अंतिम अपडेट: 10 Nov, 2025
यदि आपने कभी अपने Microsoft Outlook डेटा को सहेजने या बैकअप करने की आवश्यकता महसूस की है, तो आप संभवतः दो प्रमुख फ़ाइल फ़ॉर्मेट से मिल चुके होंगे: PST और MSG. जबकि पहली नज़र में वे समान लग सकते हैं—दोनों Outlook द्वारा बनाए गए हैं और ईमेल डेटा संग्रहीत करते हैं—वे मूल रूप से अलग उद्देश्यों की सेवा करते हैं।
गलत फ़ॉर्मेट चुनने से डिजिटल स्टोरेज में अव्यवस्था, अक्षम बैकअप, या बाद में महत्वपूर्ण जानकारी खोजने में कठिनाई हो सकती है। तो, PST और MSG फ़ाइल के बीच वास्तविक अंतर क्या है? इस व्यापक गाइड में, हम PST बनाम MSG बहस को तोड़ेंगे, प्रत्येक फ़ाइल क्या है, उनके मुख्य अंतर, आदर्श उपयोग केस, और आपकी जरूरतों के अनुसार सही विकल्प कैसे चुनें, इस पर चर्चा करेंगे।
एक नज़र में: PST बनाम MSG
| क्रमांक | विशेषता | PST (पर्सनल स्टोरेज टेबल) | MSG (मैसेज) |
|---|---|---|---|
| 1 | मुख्य कार्य | आर्काइविंग के लिए कंटेनर डेटाबेस | एकल ईमेल सहेजने वाला |
| 2 | सामग्री | पूरे फ़ोल्डर, कैलेंडर, संपर्क, ईमेल | एक विशिष्ट ईमेल, संपर्क, अपॉइंटमेंट, या टास्क |
| 3 | उपमा | कई फ़ाइलों और फ़ोल्डरों से भरा एक मूविंग बॉक्स | एक साफ़ स्लीव में रखी एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ |
| 4 | आदर्श उपयोग | बड़े पैमाने पर आर्काइविंग, पूर्ण बैकअप, सर्वर स्पेस मुक्त करना | व्यक्तिगत ईमेल साझा करना, Outlook के बाहर महत्वपूर्ण पत्राचार सहेजना |
| 5 | फ़ाइल आकार | बड़ी (कई गीगाबाइट) | छोटी (आमतौर पर किलोबाइट) |
| 6 | संरचना | जटिल, स्वामित्व वाला डेटाबेस | सरल, मानक-आधारित फ़ॉर्मेट |
PST फ़ाइल क्या है?
PST (Personal Storage Table) फ़ाइल मूल रूप से Outlook का व्यक्तिगत डेटाबेस है। यह Microsoft द्वारा विकसित एक स्वामित्व फ़ाइल फ़ॉर्मेट है जो आपके पूरे Outlook डेटा के लिए स्थानीय संग्रह कंटेनर के रूप में कार्य करता है। इसे एक वर्चुअल फ़ाइलिंग कैबिनेट या पोर्टेबल मेलबॉक्स के रूप में सोचें। आप एक PST फ़ाइल बना सकते हैं और फिर पूरी फ़ोल्डर—जैसे आपका “Inbox”, “Sent Items”, या कस्टम प्रोजेक्ट फ़ोल्डर—को उसमें ड्रैग‑एंड‑ड्रॉप कर सकते हैं।
PST फ़ाइल की मुख्य विशेषताएँ:
- व्यापक संग्रह: ईमेल, कैलेंडर एंट्री, संपर्क, नोट्स, टास्क, और जर्नल एंट्री को रख सकता है।
- ऑफ़लाइन पहुँच: PST फ़ाइलें आपके कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से संग्रहीत होती हैं (उदा.,
C:\Users\[Username]\Documents\Outlook Files\archive.pst). इससे आप बिना इंटरनेट कनेक्शन के भी अपने आर्काइव्ड डेटा तक पहुँच सकते हैं। - डेटा प्रबंधन: मुख्यतः पुराने डेटा को आर्काइव करने के लिए उपयोग किया जाता है ताकि ईमेल सर्वर (जैसे Microsoft Exchange या Office 365) पर स्पेस मुक्त हो, जबकि डेटा Outlook के भीतर सुलभ रहता है।
- बैकअप एवं माइग्रेशन: Outlook डेटा का पूर्ण बैकअप बनाने या एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में मेलबॉक्स माइग्रेट करने के लिए उत्कृष्ट।
MSG फ़ाइल क्या है?
