Google Docs คืออะไร เริ่มต้นใช้งานอย่างไร และสิ่งที่คุณต้องรู้

Google Docs คืออะไร?

Google Docs คือโปรแกรมประมวลผลคำบนเว็บฟรีจาก Google ช่วยให้คุณสร้าง แก้ไข และแชร์เอกสารออนไลน์ได้ พร้อมทั้งทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์ เอกสารทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้จากทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าจะสูญเสียงานหรือต้องพกพาไดรฟ์ USB ติดตัว!

เริ่มต้นใช้งาน Google Docs

สำหรับผู้เริ่มต้น นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อเริ่มใช้งาน Google Docs:

1. การเข้าถึง Google Docs:

• ลงชื่อเข้าใช้ บัญชี Google ของคุณ หากคุณยังไม่มี คุณสามารถสร้างได้ฟรีและง่ายดาย - ไปที่ docs.google.com หรือเข้าถึงได้ผ่านเมนูแอป Google

2. การสร้างเอกสารใหม่:

• บนหน้าแรกของ Google Docs ให้คลิกตัวเลือก “ว่างเปล่า” เพื่อเริ่มเอกสารใหม่
• หากคุณต้องการรูปแบบเฉพาะ ให้สำรวจ แกลเลอรีเทมเพลต เพื่อดูเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า

3. ทำความเข้าใจอินเทอร์เฟซ:

• ทำความคุ้นเคยกับแถบเครื่องมือและแถบเมนูที่ด้านบน ซึ่งมีตัวเลือกสำหรับการจัดรูปแบบ การแทรกองค์ประกอบ และอื่นๆ
• คลิกที่ “เอกสารที่ไม่มีชื่อ” ที่ด้านบนซ้ายเพื่อตั้งชื่อเอกสารของคุณ

4. การแก้ไขและการจัดรูปแบบพื้นฐาน:

• เริ่มพิมพ์ในพื้นที่เอกสาร ใช้แถบเครื่องมือเพื่อเปลี่ยนแบบอักษร ขนาด และสี

• ใช้ลูกศรย้อนกลับ/ทำซ้ำเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

• ใช้การจัดรูปแบบพื้นฐาน เช่น ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ โดยเน้นข้อความและใช้ไอคอนที่เกี่ยวข้อง 5. การบันทึกและเข้าถึงงานของคุณ:

• Google Docs จะบันทึกงานของคุณโดยอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลว่าจะสูญเสียอะไรไป

• คุณสามารถค้นหาเอกสารที่บันทึกไว้ทั้งหมดได้ใน Google Drive

6. การแชร์และการทำงานร่วมกัน:

• คลิกที่ปุ่ม “แชร์” สีน้ำเงินที่ด้านบนขวาเพื่อแชร์เอกสารของคุณกับผู้อื่น คุณสามารถควบคุมได้ว่าพวกเขาจะดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขได้หรือไม่
• ผู้ทำงานร่วมกันสามารถแสดงความคิดเห็นหรือแนะนำการแก้ไขโดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อความต้นฉบับ

7. การแทรกองค์ประกอบ:

• ใช้เมนู “แทรก” เพื่อเพิ่มรูปภาพ ตาราง ลิงก์ และอื่นๆ
• จัดระเบียบเอกสารของคุณด้วยหัวเรื่องและรูปแบบเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ

8. การดาวน์โหลดและการพิมพ์:

• ดาวน์โหลดเอกสารของคุณในรูปแบบต่างๆ (เช่น Word หรือ PDF) โดยไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลด
• พิมพ์เอกสารของคุณโดยตรงจาก Google Docs ผ่าน ไฟล์ > พิมพ์

9. รับความช่วยเหลือ:

• หากคุณประสบปัญหา ให้ใช้ ศูนย์ช่วยเหลือ Google Docs เพื่อค้นหาคำตอบ

ประโยชน์ของ Google Docs

ตอนนี้คุณคุ้นเคยกับพื้นฐานแล้ว มาสำรวจประโยชน์หลักของการใช้ Google Docs กัน:

1. ฟรีและเข้าถึงได้: Google Docs ใช้งานได้ฟรีและเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณสามารถเปิดใช้งานโหมดออฟไลน์ได้ขณะเดินทาง

2. การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน ทำให้ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ง่าย คุณสามารถแสดงความคิดเห็น แนะนำการแก้ไข และติดตามการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์

3. บันทึกอัตโนมัติและประวัติเวอร์ชัน: Google Docs จะบันทึกงานของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจะไม่สูญเสียความคืบหน้าของคุณ คุณยังสามารถดูและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารได้อีกด้วย

