Last Updated: 20 Nov, 2025
คุณเพิ่งสแกนเอกสารและรันผ่านซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) ไปแล้ว ตอนนี้คุณต้องเลือกระหว่างการบันทึกผลลัพธ์อย่างไร? รูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้มากที่สุด 3 รูปแบบ ได้แก่ TXT, PDF ที่ค้นหาได้ และ Word (DOCX) แต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันไป การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด รูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้มากที่สุด 3 รูปแบบ ได้แก่
- ข้อความธรรมดา (TXT)
- PDF ที่ค้นหาได้
- เอกสาร Word (DOCX)
แต่ละรูปแบบมีจุดแข็ง ข้อจำกัด และกรณีการใช้งานที่เหมาะสมแตกต่างกันไป ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะอธิบายข้อดีและข้อเสียของแต่ละรูปแบบ เพื่อช่วยคุณเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของคุณ
1. ข้อความธรรมดา (.txt) - ขุมพลังแห่งข้อมูลดิบ
ไฟล์ TXT เป็นรูปแบบข้อความดิจิทัลที่เรียบง่ายและพื้นฐานที่สุด เมื่อ ซอฟต์แวร์ OCR ของคุณส่งออกไฟล์ TXT มันจะลบการจัดรูปแบบทั้งหมดออกไป ทั้งแบบอักษร สี รูปภาพ คอลัมน์ และตาราง และให้คุณเห็นแต่ข้อความดิบๆ ที่ไม่มีการจัดรูปแบบ
ข้อดี:
- ✅ ใช้งานได้กับทุกอุปกรณ์ – สามารถเปิดไฟล์ TXT ได้บนอุปกรณ์ทุกชนิด ตั้งแต่สมาร์ทโฟนไปจนถึงระบบเดิม โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ
- ✅ ขนาดไฟล์เล็ก – เนื่องจากไฟล์ TXT มีข้อความดิบๆ โดยไม่ต้องจัดรูปแบบ ไฟล์ TXT จึงมีน้ำหนักเบามาก
- ✅ แก้ไขและประมวลผลได้ง่าย – เหมาะสำหรับการดึงข้อมูล การทำเหมืองข้อความ หรือการป้อนข้อมูลเข้าสู่ฐานข้อมูลและโมเดล AI
- ✅ ไม่มีปัญหาเรื่องการจัดรูปแบบ – ต่างจาก DOCX หรือ PDF ตรงที่ไม่มีความเสี่ยงที่แบบอักษร รูปภาพ หรือเค้าโครงจะเสียหาย
- ✅ เหมาะสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล – เนื่องจากเป็นข้อความล้วน รูปแบบนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการนำเข้าเข้าสู่ฐานข้อมูล สเปรดชีต หรือสคริปต์สำหรับการทำเหมืองข้อมูลและการวิเคราะห์
ข้อเสีย:
- ❌ สูญเสียการจัดรูปแบบทั้งหมด: นี่คือข้อเสียที่ใหญ่ที่สุด คุณจะสูญเสียเค้าโครงภาพทั้งหมดของเอกสารต้นฉบับ ซึ่งอาจทำให้ข้อความอ่านยากหากโครงสร้างมีความสำคัญ
- ❌ ไม่มีรูปภาพที่ค้นหาได้ – หากผลลัพธ์ OCR มีไดอะแกรมหรือบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ ข้อมูลเหล่านั้นจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้
- ❌ โครงสร้างจำกัด – ย่อหน้าและหัวข้ออาจผสมกันหากไม่มีการเว้นวรรคที่เหมาะสม
เหมาะสำหรับ:
- นักวิทยาศาสตร์ข้อมูลและนักวิจัยที่ต้องการแยกข้อความจำนวนมากเพื่อการวิเคราะห์เชิงปริมาณ
- โปรแกรมเมอร์ที่ป้อนข้อความลงในแอปพลิเคชัน
- ผู้ที่ต้องการเนื้อหาข้อความพื้นฐานอย่างแท้จริงและไม่ต้องการอะไรเพิ่มเติม
- เหมาะสำหรับการคัดลอกและวางเนื้อหาลงในแอปพลิเคชันอื่นๆ อย่างรวดเร็ว
2. PDF ที่ค้นหาได้ (.pdf) - สำเนาดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบ
PDF ที่ค้นหาได้ คือที่สุดของทั้งสองโลก หน้าตาเหมือนกับเอกสารต้นฉบับที่สแกนทุกประการ โดยยังคงรักษาเค้าโครง รูปภาพ และแบบอักษรไว้อย่างครบถ้วน อย่างไรก็ตาม PDF นี้มีเลเยอร์ OCR-generated ข้อความที่มองไม่เห็น “อยู่ด้านหลัง” รูปภาพ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูเอกสารต้นฉบับได้ พร้อมกับสามารถค้นหา เลือก คัดลอก และวางข้อความได้
ข้อดี:
- ✅ รักษาเค้าโครงเดิม – เอกสารจะดูเหมือนต้นฉบับทุกประการ ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเอกสารทางกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ บันทึกประวัติ และไฟล์ใดๆ ที่รูปลักษณ์ดั้งเดิมมีความสำคัญ