MSG फ़ाइल एक बहुत सरल और अधिक केंद्रित फ़ॉर्मेट है। यह Outlook से एकल, विशिष्ट आइटम को सहेजने के लिए डिज़ाइन की गई है। यह आइटम एक ईमेल संदेश (संलग्नकों सहित), एक संपर्क, एक कैलेंडर अपॉइंटमेंट, या एक टास्क हो सकता है। जब आप किसी ईमेल को MSG फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो यह प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय, बॉडी, और किसी भी संलग्न फ़ाइल को एक ही स्वतंत्र फ़ाइल में संरक्षित करता है।
MSG फ़ाइल की मुख्य विशेषताएँ:
- एकल‑आइटम फोकस: केवल एक Outlook आइटम को ही रखती है।
- आसान साझा करना एवं पोर्टेबिलिटी: चूँकि यह एक फ़ाइल है, आप इसे आसानी से अटैचमेंट के रूप में ईमेल कर सकते हैं, क्लाउड ड्राइव में सहेज सकते हैं, या Outlook के बाहर किसी प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में रख सकते हैं।
- मानकीकृत फ़ॉर्मेट: Microsoft द्वारा विकसित होने के बावजूद, MSG फ़ॉर्मेट का दस्तावेज़ीकरण उपलब्ध है और इसे अन्य ईमेल क्लाइंट और व्यूअर द्वारा खोला जा सकता है, जिससे यह PST की तुलना में अधिक इंटरऑपरेबल बनता है।
- त्वरित संदर्भ: महत्वपूर्ण जानकारी—जैसे अनुबंध पुष्टि या उड़ान टिकट—को एक ऐसी जगह सहेजने के लिए आदर्श जहाँ आप आसानी से याद रख सकें।
PST बनाम MSG: मुख्य अंतर समझाए गए
| क्रमांक | पहलू | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | परिधि और क्षमता | मैक्रो‑मैनेजर। कई फ़ोल्डरों में हजारों आइटम रखता है। | माइक्रो‑मैनेजर। एकल आइटम रखता है। |
| 2 | पोर्टेबिलिटी और साझा करना | जटिल। PST साझा करने का मतलब बड़ा फ़ाइल भेजना। सहयोग के लिए व्यावहारिक नहीं। | उच्च पोर्टेबल। आसानी से साझा और स्थानांतरित किया जा सकता है, जैसे कोई अन्य दस्तावेज़। |
| 3 | खोज क्षमता | Outlook के भीतर खोज। आप PST की सामग्री खोज सकते हैं, लेकिन केवल Outlook में खोलने के बाद। | फ़ाइल नाम से खोज। आप इसे कंप्यूटर के फ़ाइल एक्सप्लोरर से खोजते हैं, आमतौर पर विषय पंक्ति से। |
| 4 | भ्रष्टाचार का जोखिम | उच्च जोखिम। PST जटिल डेटाबेस हैं और आकार सीमा (नए संस्करणों के लिए 50 GB) के करीब आने पर या नेटवर्क पर एक्सेस करने पर भ्रष्ट हो सकते हैं। | निम्न जोखिम। सरल व्यक्तिगत फ़ाइलें होने के कारण भ्रष्ट होने की संभावना कम। एक खोने से अन्य डेटा प्रभावित नहीं होता। |
| 5 | फ़ाइल खोलना | Outlook आवश्यक। PST खोलने और ब्राउज़ करने के लिए Microsoft Outlook चाहिए। डबल‑क्लिक करने से यह आपके Outlook प्रोफ़ाइल में जुड़ जाएगा। | Outlook में खुलता है। डबल‑क्लिक करने से वह विशिष्ट आइटम Outlook में खुलेगा, भले ही मूल ईमेल आपके मेलबॉक्स से हट गया हो। |
कैसे चुनें: PST या MSG?
