Last Updated: 19 Nov, 2025
หากคุณเคยจำเป็นต้องบันทึกหรือสำรองข้อมูล Microsoft Outlook ของคุณ คุณอาจเคยเจอรูปแบบไฟล์หลักสองแบบ ได้แก่ PST และ MSG แม้ว่าทั้งสองรูปแบบอาจดูคล้ายกันในตอนแรก — ทั้งสองรูปแบบสร้างขึ้นโดย Outlook และจัดเก็บข้อมูลอีเมล — แต่โดยพื้นฐานแล้วมีวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
การเลือกใช้รูปแบบที่ผิดอาจทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลรก การสำรองข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือการค้นหาข้อมูลสำคัญในภายหลังได้ยาก แล้วความแตกต่างที่แท้จริงระหว่างไฟล์ PST และไฟล์ MSG คืออะไร? ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะวิเคราะห์ข้อถกเถียงระหว่างไฟล์ PST กับไฟล์ MSG โดยสำรวจว่าแต่ละไฟล์คืออะไร ความแตกต่างที่สำคัญของไฟล์แต่ละไฟล์ กรณีการใช้งานที่เหมาะสม และวิธีเลือกไฟล์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ
สรุปโดยย่อ: PST กับไฟล์ MSG
| หมายเลข | คุณสมบัติ | PST (ตารางพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล) | MSG (ข้อความ) |
|---|---|---|---|
| 1 | ฟังก์ชันหลัก | ฐานข้อมูลคอนเทนเนอร์สำหรับการเก็บถาวร | โปรแกรมรักษาอีเมลตัวเดียว |
| 2 | เนื้อหา | โฟลเดอร์ ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ อีเมลทั้งหมด | อีเมล รายชื่อติดต่อ การนัดหมาย หรืองานเฉพาะอย่าง |
| 3 | การเปรียบเทียบ | กล่องเคลื่อนย้ายที่เต็มไปด้วยไฟล์และโฟลเดอร์มากมาย | เอกสารสำคัญฉบับเดียวในซองใส |
| 4 | เหมาะสำหรับ | การเก็บถาวรจำนวนมาก การสำรองข้อมูลทั้งหมด เพิ่มพื้นที่ว่างบนเซิร์ฟเวอร์ | การแชร์อีเมลแต่ละรายการ บันทึกการติดต่อที่สำคัญนอก Outlook |
| 5 | ขนาดไฟล์ | ใหญ่ (อาจมีหลายกิกะไบต์) | เล็ก (โดยทั่วไปคือกิโลไบต์) |
| 6 | โครงสร้าง | ฐานข้อมูลที่ซับซ้อนและเป็นกรรมสิทธิ์ | รูปแบบที่เรียบง่ายและเป็นไปตามมาตรฐาน |
ไฟล์ PST คืออะไร?
ไฟล์ PST (Personal Storage Table) คือฐานข้อมูลส่วนบุคคลของ Outlook เป็นรูปแบบไฟล์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ซึ่งพัฒนาโดย Microsoft ซึ่งทำหน้าที่เป็นที่จัดเก็บข้อมูล Outlook ทั้งหมดของคุณ ลองนึกภาพว่าเป็นตู้เก็บเอกสารเสมือนหรือกล่องจดหมายแบบพกพา คุณสามารถสร้างไฟล์ PST แล้วลากและวางโฟลเดอร์ทั้งหมด เช่น “กล่องจดหมายเข้า” “รายการที่ส่ง” หรือโฟลเดอร์โครงการที่กำหนดเอง ลงในไฟล์นั้นได้
ลักษณะสำคัญของไฟล์ PST:
พื้นที่จัดเก็บที่ครอบคลุม: สามารถเก็บอีเมล รายการปฏิทิน รายชื่อติดต่อ บันทึกย่อ งาน และรายการบันทึกประจำวันได้
การเข้าถึงแบบออฟไลน์: ไฟล์ PST จะถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ (เช่น C:\Users[ชื่อผู้ใช้]\Documents\Outlook Files\archive.pst) ซึ่งช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่เก็บถาวรได้แม้จะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
การจัดการข้อมูล: ส่วนใหญ่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเก่าเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ (เช่น Microsoft Exchange หรือ Office 365) ในขณะเดียวกันก็สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ภายใน Outlook
