Google Docs چیست؟ نحوه شروع و آنچه باید بدانید

به‌روزرسانی: ۲۵ آوریل، ۲۰۲۵

فهرست مطالب

در این بلاگ، موضوعات زیر را پوشش خواهیم داد

• Google Docs چیست؟
• شروع به کار با Google Docs
• مزایای Google Docs
• مروری کوتاه بر Google Docs و سایر ابزارهای Google Workspace
• Google Docs در مقابل Microsoft Word: کدام را باید انتخاب کنید؟
• پرسش‌های متداول Google Docs

Google Docs چیست؟

Google Docs یک پردازشگر متن وب‌محور رایگان است که توسط گوگل ارائه می‌شود. این امکان را به شما می‌دهد تا اسناد را به‌صورت آنلاین ایجاد، ویرایش و به‌اشتراک بگذارید و در زمان واقعی با دیگران همکاری کنید. تمام اسناد شما در فضای ابری ذخیره می‌شوند، بنابراین می‌توانید از هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. دیگر نیازی به نگرانی درباره از دست دادن کارتان یا حمل فلش‌مموری‌ها نیست!

شروع به کار با Google Docs

به‌عنوان یک مبتدی، این موارد را باید بدانید تا با Google Docs به‌خوبی کار کنید:

1. دسترسی به Google Docs:

   • به حساب گوگل خود وارد شوید. اگر حسابی ندارید، ایجاد آن رایگان و آسان است.
   • به docs.google.com بروید یا از طریق منوی برنامه‌های گوگل به آن دسترسی پیدا کنید.

2. ایجاد یک سند جدید:

   • در صفحه اصلی Google Docs، روی گزینه “Blank” کلیک کنید تا یک سند جدید را آغاز کنید.
   • اگر به فرمت خاصی نیاز دارید، گالری قالب‌ها Template gallery را برای قالب‌های از پیش طراحی‌شده بررسی کنید.

3. آشنایی با واسط کاربری:

   • با نوار ابزار و منوبار در بالای صفحه آشنا شوید. این‌ها شامل گزینه‌هایی برای فرمت‌بندی، وارد کردن عناصر و موارد دیگر هستند.
   • روی “Untitled document” در بالا سمت چپ کلیک کنید تا به سند خود نامی بدهید.

4. ویرایش و فرمت‌بندی پایه:

   • در ناحیه سند شروع به تایپ کنید. از نوار ابزار برای تغییر فونت‌ها، اندازه‌ها و رنگ‌ها استفاده کنید.
   • از پیکان‌های لغو/انجام مجدد برای اصلاح اشتباهات استفاده کنید.
   • فرمت‌بندی پایه مانند بولد، ایتالیک و زیربنویس را با برجسته کردن متن و استفاده از آیکون‌های مرتبط اعمال کنید.

5. ذخیره و دسترسی به کار خود:

   • Google Docs به‌طور خودکار کار شما را هنگام تایپ ذخیره می‌کند، بنابراین نگران از دست رفتن چیزی نباشید.
   • می‌توانید تمام اسناد ذخیره‌شده‌تان را در Google Drive پیدا کنید.

6. اشتراک‌گذاری و همکاری:

   • روی دکمه آبی “اشتراک‌گذاری” در بالای صفحه کلیک کنید تا سند خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. می‌توانید کنترل کنید که آیا آن‌ها می‌توانند مشاهده، نظر دهند یا ویرایش کنند.
   • همکاران می‌توانند نظرات بگذارند یا پیشنهادات ویرایشی ارائه دهند بدون اینکه متن اصلی را تغییر دهند.

7. وارد کردن عناصر:

   • از منوی “Insert” برای افزودن تصاویر، جداول، لینک‌ها و موارد دیگر استفاده کنید.
   • سند خود را با عناوین و سبک‌ها برای ظاهر حرفه‌ای سازماندهی کنید.

8. دانلود و چاپ:

   • سند خود را در فرمت‌های مختلف (مانند Word یا PDF) دانلود کنید با رفتن به File > Download.
   • سند خود را مستقیماً از Google Docs از طریق File > Print چاپ کنید.

9. دریافت کمک:

   • اگر گیر کردید، از مرکز کمک Google Docs برای جستجوی پاسخ‌ها استفاده کنید.

