עודכן לאחרונה: 10 נובמבר 2025
אם אי פעם נאלצתם לשמור או לגבות את הנתונים של Microsoft Outlook, סביר להניח שנתקלתם בשני פורמטים מרכזיים: PST ו‑MSG. למרות שהם עשויים להיראות דומים במבט ראשון — שניהם נוצרו על ידי Outlook ומאחסנים נתוני דואר אלקטרוני — הם משמשים למטרות שונות באופן יסודי.
בחירת הקובץ הלא נכון יכולה לגרום לאחסון דיגיטלי מבולגן, גיבויים לא יעילים, או קושי במציאת מידע חשוב מאוחר יותר. אז מה ההבדל האמיתי בין קובץ PST לקובץ MSG? במדריך המקיף הזה נפרק את הוויכוח בין PST ל‑MSG, נחקור מהו כל קובץ, ההבדלים המרכזיים ביניהם, מקרים אידיאליים לשימוש, וכיצד לבחור את המתאים לצרכיכם.
במבט כולל: PST מול MSG
| מס’ | תכונה | PST (Personal Storage Table) | MSG (Message) |
|---|---|---|---|
| 1 | פונקציה ראשית | מאגר נתונים קונטיינר לארכוב. | שומר דוא"ל יחיד. |
| 2 | תוכן | תיקיות שלמות, לוחות שנה, אנשי קשר, הודעות דוא"ל. | דוא"ל ספציפי אחד, איש קשר, פגישה או משימה. |
| 3 | אנלוגיה | קופסת הובלה מלאה בקבצים ותיקיות רבים. | מסמך חשוב יחיד במעטפת שקופה. |
| 4 | מתאים ל | ארכוב בכמות גדולה, גיבויים מלאים, שחרור מקום בשרת. | שיתוף הודעות דוא"ל בודדות, שמירת תכתובת קריטית מחוץ ל‑Outlook. |
| 5 | גודל קובץ | גדול (יכול להיות בגיגבייטים). | קטן (בדרך כלל בקילובייטים). |
| 6 | מבנה | מאגר נתונים מורכב וקנייני. | פורמט פשוט יותר, מבוסס תקנים. |
מהו קובץ PST?
קובץ PST (Personal Storage Table) הוא בעצם מסד הנתונים האישי של Outlook. זהו פורמט קובץ קנייני שפותח על ידי Microsoft ופועל כמכולת אחסון מקומית לכל הנתונים של Outlook שלכם. ניתן לחשוב עליו כארון קבצים וירטואלי או תיבת דואר ניידת. ניתן ליצור קובץ PST ולאחר מכן לגרור ולשחרר לתוכו תיקיות שלמות — כגון “דואר נכנס”, “פריטים שנשלחו” או תיקיות פרויקט מותאמות אישית.
מאפיינים מרכזיים של קובץ PST:
- אחסון מקיף: יכול להכיל הודעות דוא"ל, רשומות לוח שנה, אנשי קשר, פתקים, משימות ורשומות יומן.
- זמינות אופליין: קבצי PST נשמרים מקומית במחשב שלכם (למשל, C:\Users[Username]\Documents\Outlook Files\archive.pst). זה מאפשר גישה לנתונים המארכיביים גם ללא חיבור אינטרנט.
- ניהול נתונים: משמש בעיקר לארכוב נתונים ישנים כדי לפנות מקום בשרת הדואר האלקטרוני (כגון Microsoft Exchange או Office 365) תוך שמירת הנתונים נגישים ב‑Outlook.
- גיבוי והגירה: מצוין ליצירת גיבוי מלא של נתוני Outlook שלכם או להעברת תיבת הדואר ממחשב אחד לאחר.
מהו קובץ MSG?
קובץ MSG הוא פורמט הרבה יותר פשוט וממוקד. הוא נועד לשמור פריט יחיד ומסוים מתוך Outlook. פריט זה יכול להיות הודעת דוא"ל (עם הקבצים המצורפים), איש קשר, פגישת לוח שנה או משימה. כאשר אתם שומרים הודעת דוא"ל כקובץ MSG, הוא משמר את השולח, הנמען, הנושא, גוף ההודעה וכל הקבצים המצורפים בקובץ עצמאי יחיד.
מאפיינים מרכזיים של קובץ MSG:
- מיקוד פריט יחיד: מכיל פריט Outlook אחד ויחיד בלבד.
- שיתוף וניידות קלים: מכיוון שמדובר בקובץ יחיד, ניתן בקלות לשלוח אותו במייל כקובץ מצורף, לשמור אותו בכונן ענן, או לאחסן אותו בתיקיית ניהול פרויקטים מחוץ ל‑Outlook.
- פורמט מתוקן: למרות שפותח על ידי Microsoft, פורמט MSG מתועד וניתן לפתיחה על ידי לקוחות דוא"ל וצופים אחרים, מה שהופך אותו למתאם יותר מ‑PST.
- התייחסות מהירה: מושלם לשמירת מידע קריטי, כגון אישור חוזה או מסלול טיסה, במקום שתזכרו בקלות.
