Last Updated: 19 Nov, 2025
اگر تا به حال نیاز به ذخیره یا پشتیبان‌گیری از داده‌های مایکروسافت اوت‌لوک خود داشته‌اید، احتمالاً با دو فرمت فایل کلیدی مواجه شده‌اید: PST و MSG. اگرچه ممکن است در نگاه اول مشابه به نظر برسند - هر دو توسط اوت‌لوک ایجاد شده و داده‌های ایمیل را ذخیره می‌کنند - اما اساساً اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند.
انتخاب فرمت اشتباه می‌تواند منجر به ذخیره‌سازی دیجیتال شلوغ، پشتیبان‌گیری ناکارآمد یا مشکل در یافتن اطلاعات مهم در آینده شود. بنابراین، تفاوت واقعی بین فایل PST و MSG چیست؟ در این راهنمای جامع، بحث PST در مقابل MSG را بررسی خواهیم کرد و به بررسی ماهیت هر فایل، تفاوت‌های کلیدی آنها، موارد استفاده ایده‌آل و نحوه انتخاب فایل مناسب برای نیازهای شما خواهیم پرداخت.
در یک نگاه: PST در مقابل MSG
| شماره | ویژگی | PST (جدول ذخیره‌سازی شخصی) | MSG (پیام) |
|---|---|---|---|
| 1 | عملکرد اصلی | یک پایگاه داده کانتینر برای بایگانی. | یک ذخیره کننده ایمیل. |
| 2 | محتوا | کل پوشه‌ها، تقویم‌ها، مخاطبین، ایمیل‌ها. | یک ایمیل، مخاطب، قرار ملاقات یا وظیفه خاص. |
| 3 | قیاس | یک جعبه متحرک پر از فایل‌ها و پوشه‌های زیاد. | یک سند مهم و واحد در یک محفظه شفاف. |
| 4 | ایده‌آل برای | بایگانی انبوه، پشتیبان‌گیری کامل، آزاد کردن فضای سرور. | به اشتراک‌گذاری ایمیل‌های تکی، ذخیره مکاتبات حیاتی خارج از Outlook. |
| 5 | اندازه فایل | بزرگ (می‌تواند چند گیگابایت باشد). | کوچک (معمولاً کیلوبایت). |
| 6 | ساختار | پایگاه داده پیچیده و اختصاصی. | فرمت ساده‌تر و مبتنی بر استاندارد. |
فایل PST چیست؟
یک فایل PST (جدول ذخیره‌سازی شخصی) اساساً پایگاه داده شخصی Outlook است. این یک فرمت فایل اختصاصی است که توسط مایکروسافت توسعه داده شده است و به عنوان یک مخزن ذخیره‌سازی محلی برای کل داده‌های Outlook شما عمل می‌کند. آن را به عنوان یک کابینت بایگانی مجازی یا یک صندوق پستی قابل حمل در نظر بگیرید. می‌توانید یک فایل PST ایجاد کنید و سپس کل پوشه‌ها - مانند “صندوق ورودی”، “موارد ارسال شده” یا پوشه‌های پروژه سفارشی - را به داخل آن بکشید و رها کنید.
ویژگی‌های کلیدی یک فایل PST:
ذخیره‌سازی جامع: می‌تواند ایمیل‌ها، ورودی‌های تقویم، مخاطبین، یادداشت‌ها، وظایف و ورودی‌های دفتر خاطرات را در خود جای دهد.
دسترسی آفلاین: فایل‌های PST به صورت محلی در رایانه شما ذخیره می‌شوند (به عنوان مثال، C:\Users[Username]\Documents\Outlook Files\archive.pst). این به شما امکان می‌دهد حتی بدون اتصال به اینترنت به داده‌های بایگانی شده خود دسترسی داشته باشید.
مدیریت داده‌ها: در درجه اول برای بایگانی داده‌های قدیمی برای آزاد کردن فضای سرور ایمیل شما (مانند Microsoft Exchange یا Office 365) و در عین حال دسترسی به داده‌ها در Outlook استفاده می‌شود.
پشتیبان‌گیری و مهاجرت: عالی برای ایجاد یک نسخه پشتیبان کامل از داده‌های Outlook یا برای انتقال صندوق پستی خود از یک رایانه به رایانه دیگر.