- ✅ ค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ – คุณสามารถใช้ Ctrl+F (หรือ Cmd+F) เพื่อค้นหาคำสำคัญได้ทันที ทำให้ง่ายต่อการเรียกดูเอกสารขนาดยาว
- ✅ ปลอดภัยและแชร์ได้ – PDF ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางสำหรับเอกสารทางกฎหมาย เอกสารวิชาการ และเอกสารทางวิชาชีพ
- ✅ ขนาดเล็กกว่า PDF แบบรูปภาพอย่างเดียว – เนื่องจากมีการฝังข้อความไว้ ขนาดไฟล์จึงได้รับการปรับให้เหมาะสม
- ✅ สามารถคัดลอกเนื้อหาได้ – คุณสามารถเลือกและคัดลอกข้อความเพื่อนำไปใช้ที่อื่นได้
ข้อเสีย:
- ❌ การแก้ไขมีข้อจำกัด – แม้ว่าคุณจะสามารถไฮไลต์และใส่คำอธิบายประกอบได้ แต่การแก้ไขข้อความจำเป็นต้องใช้เครื่องมือแก้ไข PDF เช่น Adobe Acrobat
- ❌ อาจมีขนาดใหญ่ – หากเอกสารมีรูปภาพจำนวนมาก ขนาดไฟล์อาจยังคงใหญ่อยู่
- ❌ การจัดรูปแบบอาจเปลี่ยนแปลง – การจัดรูปแบบที่ซับซ้อน (เช่น ข้อความหลายคอลัมน์) อาจไม่สามารถ OCR ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
เหมาะสำหรับ:
- นักจดหมายเหตุ บรรณารักษ์ และผู้ประกอบวิชาชีพด้านกฎหมาย ที่ต้องการสร้างคลังเอกสารต้นฉบับแบบดิจิทัลที่สามารถค้นหาได้
- นักศึกษาและนักวิจัย ที่ต้องการแปลงตำราเรียนหรือบทความเป็นดิจิทัลเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
- ผู้ที่ต้องการจัดเก็บสำเนาเอกสารกระดาษแบบดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบและสามารถค้นหาได้
- การแชร์เอกสารที่ต้องคงรูปแบบดั้งเดิมไว้
3. Microsoft Word (DOCX) – เครื่องมือแก้ไขที่ทรงพลัง
การบันทึกผลลัพธ์ OCR ของคุณเป็นไฟล์ Microsoft Word (DOCX) ไม่เพียงแต่พยายามแยกข้อความเท่านั้น แต่ยังสร้างการจัดรูปแบบของเอกสารต้นฉบับใหม่ ซึ่งรวมถึงหัวเรื่อง คอลัมน์ ตาราง และแบบอักษร ให้อยู่ในรูปแบบที่แก้ไขได้
ข้อดี:
- ✅ แก้ไขได้อย่างสมบูรณ์ – นี่คือข้อได้เปรียบหลัก คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อความ จัดรูปแบบย่อหน้าใหม่ แก้ไขตาราง และนำเนื้อหาไปใช้กับเอกสารใหม่ได้อย่างอิสระ
- ✅ คงรูปแบบเดิมไว้ได้มากที่สุด – OCR สมัยใหม่ค่อนข้างดีในการสร้างเค้าโครงเดิมขึ้นมาใหม่ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่ต้องจัดรูปแบบทุกอย่างใหม่ตั้งแต่ต้น
- ✅ อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคย – คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการทำงานใน Microsoft Word หรือโปรแกรมประมวลผลคำอื่นๆ เช่น Google Docs
- ✅ ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน – ติดตามการเปลี่ยนแปลง แสดงความคิดเห็น และแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงาน
- ✅ ใช้งานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ – สามารถแปลงเป็น Google Docs, LibreOffice และอื่นๆ ได้
ข้อเสีย:
- ❌ ข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ – การจัดรูปแบบที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายคอลัมน์ ตารางที่ซับซ้อน หรือรูปภาพ บางครั้งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบหรือรูปแบบที่ “แปลก” ซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขด้วยตนเอง
- ❌ ขนาดไฟล์ใหญ่กว่า TXT – รูปภาพและการจัดรูปแบบที่ฝังไว้จะเพิ่มการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล
- ❌ ต้องใช้ Word หรือโปรแกรมอื่นๆ – ไม่สามารถเข้าถึงได้ทั่วไปเหมือน PDF หรือ TXT
- ❌ อาจเกิดความไม่ตรงกันของแบบอักษร – หากคุณไม่ได้ติดตั้งแบบอักษรของเอกสารต้นฉบับ โปรแกรมประมวลผลคำจะแทนที่แบบอักษรนั้น ทำให้รูปลักษณ์เปลี่ยนไป