مزایای Google Docs

حالا که با اصول آشنا شدید، بیایید به مزایای کلیدی استفاده از Google Docs بپردازیم:

1. رایگان و قابل دسترسی: استفاده از Google Docs رایگان است و از هر دستگاهی با اتصال اینترنت قابل دسترسی است. حتی می‌توانید حالت آفلاین را برای مواقعی که در حرکت هستید فعال کنید.

2. همکاری در زمان واقعی: چندین کاربر می‌توانند به طور همزمان روی یک سند کار کنند، و کار با دیگران را آسان می‌کند. می‌توانید نظرات بگذارید، ویرایش‌ها را پیشنهاد کنید و تغییرات را در زمان واقعی پیگیری کنید.

3. ذخیره‌سازی خودکار و تاریخچه نسخه‌ها: Google Docs به‌طور خودکار کار شما را ذخیره می‌کند، بنابراین هرگز پیشرفتی را از دست نمی‌دهید. همچنین می‌توانید نسخه‌های قبلی از سند خود را مشاهده و بازیابی کنید.

4. اشتراک‌گذاری آسان و مجوزها: اشتراک‌گذاری سند شما به سادگی ارسال یک لینک است. می‌توانید کنترل کنید که چه کسانی می‌توانند سند را مشاهده، نظر دهند یا ویرایش کنند، و همکاری را امن و کارآمد کنید.

5. ذخیره‌سازی ابری و یکپارچگی: تمام اسناد شما در Google Drive ذخیره می‌شوند، که ۱۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان ارائه می‌دهد. Google Docs به‌خوبی با سایر برنامه‌های گوگل مانند Sheets, Slides و Forms یکپارچه شده است.

6. سازگاری چند پلتفرمی: چه از یک PC، Mac، تبلت یا گوشی هوشمند استفاده کنید، Google Docs بر روی هر دستگاهی کار می‌کند. حالت آفلاین نیز در دسترس است، بنابراین می‌توانید بدون اتصال به اینترنت به کار خود ادامه دهید.

7. قالب‌ها و گزینه‌های فرمت‌بندی: با قالب‌های از پیش طراحی شده برای رزومه‌ها، گزارش‌ها و موارد دیگر در زمان صرفه‌جویی کنید. همچنین می‌توانید متن خود را با فونت‌های مختلف، اندازه‌ها و سبک‌ها قالب‌بندی کنید و تصاویر، جداول و نمودارها وارد کنید.

8. امنیت و حریم خصوصی: Google Docs داده‌های شما را رمزگذاری می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا کنترل کنید چه کسانی به اسنادتان دسترسی دارند. می‌توانید مجوزها را تنظیم کنید تا کارتان خصوصی بماند.

9. افزونه‌ها و توسعه‌ها: تجربه Google Docs خود را با افزونه‌های مختلف مانند چک‌کنده‌های گرامر، مدیریت‌کننده‌های استنادی و موارد دیگر ارتقا دهید. همچنین می‌توانید کارها را با Google Apps Script خودکار کنید.

10. همکاری در سراسر پلتفرم‌ها: حتی اگر همکارانتان از Google Docs استفاده نمی‌کنند، می‌توانید به‌راحتی اسناد را با آن‌ها به اشتراک بگذارید با صادر کردن آن‌ها به فرمت‌هایی مثل Word یا PDF.

مروری کوتاه بر Google Docs و سایر ابزارهای Google Workspace

Google Docs بخشی از مجموعه ابزارهای بهره‌وری گوگل است، که اغلب با نام Google Workspace (قبلاً G Suite) شناخته می‌شود. در اینجا تجزیه و تحلیل اصلی نرم‌افزاری که بخشی از مجموعه Google Docs است آمده است:

1. Google Docs

   یک پردازشگر متن وب‌محور که به شما اجازه می‌دهد تا اسناد متنی را ایجاد، ویرایش و به اشتراک بگذارید.

2. Google Sheets

   ابزاری برای ایجاد، ویرایش و به اشتراک‌گذاری صفحات گسترده. شبیه به Microsoft Excel است.

3. Google Slides

   ابزاری برای ایجاد، ویرایش و به اشتراک‌گذاری اسلایدشوها، شبیه به Microsoft PowerPoint.

