Google Docs چیست؟ چگونه شروع کنید و آنچه باید بدانید

Google Docs چیست؟

Google Docs یک واژه پرداز رایگان و مبتنی بر وب است که توسط Google ارائه شده است. این به شما امکان می دهد اسناد را به صورت آنلاین ایجاد، ویرایش و به اشتراک بگذارید در حالی که در زمان واقعی با دیگران همکاری می کنید. تمام اسناد شما در فضای ابری ذخیره می‌شوند، بنابراین می‌توانید از هر دستگاهی با اتصال اینترنت به آنها دسترسی داشته باشید. دیگر نگران از دست دادن کار خود یا حمل درایوهای USB نباشید!

شروع به کار با Google Docs

به عنوان یک مبتدی، در اینجا چیزی است که برای راه اندازی و اجرای Google Docs باید بدانید:

1. دسترسی به Google Docs:

• به حساب Google خود وارد شوید. اگر یکی ندارید، ایجاد آن رایگان و آسان است.
• به docs.google.com بروید یا از طریق منوی برنامه های Google به آن دسترسی داشته باشید.

2. ایجاد یک سند جدید:

• در صفحه اصلی Google Docs، برای شروع یک سند جدید، روی گزینه “Blank” کلیک کنید.
• اگر به قالب خاصی نیاز دارید، [گالری الگو] 3 را برای الگوهای از پیش طراحی شده کاوش کنید.

3. **درک رابط **:

• با نوار ابزار و نوار منو در بالا آشنا شوید. این شامل گزینه هایی برای قالب بندی، درج عناصر و موارد دیگر است.
• روی “سند بدون عنوان” در بالا سمت چپ کلیک کنید تا سند خود را نامگذاری کنید.

4. ویرایش و قالب بندی اولیه:

• شروع به تایپ در ناحیه سند کنید. از نوار ابزار برای تغییر فونت، اندازه و رنگ استفاده کنید.
• از فلش های لغو/دوباره برای رفع اشتباهات استفاده کنید.
• با برجسته کردن متن و استفاده از آیکون های مربوطه، قالب بندی اولیه مانند پررنگ، ایتالیک و زیرخط را اعمال کنید.

5. ذخیره و دسترسی به کارتان:

• Google Docs به طور خودکار کار شما را هنگام تایپ ذخیره می کند، بنابراین لازم نیست نگران از دست دادن چیزی باشید.
• می توانید تمام اسناد ذخیره شده خود را در Google Drive پیدا کنید.

6. اشتراک گذاری و همکاری:

• روی دکمه آبی رنگ “اشتراک گذاری” در بالا سمت راست کلیک کنید تا سند خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. شما می توانید کنترل کنید که آیا آنها می توانند مشاهده کنند، نظر بدهند یا ویرایش کنند.
• همکاران می توانند نظرات خود را ارسال کنند یا ویرایش هایی را بدون تغییر متن اصلی پیشنهاد دهند.

7. درج عناصر:

• از منوی “Insert” برای افزودن تصاویر، جداول، پیوندها و موارد دیگر استفاده کنید.
• سند خود را با سرفصل ها و سبک ها سازماندهی کنید تا ظاهری حرفه ای داشته باشید.

8. دانلود و چاپ:

• با رفتن به File > Download سند خود را در قالب های مختلف (به عنوان مثال Word یا PDF) دانلود کنید.
• سند خود را مستقیماً از Google Docs از طریق File > Print چاپ کنید.

9. دریافت کمک:

• اگر گیر کرده اید، از مرکز راهنمای Google Docs برای جستجوی پاسخ ها استفاده کنید.

مزایای Google Docs

اکنون که با اصول اولیه آشنا شدید، بیایید مزایای کلیدی استفاده از Google Docs را بررسی کنیم:

1. رایگان و قابل دسترس: Google Docs برای استفاده رایگان است و از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است. حتی می توانید حالت آفلاین را برای زمانی که در حال حرکت هستید فعال کنید.