เหมาะสำหรับ:
- ผู้สร้างและนักเขียนเนื้อหา ที่ต้องการอัปเดตเอกสารเก่าหรือใช้เนื้อหาเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่
- ผู้ช่วยงานธุรการ ที่ต้องการแปลงบันทึกหรือแบบฟอร์มที่พิมพ์ออกมาเป็นดิจิทัลที่แก้ไขได้
- ผู้ที่ต้องการแก้ไขหรือเขียนเนื้อหาเอกสารที่สแกนใหม่อย่างละเอียด
- เหมาะสำหรับงานที่ต้องทำงานร่วมกันซึ่งคาดว่าจะต้องมีการแก้ไขหลายครั้ง
- ผู้ที่ต้องการแก้ไขเอกสารที่ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบก่อนการสรุปเอกสาร
ตารางเปรียบเทียบแบบรวดเร็ว
| หมายเลข | คุณสมบัติ | TXT | PDF ที่ค้นหาได้ | DOCX |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ความสามารถในการแก้ไข | ต่ำ | ปานกลาง | สูง |
| 2 | ขนาดไฟล์ | เล็กมาก | ปานกลางถึงสูง | ปานกลาง |
| 3 | การรักษาเค้าโครง | ไม่มี | สูง | ปานกลาง |
| 4 | สามารถค้นหาได้ | ใช่ | ใช่ | ใช่ |
| 5 | เหมาะสำหรับ | ข้อมูลดิบ | การเก็บถาวร การดู | การแก้ไข การทำงานร่วมกัน |
เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: ใช้เครื่องมือ OCR ที่เหมาะสม
เครื่องมือ OCR แต่ละอันไม่ได้แสดงผลทุกรูปแบบได้ดีเท่ากัน แอป OCR ยอดนิยมอย่าง Aspose OCR, Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader หรือ OCR API บนคลาวด์อย่าง Aspose OCR Cloud API และ SDK ให้คุณเลือกและปรับแต่งรูปแบบได้
สนใจสร้างแอปพลิเคชันประมวลผล OCR ของคุณเองสำหรับแพลตฟอร์มหลักๆ ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น Java, .NET, PHP, Python, Node.js, Ruby และอื่นๆ โปรดพิจารณา Aspose OCR API
ควรตรวจสอบและพิสูจน์อักษรผลลัพธ์เสมอ เพราะ OCR ไม่ได้สมบูรณ์แบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการสแกนด้วยลายมือหรือคุณภาพต่ำ
ความคิดเห็นสุดท้าย
- ต้องการความเรียบง่ายและความสะดวกในการพกพาใช่ไหม → TXT
- ต้องการความสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างความสามารถในการค้นหาและการจัดวางใช่ไหม → PDF ที่ค้นหาได้
- ต้องการแก้ไขและนำเนื้อหาไปใช้ใหม่ใช่ไหม → Word (DOCX)
OCR เป็นตัวช่วยสำคัญในการเลิกใช้กระดาษ การแปลงบันทึกประวัติเป็นดิจิทัล หรือการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่รูปแบบผลลัพธ์ที่คุณเลือกนั้นมีความสำคัญอย่างมากต่อความสามารถในการใช้งานและการแชร์ข้อมูลนั้น ด้วยการทำความเข้าใจจุดแข็งและข้อดีข้อเสียของ TXT, PDF ที่ค้นหาได้ และ DOCX คุณสามารถปรับแต่งกลยุทธ์ OCR ให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณได้
คำถามที่พบบ่อย
ถาม: อะไรคือความแตกต่างหลักระหว่างผลลัพธ์ OCR TXT, PDF ที่ค้นหาได้ และ DOCX
ตอบ: TXT เป็นข้อความธรรมดาที่ไม่มีการจัดรูปแบบ PDF ที่ค้นหาได้จะยังคงรูปลักษณ์ดั้งเดิมไว้ด้วยข้อความที่ค้นหาได้ และ DOCX ให้เนื้อหาที่แก้ไขได้อย่างสมบูรณ์
ถาม: รูปแบบ OCR ใดดีที่สุดสำหรับการแก้ไขเอกสาร
ตอบ: DOCX เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการแก้ไข เนื่องจากรักษาการจัดรูปแบบและอนุญาตให้แก้ไขข้อความทั้งหมดได้
ถาม: ทำไมฉันจึงควรใช้ PDF ที่ค้นหาได้แทน PDF ทั่วไป
ตอบ: PDF ที่ค้นหาได้ช่วยให้คุณค้นหา ไฮไลต์ และคัดลอกข้อความภายในเอกสาร โดยยังคงเค้าโครงเดิมไว้
ถาม: ผลลัพธ์ TXT มีประโยชน์สำหรับเอกสารระดับมืออาชีพหรือไม่
ตอบ: ไม่ TXT ดีกว่าสำหรับการแยกข้อความแบบง่าย ซึ่งเค้าโครงและการจัดรูปแบบไม่สำคัญ
ถาม: มี API แบบโอเพนซอร์สหรือฟรีสำหรับทำงานกับไฟล์ PDF หรือไม่ ตอบ: มี API แบบโอเพนซอร์สและฟรีมากมาย15 ที่มีประโยชน์สำหรับการทำงานกับไฟล์ PDF