فایل MSG چیست؟
فایل MSG فرمتی بسیار ساده‌تر و متمرکزتر است. این فایل برای ذخیره یک مورد خاص و واحد از Outlook طراحی شده است.
این مورد می‌تواند یک پیام ایمیل (همراه با پیوست‌های آن)، یک مخاطب، یک قرار ملاقات تقویم یا یک وظیفه باشد. وقتی یک ایمیل را به عنوان فایل MSG ذخیره می‌کنید، فرستنده، گیرنده، موضوع، متن و هر فایل پیوست شده را در یک فایل مستقل و واحد حفظ می‌کند.
ویژگی‌های کلیدی یک فایل MSG:
تمرکز تک موردی: شامل یک و فقط یک مورد Outlook است.
اشتراک‌گذاری و قابلیت حمل آسان: از آنجایی که یک فایل واحد است، می‌توانید به راحتی آن را به عنوان پیوست ایمیل کنید، در یک درایو ابری ذخیره کنید یا در یک پوشه مدیریت پروژه خارج از Outlook ذخیره کنید.
فرمت استاندارد: اگرچه توسط مایکروسافت توسعه داده شده است، اما فرمت MSG مستند شده است و می‌تواند توسط سایر کلاینت‌ها و بینندگان ایمیل باز شود، که آن را نسبت به PST سازگارتر می‌کند.
مرجع سریع: ایده‌آل برای ذخیره یک قطعه اطلاعات مهم، مانند تأیید قرارداد یا برنامه سفر پرواز، در مکانی که به راحتی به خاطر خواهید سپرد.
PST در مقابل MSG: تفاوت‌های کلیدی توضیح داده شده
حالا که هر فرمت را به صورت جداگانه درک کردیم، بیایید آنها را رو در رو بررسی کنیم.
| شماره | جنبه | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | دامنه و ظرفیت | مدیر کلان. هزاران مورد را در چندین پوشه نگه می‌دارد. | مدیر خرد. یک مورد واحد را نگه می‌دارد. |
| 2 | قابلیت حمل و اشتراک‌گذاری | دست و پا گیر. اشتراک‌گذاری یک PST به معنای ارسال یک فایل عظیم است. برای همکاری غیرعملی است. | بسیار قابل حمل. طراحی شده برای اشتراک‌گذاری و جابجایی آسان، درست مانند هر سند دیگر. |
| 3 | قابلیت جستجو | جستجو در Outlook. می‌توانید محتویات یک فایل PST را جستجو کنید، اما فقط پس از باز شدن آن در Outlook. | جستجو بر اساس نام فایل. شما آن را با استفاده از کاوشگر فایل رایانه خود، معمولاً بر اساس موضوع آن، جستجو می‌کنید. |
| 4 | خطر خرابی | ریسک بالاتر. فایل‌های PST پایگاه‌های داده پیچیده‌ای هستند و می‌توانند خراب شوند، به خصوص اگر به محدودیت اندازه (50 گیگابایت برای نسخه‌های جدیدتر) نزدیک شوند یا از طریق شبکه قابل دسترسی باشند. | ریسک کمتر. به عنوان فایل‌های ساده و تکی، آنها بسیار کمتر مستعد خراب شدن هستند. از دست دادن یکی از آنها بر هیچ داده دیگری تأثیر نمی‌گذارد. |
| 5 | باز کردن فایل | نیاز به Outlook. برای باز کردن و مرور یک فایل PST به Microsoft Outlook نیاز دارید. دوبار کلیک کردن روی آن، آن را به نمایه Outlook شما اضافه می‌کند. | در Outlook باز می‌شود. دوبار کلیک کردن روی یک فایل MSG، آن مورد خاص را در Outlook باز می‌کند، حتی اگر ایمیل اصلی مدت‌ها از صندوق پستی شما حذف شده باشد. |
چگونه انتخاب کنیم: PST یا MSG؟
هنوز مطمئن نیستید از کدام یک استفاده کنید؟ این سؤالات را از خود بپرسید:
اگر… از فایل PST استفاده کنید، از بایگانی کردن کل پوشه‌ها یا پروژه‌هایی که دیگر نیازی به دسترسی روزانه به آنها ندارید، استفاده کنید.