4. การแชร์และสิทธิ์การใช้งานที่ง่ายดาย: การแชร์เอกสารของคุณนั้นง่ายดายเหมือนกับการส่งลิงก์ คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารได้ ทำให้การทำงานร่วมกันมีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

5. การจัดเก็บและบูรณาการบนคลาวด์: เอกสารทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ใน Google Drive โดยให้พื้นที่จัดเก็บฟรี 15 GB Google Docs บูรณาการกับแอปอื่นๆ ของ Google ได้อย่างราบรื่น เช่น แผ่นงาน สไลด์ และแบบฟอร์ม

6. ความเข้ากันได้ข้ามแพลตฟอร์ม: ไม่ว่าคุณจะใช้พีซี Mac แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน Google Docs ก็สามารถทำงานบนอุปกรณ์ใดก็ได้ โหมดออฟไลน์ก็พร้อมใช้งานเช่นกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถทำงานต่อไปได้แม้จะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

7. เทมเพลตและตัวเลือกการจัดรูปแบบ: ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับประวัติย่อ รายงาน และอื่นๆ คุณยังสามารถจัดรูปแบบข้อความของคุณด้วยแบบอักษร ขนาด และรูปแบบต่างๆ และแทรกภาพ ตาราง และแผนภูมิได้

8. ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว: Google Docs เข้ารหัสข้อมูลของคุณและให้คุณควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์เพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณยังคงเป็นส่วนตัว

9. ส่วนเสริมและส่วนขยาย: ปรับปรุงประสบการณ์ Google Docs ของคุณด้วย ส่วนเสริม ต่างๆ เช่น ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ ตัวจัดการการอ้างอิง และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำงานอัตโนมัติด้วย Google Apps Script ได้อีกด้วย

10. การทำงานร่วมกันข้ามแพลตฟอร์ม: แม้ว่าผู้ร่วมงานของคุณจะไม่ได้ใช้ Google Docs แต่คุณสามารถแชร์เอกสารกับพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยการส่งออกเป็นรูปแบบเช่น Word หรือ PDF

ภาพรวมสั้นๆ ของ Google Docs และเครื่องมืออื่นๆ ของ Google Workspace

Google Docs เป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Google ซึ่งมักเรียกกันว่า Google Workspace (เดิมเรียกว่า G Suite) ต่อไปนี้คือรายละเอียดของซอฟต์แวร์หลักที่เป็นส่วนหนึ่งของชุด Google Docs:

1. Google Docs

โปรแกรมประมวลผลคำบนเว็บที่ให้คุณสร้าง แก้ไข และแชร์เอกสารข้อความ

2. Google Sheets

เครื่องมือสเปรดชีตบนเว็บที่ให้คุณสร้าง แก้ไข และแชร์สเปรดชีต คล้ายกับ Microsoft Excel

3. Google Slides

เครื่องมือการนำเสนอบนเว็บที่ให้คุณสร้าง แก้ไข และแชร์สไลด์โชว์ คล้ายกับ Microsoft PowerPoint

4. Google Forms

เครื่องมือสำหรับสร้างแบบสำรวจ แบบทดสอบ และแบบฟอร์ม คุณสามารถรวบรวมคำตอบได้โดยตรงใน Google Sheets เพื่อการจัดการข้อมูลอย่างง่ายดาย

5. Google Drawings

ซอฟต์แวร์สร้างไดอะแกรมบนเว็บที่ให้คุณสร้างไดอะแกรม แผนภูมิลำดับเหตุการณ์ และภาพอื่นๆ ได้ ซอฟต์แวร์นี้ผสานเข้ากับ Google Docs เพื่อการแทรกภาพวาดลงในเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย

6. Google Drive

แม้ว่าจะไม่ใช่เครื่องมือสร้างเอกสาร แต่ Google Drive ก็เป็นบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่จัดเก็บไฟล์ Google Docs ทั้งหมดของคุณ (รวมถึงชีต สไลด์ และอื่นๆ) ช่วยให้คุณจัดระเบียบ แชร์ และจัดการไฟล์ทั้งหมดได้ในที่เดียว

Google Docs เทียบกับ Microsoft Word: คุณควรเลือกอันไหน

แม้ว่า Google Docs จะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่คุณอาจสงสัยว่าเครื่องมือนี้เทียบกับ Microsoft Word ได้อย่างไร นี่คือการเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าอันไหนเหมาะกับคุณ:

1. การเข้าถึงและค่าใช้จ่าย:

• Google Docs: ฟรีและใช้งานบนเว็บ เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• Microsoft Word: ต้องซื้อครั้งเดียวหรือสมัครสมาชิก มีให้ใช้งานในรูปแบบ แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป และเวอร์ชันเว็บ