การสำรองข้อมูลและการย้ายข้อมูล:** เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างข้อมูลสำรองของข้อมูล Outlook ของคุณทั้งหมดหรือสำหรับการย้ายกล่องจดหมายของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง
ไฟล์ MSG คืออะไร
ไฟล์ MSG เป็นรูปแบบที่เรียบง่ายและเน้นเฉพาะเจาะจงกว่ามาก ออกแบบมาเพื่อบันทึกรายการเดียวจาก Outlook รายการนี้อาจเป็นข้อความอีเมล (พร้อมไฟล์แนบ) รายชื่อผู้ติดต่อ การนัดหมายในปฏิทิน หรืองาน เมื่อคุณบันทึกอีเมลเป็นไฟล์ MSG ระบบจะเก็บผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง เนื้อหา และไฟล์ที่แนบมาทั้งหมดไว้ในไฟล์เดี่ยวแบบสแตนด์อโลน
ลักษณะสำคัญของไฟล์ MSG:
เน้นรายการเดียว: ประกอบด้วยรายการ Outlook เพียงรายการเดียว
แชร์และพกพาง่าย: เนื่องจากเป็นไฟล์เดียว คุณจึงสามารถส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบ บันทึกลงในไดรฟ์คลาวด์ หรือเก็บไว้ในโฟลเดอร์การจัดการโครงการนอก Outlook ได้อย่างง่ายดาย
รูปแบบมาตรฐาน: แม้จะพัฒนาโดย Microsoft แต่รูปแบบ MSG ก็มีการบันทึกเอกสารและสามารถเปิดโดยโปรแกรมรับส่งและโปรแกรมดูอีเมลอื่นๆ ได้ ทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดีกว่า PST
ข้อมูลอ้างอิงด่วน: เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น การยืนยันสัญญาหรือกำหนดการเดินทางเที่ยวบิน ไว้ในที่ที่คุณจำได้ง่าย
PST เทียบกับ MSG: อธิบายความแตกต่างที่สำคัญ
เมื่อเราเข้าใจแต่ละรูปแบบแล้ว เรามาเปรียบเทียบกัน
| หมายเลข | ลักษณะ | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | ขอบเขตและความจุ | ตัวจัดการมาโคร รองรับไฟล์ได้หลายพันรายการในหลายโฟลเดอร์ | ตัวจัดการไมโคร รองรับไฟล์เพียงไฟล์เดียว |
| 2 | ความสะดวกในการพกพาและการแชร์ | ยุ่งยาก การแชร์ไฟล์ PST หมายถึงการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ซึ่งไม่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน | พกพาสะดวก ออกแบบมาให้แชร์และย้ายได้ง่าย เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ |
| 3 | ความสามารถในการค้นหา | ค้นหาภายใน Outlook คุณสามารถค้นหาเนื้อหาของไฟล์ PST ได้ แต่จะต้องค้นหาหลังจากที่เปิดไฟล์ใน Outlook แล้วเท่านั้น | ค้นหาตามชื่อไฟล์ คุณค้นหาโดยใช้โปรแกรมสำรวจไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ซึ่งโดยทั่วไปจะค้นหาตามหัวเรื่องไฟล์ |
| 4 | ความเสี่ยงต่อการเสียหาย | ความเสี่ยงสูง ไฟล์ PST เป็นฐานข้อมูลที่ซับซ้อนและอาจเสียหายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไฟล์มีขนาดใหญ่เกินขีดจำกัด (50 GB สำหรับเวอร์ชันใหม่กว่า) หรือเข้าถึงผ่านเครือข่าย | ความเสี่ยงต่ำ เนื่องจากเป็นไฟล์เดี่ยวๆ จึงมีโอกาสเสียหายน้อยกว่ามาก การสูญเสียไฟล์ใดไฟล์หนึ่งจะไม่ส่งผลกระทบต่อข้อมูลอื่นๆ |
| 5 | การเปิดไฟล์ | จำเป็นต้องใช้ Outlook คุณต้องใช้ Microsoft Outlook เพื่อเปิดและเรียกดูไฟล์ PST การดับเบิลคลิกไฟล์จะเพิ่มไฟล์นั้นลงในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ | เปิดใน Outlook การดับเบิลคลิกไฟล์ MSG จะเปิดไฟล์นั้นใน Outlook แม้ว่าอีเมลต้นฉบับจะหายไปจากกล่องจดหมายของคุณนานแล้วก็ตาม |
เลือกอย่างไร: PST หรือ MSG?