अभी भी नहीं जानते कि कौन सा उपयोग करें? खुद से ये प्रश्न पूछें:
यदि आप PST फ़ाइल का उपयोग करना चाहते हैं तो…
- आप पूरे फ़ोल्डर या प्रोजेक्ट को आर्काइव करना चाहते हैं जो दैनिक रूप से एक्सेस नहीं किए जाते।
- आपका मुख्य लक्ष्य सर्वर मेलबॉक्स स्पेस मुक्त करना है।
- आप Outlook डेटा का पूर्ण बैकअप कर रहे हैं।
- आपको बड़ी मात्रा में संवादों का संरचित, खोज योग्य रिकॉर्ड रखना है।
यदि आप MSG फ़ाइल का उपयोग करना चाहते हैं तो…
- आप एक विशिष्ट, महत्वपूर्ण ईमेल को किसी के साथ साझा करना चाहते हैं।
- आप Outlook के बाहर एक महत्वपूर्ण ईमेल को किसी प्रोजेक्ट फ़ोल्डर या दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में सहेजना चाहते हैं।
- आपका लक्ष्य एकल जानकारी की त्वरित और आसान पोर्टेबिलिटी है।
- आप बड़े डेटाबेस फ़ाइल की जटिलता से बचना चाहते हैं।
प्रो टिप्स और अंतिम विचार
- PST आकार सीमा: PST आकार पर ध्यान रखें। पुराने ANSI‑फ़ॉर्मेट PST की सीमा 2 GB है और वे आसानी से भ्रष्ट हो जाते हैं। नए Unicode‑आधारित PST 50 GB तक जा सकते हैं, लेकिन छोटा रखना हमेशा अधिक स्थिर रहता है।
- सुरक्षा: दोनों फ़ाइलें संवेदनशील जानकारी रख सकती हैं। चूँकि MSG फ़ाइलें अक्सर साझा और ढीले ढंग से संग्रहीत की जाती हैं, उनकी सुरक्षा पर विशेष ध्यान दें। PST फ़ाइलें बड़े डेटा चोरी के लक्ष्य बन सकती हैं।
- हाइब्रिड अप्रोच: कई पावर यूज़र दोनों का उपयोग करते हैं। वे वर्ष या प्रोजेक्ट के अंत में बड़े पैमाने पर आर्काइविंग के लिए PST का उपयोग करते हैं, और पूरे वर्ष में “हीरो” ईमेल को सहेजने के लिए MSG फ़ाइलों का उपयोग करते हैं।
मुख्य निष्कर्ष:
PST बनाम MSG को प्रतिस्पर्धा के रूप में न देखें। इन्हें अलग‑अलग कार्यों के लिए अलग‑अलग उपकरण मानें। जब आप समझते हैं कि PST एक कंटेनर है और MSG एक एकल आइटम, तो आप अपने Outlook डेटा पर पूर्ण नियंत्रण हासिल कर सकते हैं और सही काम के लिए सही फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।
FAQ
प्रश्न 1: PST फ़ाइल का मुख्य उद्देश्य क्या है?
उत्तर: PST फ़ाइल का उपयोग पूरे फ़ोल्डर, ईमेल, संपर्क और कैलेंडर आइटम को बड़े पैमाने पर आर्काइव करने के लिए किया जाता है, जिससे सर्वर स्पेस मुक्त होता है या बैकअप बनता है।
प्रश्न 2: कब मैं PST के बजाय MSG फ़ाइल का उपयोग करूँ?
उत्तर: जब आपको एकल, महत्वपूर्ण ईमेल को Outlook के बाहर सहेजना या साझा करना हो, तो MSG फ़ाइल बेहतर होती है।
प्रश्न 3: क्या मैं PST फ़ाइल को Microsoft Outlook के बिना खोल सकता हूँ?
उत्तर: नहीं, सामान्यतः PST फ़ाइल को खोलने और उसकी सामग्री ब्राउज़ करने के लिए Microsoft Outlook आवश्यक होता है।
प्रश्न 4: कौन सा फ़ॉर्मेट अधिक जोखिमपूर्ण है और भ्रष्ट हो सकता है?
उत्तर: PST फ़ाइलें अधिक जोखिमपूर्ण होती हैं, विशेषकर जब उनका आकार बड़ा हो या वे नेटवर्क पर एक्सेस की जाती हों।
प्रश्न 5: क्या MSG फ़ाइल मेरे पूरे मेलबॉक्स का बैकअप ले सकती है?
उत्तर: नहीं, MSG फ़ाइल केवल एक आइटम को सहेजती है; पूरे मेलबॉक्स का बैकअप लेने के लिए PST फ़ाइल का उपयोग करें।