هدف اصلی شما آزاد کردن فضای صندوق پستی سرور است.
شما در حال تهیه نسخه پشتیبان کامل از داده‌های Outlook خود هستید.
شما باید یک سابقه ساختار یافته و قابل جستجو از حجم زیادی از ارتباطات داشته باشید.
اگر… از فایل MSG استفاده کنید
شما نیاز دارید یک ایمیل خاص و مهم را با کسی ذخیره و به اشتراک بگذارید.
می‌خواهید یک ایمیل حیاتی را خارج از Outlook** در یک پوشه پروژه خاص یا سیستم مدیریت اسناد ذخیره کنید.
هدف شما قابلیت حمل سریع و آسان برای یک قطعه اطلاعات است.
نمی‌خواهید با پیچیدگی یک فایل پایگاه داده بزرگ سر و کار داشته باشید.
نکات حرفه‌ای و نکات پایانی
محدودیت‌های اندازه PST: به اندازه PST توجه داشته باشید. فایل‌های PST قدیمی‌تر (با فرمت ANSI) محدودیت ۲ گیگابایتی دارند و به راحتی خراب می‌شوند. فایل‌های PST جدیدتر مبتنی بر یونیکد می‌توانند تا ۵۰ گیگابایت حجم داشته باشند، اما حجم کمتر همیشه پایدارتر است.
امنیت: هر دو فایل می‌توانند حاوی اطلاعات حساس باشند. از آنجایی که فایل‌های MSG اغلب به صورت آزاد به اشتراک گذاشته و ذخیره می‌شوند، در مورد امنیت آنها بسیار محتاط باشید. فایل‌های PST اهداف بزرگی برای سرقت داده‌ها هستند.
رویکرد ترکیبی: بسیاری از کاربران حرفه‌ای از هر دو استفاده می‌کنند. آنها از PST برای بایگانی انبوه در پایان سال یا پروژه استفاده می‌کنند و از فایل‌های MSG برای ذخیره ایمیل‌های «اصلی» مربوط به وظایف یا مشتریان خاص در طول سال استفاده می‌کنند.
نکته‌ی پایانی:
به PST در مقابل MSG به عنوان یک رقیب فکر نکنید. آنها را به عنوان ابزارهای مختلف برای کارهای مختلف در نظر بگیرید. با درک اینکه PST یک کانتینر و MSG یک آیتم واحد است، می‌توانید کنترل کامل داده‌های Outlook خود را به دست بگیرید و مطمئن شوید که از فایل مناسب برای کار مناسب استفاده می‌کنید.
سوالات متداول
سوال ۱: هدف اصلی یک فایل PST چیست؟
پاسخ: یک فایل PST برای بایگانی انبوه کل پوشه‌های ایمیل، مخاطبین و موارد تقویم برای آزاد کردن فضای سرور یا ایجاد پشتیبان استفاده می‌شود.
سوال ۲: چه زمانی باید از یک فایل MSG به جای PST استفاده کنم؟
پاسخ: وقتی نیاز دارید یک ایمیل مهم و واحد را خارج از Outlook ذخیره یا به اشتراک بگذارید تا قابلیت حمل و دسترسی آسان داشته باشید، از یک فایل MSG استفاده کنید.
سوال ۳: آیا می‌توانم یک فایل PST را بدون Microsoft Outlook باز کنم؟
پاسخ: خیر، معمولاً برای باز کردن و مرور صحیح محتوای یک فایل PST به Microsoft Outlook نیاز دارید.
سوال ۴: کدام فرمت فایل ریسک بیشتری دارد و می‌تواند خراب شود؟
پاسخ: فایل‌های PST ریسک بیشتری برای خراب شدن دارند، به خصوص وقتی که بزرگتر می‌شوند یا از طریق شبکه قابل دسترسی هستند.
سوال ۵: آیا یک فایل MSG برای پشتیبان‌گیری از کل صندوق پستی من مناسب است؟
پاسخ: خیر، یک فایل MSG فقط یک مورد را در یک زمان ذخیره می‌کند؛ از یک فایل PST برای پشتیبان‌گیری کامل از صندوق پستی خود استفاده کنید.