook. Μπορείτε να αναζητήσετε τα περιεχόμενα ενός PST μόνο αφού το ανοίξετε στο Outlook. | Αναζήτηση κατά Όνομα Αρχείου. Αναζητάτε το με τον εξερευνητή του υπολογιστή, συνήθως με βάση τη γραμμή θέματος. |
| 4 | Κίνδυνος Καταστροφής | Υψηλότερος κίνδυνος. Τα PST είναι πολύπλοκες βάσεις δεδομένων και μπορούν να καταστραφούν, ειδικά αν πλησιάζουν το όριο μεγέθους (50 GB για νεότερες εκδόσεις) ή προσπελαύνονται μέσω δικτύου. | Χαμηλότερος κίνδυνος. Ως απλά, μεμονωμένα αρχεία, είναι πολύ λιγότερο επιρρεπή σε καταστροφή. Η απώλεια ενός δεν επηρεάζει άλλα δεδομένα. |
| 5 | Άνοιγμα του Αρχείου | Απαιτεί Outlook. Χρειάζεστε το Microsoft Outlook για να ανοίξετε και να περιηγηθείτε σε ένα PST. Κάνοντας διπλό κλικ προστίθεται στο προφίλ Outlook. | Ανοίγει στο Outlook. Κάνοντας διπλό κλικ σε αρχείο MSG ανοίγει το συγκεκριμένο στοιχείο στο Outlook, ακόμη και αν το αρχικό email έχει διαγραφεί. |
How to Choose: PST or MSG?
Ακόμα δεν είστε σίγουροι ποιο να χρησιμοποιήσετε; Θέστε στον εαυτό σας τις παρακάτω ερωτήσεις:
Χρησιμοποιήστε αρχείο PST εάν…
- Χρειάζεται να αρχειοθετήσετε ολόκληρους φακέλους ή έργα που δεν χρειάζεστε καθημερινή πρόσβαση.
- Ο κύριος στόχος σας είναι να ελευθερώσετε χώρο στο γραμματοκιβώτιο του διακομιστή.
- Πραγματοποιείτε πλήρες αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων του Outlook.
- Θέλετε να διατηρήσετε μια δομημένη, αναζητήσιμη εγγραφή μεγάλου όγκου επικοινωνίας.
Χρησιμοποιήστε αρχείο MSG εάν…
- Πρέπει να αποθηκεύσετε και να μοιραστείτε ένα συγκεκριμένο, σημαντικό email με κάποιον.
- Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα κρίσιμο email εκτός Outlook σε συγκεκριμένο φάκελο έργου ή σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
- Ο στόχος σας είναι γρήγορη και εύκολη φορητότητα για ένα μόνο κομμάτι πληροφορίας.
- Δεν θέλετε να ασχοληθείτε με την πολυπλοκότητα μιας μεγάλης βάσης δεδομένων.
Pro Tips and Final Thoughts
- Όρια Μεγέθους PST: Να προσέχετε το μέγεθος του PST. Τα παλαιότερα αρχεία PST (μορφή ANSI) έχουν όριο 2 GB και καταστρέφονται εύκολα. Τα νεότερα, βασισμένα σε Unicode, μπορούν να φτάσουν τα 50 GB, αλλά μικρότερα είναι πάντα πιο σταθερά.
- Ασφάλεια: Και τα δύο αρχεία μπορούν να περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες. Επειδή τα MSG μοιράζονται συχνά και αποθηκεύονται ανεξάρτητα, να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με την ασφάλειά τους. Τα PST είναι μεγάλα στόχοι κλοπής δεδομένων.
- Η Υβριδική Προσέγγιση: Πολλοί προχωρημένοι χρήστες χρησιμοποιούν και τα δύο. Χρησιμοποιούν ένα PST για μαζική αρχειοθέτηση στο τέλος ενός έτους ή έργου, και αρχεία MSG για αποθήκευση «ήρωα» email που σχετίζονται με συγκεκριμένα καθήκοντα ή πελάτες καθ’ όλη τη διάρκεια του χρόνου.
The Bottom Line:
Μην θεωρείτε το PST vs. MSG ως ανταγωνισμό. Τα δείτε ως διαφορετικά εργαλεία για διαφορετικές εργασίες. Κατανοώντας ότι το PST είναι ένα κοντέινερ και το MSG ένα μεμονωμένο στοιχείο, μπορείτε να έχετε πλήρη έλεγχο των δεδομένων του Outlook, εξασφαλίζοντας ότι χρησιμοποιείτε το σωστό αρχείο για τη σωστή εργασία.
FAQ
Q1: Ποιος είναι ο κύριος σκοπός ενός αρχείου PST;
A: Ένα αρχείο PST χρησιμοποιείται για μαζική αρχειοθέτηση ολόκληρων φακέλων email, επαφών και στοιχείων ημερολογίου, ώστε να ελευθερωθεί χώρος στον διακομιστή ή να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας.
Q2: Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσω αρχείο MSG αντί για PST;
A: Χρησιμοποιήστε αρχείο MSG όταν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ή να μοιραστείτε ένα μόνο, σημαντικό email εκτός Outlook για εύκολη φορητότητα και πρόσβαση.
Q3: Μπορώ να ανοίξω αρχείο PST χωρίς το Microsoft Outlook;
A: Όχι, συνήθως χρειάζεται το Microsoft Outlook για να ανοίξετε και να περιηγηθείτε στα περιεχόμενα ενός αρχείου PST.
Q4: Ποια μορφή αρχείου είναι πιο επικίνδυνη και μπορεί να καταστραφεί;
A: Τα αρχεία PST έχουν υψηλότερο κίνδυνο καταστροφής, ειδικά όταν μεγαλώνουν ή προσπελαύνονται μέσω δικτύου.
Q5: Είναι το αρχείο MSG καλό για δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας ολόκληρης της θυρίδας μου;
A: Όχι, το αρχείο MSG αποθηκεύει μόνο ένα στοιχείο τη φορά· χρησιμοποιήστε ένα PST για πλήρες αντίγραφο ασφαλείας της θυρίδας σας.