PST מול MSG: ההבדלים המרכזיים מוסברים
| מס’ | היבט | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | היקף וקיבולת | מנהל‑מאקרו. מכיל אלפי פריטים במגוון תיקיות. | מנהל‑מיקרו. מכיל פריט יחיד אחד. |
| 2 | ניידות ושיתוף | מסורבל. שיתוף PST משמעותו שליחת קובץ ענק. זה לא פרקטי לשיתוף פעולה. | נייד מאוד. נועד להיות משותף ומועבר בקלות, כמו כל מסמך אחר. |
| 3 | חיפוש | חיפוש בתוך Outlook. ניתן לחפש בתוכן קובץ PST רק לאחר פתיחתו ב‑Outlook. | חיפוש לפי שם קובץ. מחפשים אותו באמצעות סייר הקבצים של המחשב, בדרך כלל לפי שורת הנושא. |
| 4 | סיכון לשחיקה | סיכון גבוה. קבצי PST הם מסדי נתונים מורכבים ויכולים להינזק, במיוחד כאשר הם מתקרבים למגבלת הגודל (50 GB לגרסאות חדשות) או נגישים ברשת. | סיכון נמוך. כקבצים פשוטים ויחידים, הם פחות נוטים לשחיקה. אובדן קובץ אחד אינו משפיע על נתונים אחרים. |
| 5 | פתיחת הקובץ | דורש Outlook. נדרש Microsoft Outlook כדי לפתוח ולדפדף בקובץ PST. לחיצה כפולה מוסיפה אותו לפרופיל Outlook שלכם. | נפתח ב‑Outlook. לחיצה כפולה על קובץ MSG תפתח את הפריט המסוים ב‑Outlook, גם אם ההודעה המקורית איננה בתיבת הדואר שלכם. |
איך לבחור: PST או MSG?
עדיין לא בטוחים איזה להשתמש? שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
השתמשו בקובץ PST אם…
- אתם צריכים לארכב תיקיות או פרויקטים שלמים שאינכם זקוקים להם בגישה יומית.
- המטרה העיקרית שלכם היא לפנות מקום בתיבת הדואר של השרת.
- אתם מבצעים גיבוי מלא של נתוני Outlook שלכם.
- אתם צריכים לשמור רשומה מובנית, ניתנת לחיפוש של כמות גדולה של תקשורת.
השתמשו בקובץ MSG אם…
- אתם צריכים לשמור ולשתף הודעת דוא"ל ספציפית וחשובה עם מישהו.
- אתם רוצים לאחסן הודעת דוא"ל קריטית מחוץ ל‑Outlook בתיקיית פרויקט ספציפית או במערכת ניהול מסמכים.
- המטרה שלכם היא ניידות מהירה וקלה לפריט מידע יחיד.
- אינכם רוצים להתמודד עם המורכבות של קובץ מסד נתונים גדול.
טיפים מקצועיים ומחשבות סופיות
- מגבלות גודל PST: יש לשים לב לגודל ה‑PST. קבצי PST ישנים (פורמט ANSI) מוגבלים ל‑2 GB ומתכלים בקלות. קבצי PST חדשים מבוססי Unicode יכולים להגיע עד 50 GB, אך הקטן יותר תמיד יציב יותר.
- אבטחה: שני הקבצים יכולים להכיל מידע רגיש. מכיוון שקבצי MSG משותפים ונשמרים לעיתים באופן רופף, יש להיות זהירים במיוחד באבטחתם. קבצי PST הם מטרה גדולה לגניבת נתונים.
- הגישה המשולבת: משתמשים מתקדמים רבים משתמשים בשניהם. הם משתמשים ב‑PST לארכוב המוני בסוף שנה או פרויקט, ומשתמשים בקבצי MSG לשמירת הודעות “גיבורות” הקשורות למשימות או לקוחות ספציפיים לאורך השנה.
הסיכום:
אל תחשבו על PST מול MSG כתחרות. חשבו עליהם ככלים שונים למטרות שונות. כאשר אתם מבינים ש‑PST הוא מכולה ו‑MSG הוא פריט יחיד, אתם מקבלים שליטה מלאה בנתוני Outlook שלכם, ומוודאים שאתם משתמשים בקובץ המתאים למשימה המתאימה.
שאלות נפוצות
שאלה 1: מה המטרה העיקרית של קובץ PST?
קובץ PST משמש לארכוב בכמות גדולה של תיקיות של הודעות דוא"ל, אנשי קשר ופריטי לוח שנה, כדי לפנות מקום בשרת או ליצור גיבויים.
שאלה 2: מתי עלי להשתמש בקובץ MSG במקום PST?
השתמשו בקובץ MSG כאשר אתם צריכים לשמור או לשתף הודעת דוא"ל יחידה וחשובה מחוץ ל‑Outlook לניידות וקלה בגישה.
שאלה 3: האם ניתן לפתוח קובץ PST ללא Microsoft Outlook?
לא, בדרך כלל נדרש Microsoft Outlook כדי לפתוח ולדפדף בתוכן של קובץ PST.
שאלה 4: איזה פורמט קובץ מסוכן יותר ועלול להינזק?
קבצי PST נוטים יותר לשחיקה, במיוחד כאשר הם גדולים יותר או נגישים דרך רשת.
שאלה 5: האם קובץ MSG מתאים לגיבוי של תיבת הדואר כולה?
לא, קובץ MSG שומר רק פריט אחד בכל פעם; השתמשו בקובץ PST לגיבוי מלא של תיבת הדואר שלכם.