ยังไม่แน่ใจว่าจะใช้แบบไหนดี? ลองถามตัวเองดู:
ใช้ไฟล์ PST หาก…
- คุณต้อง เก็บถาวรโฟลเดอร์หรือโปรเจ็กต์ทั้งหมด ที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงทุกวันอีกต่อไป
- เป้าหมายหลักของคุณคือ เพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมายของเซิร์ฟเวอร์
- คุณกำลังดำเนินการ สำรองข้อมูลทั้งหมด ข้อมูล Outlook ของคุณ
- คุณต้อง เก็บบันทึกการสื่อสารจำนวนมากที่มีโครงสร้างและสามารถค้นหาได้
ใช้ไฟล์ MSG หาก…
- คุณต้องบันทึกและ แชร์อีเมลสำคัญหนึ่งฉบับ กับผู้อื่น
- คุณต้อง เก็บอีเมลสำคัญไว้นอก Outlook ในโฟลเดอร์โปรเจ็กต์หรือระบบการจัดการเอกสารเฉพาะ
- เป้าหมายของคุณคือ การพกพาที่ง่ายและรวดเร็ว สำหรับข้อมูลเพียงรายการเดียว
- คุณไม่ต้องการจัดการกับไฟล์ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ซับซ้อน
เคล็ดลับจากมืออาชีพและบทสรุป
- ข้อจำกัดขนาดไฟล์ PST: โปรดคำนึงถึงขนาดของไฟล์ PST ไฟล์ PST รุ่นเก่า (รูปแบบ ANSI) มีขีดจำกัดขนาด 2 GB และเสียหายได้ง่าย ไฟล์ PST รุ่นใหม่ที่ใช้ Unicode สามารถมีขนาดได้ถึง 50 GB แต่ขนาดเล็กกว่าย่อมมีเสถียรภาพมากกว่า
- ความปลอดภัย: ไฟล์ทั้งสองสามารถมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ เนื่องจากไฟล์ MSG มักถูกแชร์และจัดเก็บอย่างหลวมๆ ดังนั้นจึงควรระมัดระวังเรื่องความปลอดภัยเป็นพิเศษ ไฟล์ PST เป็นเป้าหมายขนาดใหญ่ของการโจรกรรมข้อมูล
- แนวทางแบบผสมผสาน: ผู้ใช้ระดับสูงหลายคนใช้ทั้งสองแบบ พวกเขาใช้ไฟล์ PST สำหรับการเก็บถาวรจำนวนมากในช่วงปลายปีหรือช่วงปลายปีของโปรเจกต์ และใช้ไฟล์ MSG เพื่อบันทึกอีเมล “สำคัญ” ที่เกี่ยวข้องกับงานเฉพาะหรือลูกค้าตลอดทั้งปี
สรุป:
อย่าคิดว่าไฟล์ PST และ MSG เป็นคู่แข่งกัน แต่ให้คิดว่าเป็นเครื่องมือที่แตกต่างกันสำหรับงานที่แตกต่างกัน การเข้าใจว่า PST คือคอนเทนเนอร์และ MSG คือรายการเดียว จะช่วยให้คุณควบคุมข้อมูล Outlook ของคุณได้อย่างเต็มที่ มั่นใจได้ว่าคุณกำลังใช้ไฟล์ที่ถูกต้องสำหรับงานที่เหมาะสม
คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ 1: วัตถุประสงค์หลักของไฟล์ PST คืออะไร
ตอบ: ไฟล์ PST ใช้สำหรับการเก็บถาวรโฟลเดอร์อีเมล รายชื่อติดต่อ และรายการในปฏิทินทั้งหมดจำนวนมาก เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างบนเซิร์ฟเวอร์หรือสร้างข้อมูลสำรอง
คำถามที่ 2: ฉันควรใช้ไฟล์ MSG แทน PST เมื่อใด
ตอบ: ใช้ไฟล์ MSG เมื่อคุณต้องการบันทึกหรือแชร์อีเมลสำคัญฉบับเดียวนอก Outlook เพื่อให้ง่ายต่อการพกพาและเข้าถึง
คำถามที่ 3: ฉันสามารถเปิดไฟล์ PST โดยไม่ต้องใช้ Microsoft Outlook ได้หรือไม่
ตอบ: ไม่ได้ โดยทั่วไปแล้ว คุณต้องใช้ Microsoft Outlook เพื่อเปิดและเรียกดูเนื้อหาของไฟล์ PST อย่างถูกต้อง
คำถามที่ 4: รูปแบบไฟล์ใดมีความเสี่ยงมากกว่าและอาจเสียหายได้
ตอบ: ไฟล์ PST มีความเสี่ยงสูงที่จะเสียหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นหรือเข้าถึงผ่านเครือข่าย
คำถามที่ 5: ไฟล์ MSG ดีสำหรับการสำรองข้อมูลกล่องจดหมายทั้งหมดหรือไม่
ตอบ: ไม่ ไฟล์ MSG จะบันทึกได้ครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น ให้ใช้ไฟล์ PST เพื่อสำรองข้อมูลกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณ
ดูเพิ่มเติม
- รูปแบบไฟล์อีเมลที่ FileFormat.com?
- API โอเพนซอร์สชั้นนำสำหรับการประมวลผลอีเมล
- MSG เทียบกับ EML: วิธีแปลงไฟล์ผ่าน .NET, Java และ Python?
- [7 API และเครื่องมืออีเมลโอเพนซอร์สและฟรีสำหรับนักพัฒนา]]10
- [.h เทียบกับ .hpp: อะไรคือความแตกต่างและคุณควรใช้ไฟล์ใด]]11