2. **همکاری بلادرنگ **: چندین کاربر می توانند به طور همزمان روی یک سند کار کنند و همکاری با دیگران را آسان می کند. می‌توانید نظرات خود را بنویسید، ویرایش‌ها را پیشنهاد دهید، و تغییرات را در زمان واقعی پیگیری کنید.

3. ذخیره خودکار و تاریخچه نسخه: Google Docs به طور خودکار کار شما را ذخیره می کند، بنابراین هرگز پیشرفت خود را از دست نمی دهید. همچنین می توانید نسخه های قبلی سند خود را مشاهده و بازیابی کنید.

4. اشتراک گذاری آسان و مجوزها: اشتراک گذاری سند شما به سادگی ارسال یک لینک است. شما می توانید کنترل کنید که چه کسی می تواند سند را مشاهده کند، نظر بدهد، یا آن را ویرایش کند، و همکاری را ایمن و کارآمد کنید.

5. ** فضای ذخیره سازی ابری و یکپارچه سازی **: همه اسناد شما در Google Drive ذخیره می شوند و 15 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان ارائه می دهند. Google Docs به‌طور یکپارچه با سایر برنامه‌های Google مانند Sheets، Slides و Forms ادغام می‌شود.

6. سازگاری بین پلتفرم: چه از رایانه شخصی، مک، تبلت یا گوشی هوشمند استفاده کنید، Google Docs روی هر دستگاهی کار می کند. حالت آفلاین نیز در دسترس است، بنابراین می توانید حتی بدون اتصال به اینترنت به کار خود ادامه دهید.

7. گزینه های قالب و قالب: با الگوهای از پیش طراحی شده برای رزومه ها، گزارش ها و موارد دیگر در زمان صرفه جویی کنید. همچنین می توانید متن خود را با فونت ها، اندازه ها و سبک های مختلف قالب بندی کنید و تصاویر، جداول و نمودارها را درج کنید.

8. امنیت و حریم خصوصی: Google Docs داده های شما را رمزگذاری می کند و به شما امکان می دهد کنترل کنید چه کسانی می توانند به اسناد شما دسترسی داشته باشند. می‌توانید مجوزهایی را برای اطمینان از خصوصی ماندن کارتان تنظیم کنید.

9. افزونه‌ها و برنامه‌های افزودنی: تجربه Google Docs خود را با [افزونه‌های6 مختلف مانند چک‌کننده‌های دستور زبان، مدیران استناد و موارد دیگر تقویت کنید. همچنین می‌توانید کارها را با Google Apps Script خودکار کنید.

10. همکاری در سراسر پلتفرم ها: حتی اگر همکاران شما از Google Docs استفاده نمی کنند، می توانید به راحتی اسناد را با صادر کردن آنها به فرمت هایی مانند Word یا PDF با آنها به اشتراک بگذارید.

مروری کوتاه بر Google Docs و سایر ابزارهای Google Workspace

Google Docs بخشی از مجموعه ابزارهای بهره‌وری Google است که اغلب به عنوان Google Workspace (G Suite سابق) شناخته می‌شود. در اینجا خلاصه ای از نرم افزار اصلی که بخشی از مجموعه Google Docs است آورده شده است:

1. Google Docs

یک واژه پرداز مبتنی بر وب که به شما امکان ایجاد، ویرایش و به اشتراک گذاری اسناد متنی را می دهد.

2. Google Sheets

یک ابزار صفحه گسترده مبتنی بر وب که به شما امکان ایجاد، ویرایش و اشتراک گذاری صفحات گسترده را می دهد. شبیه مایکروسافت اکسل است.

3. Google Slides

یک ابزار ارائه مبتنی بر وب که به شما امکان ایجاد، ویرایش و اشتراک‌گذاری نمایش اسلاید را می‌دهد، مشابه Microsoft PowerPoint.

4. Google Forms

ابزاری برای ایجاد نظرسنجی، آزمون‌ها و فرم‌ها. برای مدیریت آسان داده ها، می توانید پاسخ ها را مستقیماً در Google Sheets جمع آوری کنید.