4. Google Forms

   ابزاری برای ایجاد نظرسنجی‌ها، آزمون‌ها و فرم‌ها. می‌توانید پاسخ‌ها را به‌طور مستقیم در Google Sheets برای مدیریت آسان داده‌ها جمع‌آوری کنید.

5. Google Drawings

   نرم‌افزار دیگرام‌سازی وب‌محور که به شما اجازه می‌دهد دیگرام‌ها، نمودارهای جریانی و تصاویر دیگر ایجاد کنید. در Google Docs برای افزودن آسان ترسیم‌ها به اسناد شما یکپارچه شده است.

6. Google Drive

   اگرچه خود ابزاری برای ایجاد اسناد نیست، Google Drive سرویس ذخیره‌سازی ابری است که تمام فایل‌های Google Docs شما (به‌همراه Sheets, Slides و بیشتر) در آن ذخیره می‌شود. به شما اجازه می‌دهد تا تمام فایل‌های خود را سازماندهی، به اشتراک بگذارد و مدیریت کند.

Google Docs در مقابل Microsoft Word: کدام را باید انتخاب کنید؟

در حالی که Google Docs یک ابزار فوق‌العاده است، ممکن است بپرسید که چگونه با Microsoft Word مقایسه می‌شود. در اینجا یک مقایسه سریع وجود دارد تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید که کدام یک برای شما مناسب است:

1. دسترسی و هزینه:

   • Google Docs: رایگان و وب‌محور است و از هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد قابل دسترسی است.
   • Microsoft Word: نیاز به خرید یک‌باره یا اشتراک دارد. به‌عنوان یک نرم‌افزار دسکتاپ و نسخه وب موجود است.

2. همکاری و اشتراک‌گذاری:

   • Google Docs: همکاری در زمان واقعی و اشتراک‌گذاری آسان از نقاط قوت اصلی آن است.
   • Microsoft Word: ویژگی‌های همکاری در دسترس هستند اما به‌اندازه Google Docs یکپارچه نیستند. نیاز به OneDrive برای همکاری بر پایه ابر دارد.

3. ویژگی‌ها و قابلیت‌ها:

   • Google Docs: ویژگی‌های پایه، مناسب برای اسناد ساده و همکاری.
   • Microsoft Word: سرشار از ویژگی‌های پیشرفته مانند پیگیری تغییرات، ترکیب نامه‌ها و غیره، که برای اسناد پیچیده بهتر است.

4. سازگاری فایل:

   • Google Docs: از فرمت‌های مختلف پشتیبانی می‌کند اما ممکن است برخی مشکلات در فرمت‌بندی در هنگام تبدیل بین فرمت‌ها وجود داشته باشد.
   • Microsoft Word: فرمت‌بندی را بهتر حفظ می‌کند و از طیف وسیعی از انواع فایل‌ها پشتیبانی می‌کند.

5. ذخیره‌سازی و یکپارچگی:

   • Google Docs: با Google Drive و سایر برنامه‌های گوگل یکپارچه شده و ۱۵ گیگابایت فضای رایگان ارائه می‌دهد.
   • Microsoft Word: با OneDrive، با ۵ گیگابایت فضای رایگان یکپارچه می‌شود. مشترکان Microsoft 365 فضای بیشتری دریافت می‌کنند.

6. عملکرد و قابلیت اطمینان:

   • Google Docs: برای اکثر وظایف خوب عمل می‌کند اما ممکن است در اسناد بسیار بزرگ تأخیر داشته باشد.
   • Microsoft Word: قدرتمندتر و قابل اعتمادتر برای کار با اسناد بزرگ و پیچیده.

7. سفارشی‌سازی و افزونه‌ها:

   • Google Docs: افزونه‌های ساده‌ای ارائه می‌دهد، اما گزینه‌های سفارشی‌سازی محدود هستند.
   • Microsoft Word: گزینه‌های سفارشی‌سازی گسترده، از جمله فرمت‌بندی پیشرفته، ماکروها و افزونه‌ها را فراهم می‌کند.

8. امنیت و حریم خصوصی:

   • Google Docs: ویژگی‌های امنیتی قوی دارد اما ممکن است برای برخی کاربران نگرانی‌های حریم خصوصی ایجاد کند.
   • Microsoft Word: امنیت در سطح سازمانی را، به‌ویژه با Microsoft 365، ارائه می‌دهد.