5. Google Drawings

یک نرم افزار نمودار نویسی مبتنی بر وب که به شما امکان می دهد نمودارها، فلوچارت ها و سایر تصاویر را ایجاد کنید. برای درج آسان نقشه ها در اسناد شما در Google Docs ادغام شده است.

6. *Google Drive

اگرچه گوگل درایو خود یک ابزار ایجاد سند نیست، اما سرویس ذخیره سازی ابری است که در آن همه فایل های Google Docs شما (به همراه برگه ها، اسلایدها و موارد دیگر) ذخیره می شوند. به شما این امکان را می دهد که همه فایل های خود را در یک مکان سازماندهی، به اشتراک بگذارید و مدیریت کنید.

Google Docs در مقابل Microsoft Word: کدام یک را باید انتخاب کنید؟

در حالی که Google Docs یک ابزار فوق العاده است، ممکن است تعجب کنید که چگونه در برابر Microsoft Word قرار می گیرد. در اینجا یک مقایسه سریع وجود دارد تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید کدام یک برای شما مناسب است:

1. دسترسی و هزینه:

• Google Docs: رایگان و مبتنی بر وب، قابل دسترسی از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت.
• Microsoft Word: نیاز به یک بار خرید یا اشتراک دارد. در دسترس به عنوان یک برنامه دسکتاپ و نسخه وب.

2. همکاری و اشتراک:

• Google Docs: همکاری در زمان واقعی و به اشتراک گذاری آسان، نقاط قوت اصلی آن است.
• Microsoft Word: ویژگی های همکاری در دسترس هستند اما به اندازه Google Docs یکپارچه نیستند. برای همکاری مبتنی بر ابر به OneDrive نیاز دارد.

3. ویژگی ها و عملکرد:

• Google Docs: ویژگی های اساسی، ایده آل برای اسناد ساده و همکاری.
• Microsoft Word: غنی از ویژگی های پیشرفته مانند تغییرات مسیر، ادغام نامه ها و موارد دیگر، که آن را برای اسناد پیچیده بهتر می کند.

4. سازگاری فایل:

• Google Docs: از فرمت‌های مختلف پشتیبانی می‌کند، اما ممکن است هنگام تبدیل بین فرمت‌ها، مشکلات قالب‌بندی داشته باشد.
• Microsoft Word: قالب بندی را بهتر حفظ می کند و از طیف وسیع تری از انواع فایل ها پشتیبانی می کند.

5. ذخیره سازی و یکپارچه سازی:

• Google Docs: با Google Drive و سایر برنامه‌های Google ادغام می‌شود و 15 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان ارائه می‌دهد.
• Microsoft Word: با OneDrive یکپارچه می شود، با 5 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان. مشترکین Microsoft 365 بیشتر دریافت می کنند.

6. عملکرد و قابلیت اطمینان:

• Google Docs: برای اکثر کارها خوب عمل می کند اما ممکن است با اسناد بسیار بزرگ عقب بماند.
• Microsoft Word: قدرتمندتر و قابل اعتمادتر برای مدیریت اسناد بزرگ و پیچیده.

7. سفارشی سازی و افزودنی ها:

• Google Docs: افزونه های ساده را ارائه می دهد، اما گزینه های سفارشی سازی محدود است.
• Microsoft Word: گزینه های سفارشی سازی گسترده، از جمله قالب بندی پیشرفته، ماکروها و پلاگین ها.

8. امنیت و حریم خصوصی:

• Google Docs: ویژگی های امنیتی قوی اما ممکن است نگرانی هایی را در مورد حفظ حریم خصوصی برای برخی از کاربران ایجاد کند.
• Microsoft Word: امنیت در سطح سازمانی را به خصوص با Microsoft 365 ارائه می دهد.