9. شیب یادگیری:

   • Google Docs: یادگیری آسان‌تر، به‌ویژه برای مبتدیان.
   • Microsoft Word: پیچیدگی بیشتر، اما برای کاربران پیشرفته ایده‌آل است.

10. هنگام انتخاب Google Docs در مقابل Microsoft Word:

    • Google Docs: بهترین برای اسناد ساده، همکاری در زمان واقعی و کاربرانی که یک محیط مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهند.
    • Microsoft Word: بهتر برای اسناد پیچیده، کار حرفه‌ای و کاربرانی که به ویژگی‌های پیشرفته نیاز دارند.

پرسش‌های متداول Google Docs

کارکرد اصلی Google Docs چیست؟

Google Docs یک ابزار پردازش متن آنلاین است که به کاربران اجازه می‌دهد اسناد را به‌صورت همکارانه و در زمان واقعی ایجاد، ویرایش و به اشتراک بگذارند.

بهترین استفاده Google Docs برای چیست؟

Google Docs برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی، همکاری با دیگران و دسترسی به اسناد از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت بهترین استفاده را دارد.

۳ موردی که از Google Docs استفاده می‌کنید چیست؟

1. نوشتن و ویرایش گزارش‌ها یا مقالات.
2. ایجاد یادداشت‌های جلسه و اسناد همکارانه.
3. به‌اشتراک‌گذاری و کار بر روی اسناد با دیگران در زمان واقعی.

محدودیت‌های Google Docs چیست؟

• محدودیت عملکرد آفلاین.
• گزینه‌های فرمت‌بندی پیشرفته کمتر در مقایسه با برخی پردازنده‌های متن دسکتاپ.
• وابستگی به اتصال به اینترنت برای عملکرد کامل.

چند نفر می‌توانند از Google Docs استفاده کنند؟

Google Docs می‌تواند توسط تعداد نامحدودی از کاربران استفاده شود، با ویژگی‌های همکاری که اجازه می‌دهد چندین کاربر به طور همزمان روی یک سند کار کنند.

مزایای Google Docs چیست؟

• همکاری در زمان واقعی.
• اشتراک‌گذاری آسان و دسترسی از هر دستگاه.
• ذخیره‌سازی خودکار و تاریخچه نسخه‌ها.

چه کسی Google Docs را ایجاد کرد؟

• Google Docs توسط گوگل ایجاد شد.

چرا مردم Google Docs را ترجیح می‌دهند؟

• دسترسی از هر دستگاه.
• ویژگی‌های همکاری یکپارچه.
• یکپارچگی با سایر ابزارهای Google Workspace.

آیا Google Docs امن است؟

Google Docs از رمزگذاری و سایر اقدامات امنیتی برای حفاظت از داده‌ها استفاده می‌کند، اما کاربران باید از مسائل حریم خصوصی آگاه باشند و از تنظیمات اشتراک‌گذاری مناسب استفاده کنند.

آیا Google Docs کاربرپسند است؟

بله، Google Docs با یک واسط کاربری شهودی طراحی شده تا کاربرپسند باشد.

آیا Google Docs ردیابی می‌شود؟

Google Docs تغییرات و تاریخچه سند را ردیابی می‌کند، اما فعالیت کاربر فردی خارج از ویرایش‌های سند را ردیابی نمی‌کند.

آیا Google Docs می‌تواند برای من بخواند؟

Google Docs به‌طور داخلی ویژگی خواندن متن به گفتار ندارد، اما می‌توانید از صفحه خوان‌های شخص ثالث یا افزونه‌های مرورگر استفاده کنید تا متن را با صدای بلند بخوانید.

Google document های من کجا هستند؟

Google Docs در Google Drive ذخیره می‌شود. می‌توانید مستندات گوگل خود را در docs.google.com مشاهده کنید.

Google Docs Sheets و Slides چه نامیده می‌شوند؟

Google Docs، Google Sheets و Google Slides به طور جمعی به عنوان برنامه‌های Google Workspace یا ابزارهای بهره‌وری Google Workspace شناخته می‌شوند. آن‌ها بخشی از مجموعه Google Workspace هستند، که به ترتیب برای ایجاد اسناد، تحلیل داده‌ها و ارائه‌ها طراحی شده‌اند.