9. منحنی یادگیری:

• Google Docs: یادگیری آسان تر، به ویژه برای مبتدیان.
• Microsoft Word: پیچیده تر اما ایده آل برای کاربران پیشرفته.

10. زمان انتخاب Google Docs در مقابل Microsoft Word:

• Google Docs: بهترین برای اسناد ساده، همکاری بلادرنگ و کاربرانی که محیط مبتنی بر ابر را ترجیح می دهند.
• Microsoft Word: برای اسناد پیچیده، کارهای حرفه ای و کاربرانی که به ویژگی های پیشرفته نیاز دارند بهتر است.

سؤالات متداول Google Docs

عملکرد اصلی Google Docs چیست؟

Google Docs یک ابزار پردازش کلمه آنلاین است که به کاربران امکان می دهد اسناد را به صورت مشترک در زمان واقعی ایجاد، ویرایش و به اشتراک بگذارند.

بهترین استفاده از Google Docs برای چه چیزی است؟

Google Docs برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی، همکاری با دیگران و دسترسی به اسناد از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت بهترین استفاده را دارد.

3 موردی که از Google Docs برای چه مواردی استفاده می کنید؟

1. نوشتن و ویرایش گزارش یا مقاله.
2. ایجاد یادداشت های جلسه و اسناد مشترک.
3. به اشتراک گذاری و کار بر روی اسناد با دیگران در زمان واقعی.

محدودیت های Google Docs چیست؟

• قابلیت آفلاین محدود.
• گزینه های قالب بندی پیشرفته کمتر در مقایسه با برخی از واژه پردازهای دسکتاپ.
• وابستگی به اتصال به اینترنت برای عملکرد کامل.

چند کاربر می توانند از Google Docs استفاده کنند؟

Google Docs می‌تواند توسط تعداد نامحدودی از کاربران استفاده شود، با ویژگی‌های همکاری که به چندین کاربر اجازه می‌دهد به طور همزمان روی یک سند کار کنند.

مزایای Google Docs چیست؟

• همکاری در زمان واقعی
• اشتراک گذاری و دسترسی آسان از هر دستگاهی.
• ذخیره خودکار و تاریخچه نسخه.

چه کسی Google Docs را ایجاد کرد؟

• Google Docs توسط گوگل ایجاد شده است.

چرا مردم Google Docs را ترجیح می دهند؟

• قابلیت دسترسی از هر دستگاهی
• ویژگی های همکاری بدون درز.
• ادغام با سایر ابزارهای Google Workspace.

آیا Google Docs امن است؟

Google Docs از رمزگذاری و سایر اقدامات امنیتی برای محافظت از داده ها استفاده می کند، اما کاربران باید از نگرانی های بالقوه حریم خصوصی آگاه باشند و از تنظیمات اشتراک گذاری مناسب استفاده کنند.

آیا Google Docs کاربرپسند است؟

بله، Google Docs به گونه ای طراحی شده است که کاربر پسند با یک رابط بصری باشد.

آیا Google Docs ردیابی می شود؟

Google Docs تغییرات و سابقه اسناد را ردیابی می‌کند، اما فعالیت‌های فردی کاربر را خارج از ویرایش‌های سند ردیابی نمی‌کند.

آیا Google Docs می تواند برای من بخواند؟

Google Docs قابلیت تبدیل متن به گفتار داخلی ندارد، اما می‌توانید از صفحه‌خوان‌های شخص ثالث یا افزونه‌های مرورگر برای خواندن متن با صدای بلند استفاده کنید.

اسناد Google من کجا هستند؟

Google Docs در Google Drive ذخیره می شود. می‌توانید اسناد Google خود را در docs.google.com مشاهده کنید.

برگه‌ها و اسلایدهای Google Docs چیست؟

Google Docs، Google Sheets و Google Slides در مجموع به عنوان برنامه های Google Workspace یا Google Workspace ابزارهای بهره وری نامیده می شوند. آنها بخشی از مجموعه Google Workspace هستند که به ترتیب برای ایجاد اسناد، تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه طراحی شده اند.