2. การทำงานร่วมกันและการแชร์:

• Google Docs: การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการแชร์ที่ง่ายดายเป็นจุดแข็งหลัก
• Microsoft Word: มีฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน แต่ไม่ราบรื่นเท่า Google Docs ต้องใช้ OneDrive สำหรับการทำงานร่วมกันบนคลาวด์

3. ฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงาน:

• Google Docs: ฟีเจอร์พื้นฐาน เหมาะสำหรับเอกสารและการทำงานร่วมกันแบบง่ายๆ

• Microsoft Word: มีคุณสมบัติขั้นสูงมากมาย เช่น การติดตามการเปลี่ยนแปลง การผสานจดหมาย และอื่นๆ ทำให้เหมาะสำหรับเอกสารที่ซับซ้อน 4. ความเข้ากันได้ของไฟล์:

• Google Docs: รองรับรูปแบบต่างๆ แต่บางครั้งอาจมีปัญหาเรื่องการจัดรูปแบบเมื่อแปลงระหว่างรูปแบบต่างๆ

• Microsoft Word: รักษาการจัดรูปแบบได้ดีขึ้นและรองรับประเภทไฟล์ที่หลากหลายยิ่งขึ้น

5. การจัดเก็บและการบูรณาการ:

• Google Docs: บูรณาการกับ Google Drive และแอป Google อื่นๆ โดยให้พื้นที่จัดเก็บฟรี 15 GB
• Microsoft Word: บูรณาการกับ OneDrive โดยให้พื้นที่จัดเก็บฟรี 5 GB ผู้สมัครใช้งาน Microsoft 365 จะได้รับพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม

6. ประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือ:

• Google Docs: ทำงานได้ดีสำหรับงานส่วนใหญ่ แต่บางครั้งอาจล่าช้าสำหรับเอกสารขนาดใหญ่มาก
• Microsoft Word: มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้มากกว่าสำหรับการจัดการเอกสารขนาดใหญ่และซับซ้อน

7. การปรับแต่งและส่วนเสริม:

• Google Docs: นำเสนอส่วนเสริมที่เรียบง่าย แต่ตัวเลือกการปรับแต่งนั้นมีจำกัด - Microsoft Word: ตัวเลือกการปรับแต่งที่ครอบคลุม รวมถึงการจัดรูปแบบขั้นสูง มาโคร และปลั๊กอิน

8. การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว:

• Google Docs: คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งแต่ผู้ใช้บางรายอาจกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัว
• Microsoft Word: มีระบบรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร โดยเฉพาะเมื่อใช้กับ Microsoft 365

9. การเรียนรู้อย่างก้าวกระโดด:

• Google Docs: เรียนรู้ได้ง่ายกว่า โดยเฉพาะสำหรับผู้เริ่มต้น
• Microsoft Word: ซับซ้อนกว่าแต่เหมาะสำหรับผู้ใช้ขั้นสูง

10. เมื่อใดควรเลือก Google Docs หรือ Microsoft Word:

• Google Docs: ดีที่สุดสำหรับเอกสารง่ายๆ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และผู้ใช้ที่ต้องการสภาพแวดล้อมบนคลาวด์
• Microsoft Word: ดีกว่าสำหรับเอกสารที่ซับซ้อน งานระดับมืออาชีพ และผู้ใช้ที่ต้องการคุณสมบัติขั้นสูง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Google Docs

ฟังก์ชันหลักของ Google Docs คืออะไร

Google Docs เป็นเครื่องมือประมวลผลคำออนไลน์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์

Google Docs เหมาะที่สุดสำหรับใช้งานด้านใด

Google Docs เหมาะที่สุดสำหรับการสร้างและแก้ไขเอกสารข้อความ การทำงานร่วมกับผู้อื่น และการเข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

คุณจะใช้ Google Docs ทำอะไร 3 อย่าง

1. การเขียนและแก้ไขรายงานหรือเรียงความ
2. การสร้างบันทึกการประชุมและเอกสารสำหรับการทำงานร่วมกัน
3. การแบ่งปันและทำงานกับเอกสารกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์

Google Docs มีข้อจำกัดอะไรบ้าง

• ฟังก์ชันการทำงานออฟไลน์มีจำกัด
• ตัวเลือกการจัดรูปแบบขั้นสูงน้อยกว่าเมื่อเทียบกับโปรแกรมประมวลผลคำบนเดสก์ท็อปบางโปรแกรม
• การพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อให้ใช้งานได้เต็มรูปแบบ

ผู้ใช้กี่รายสามารถใช้ Google Docs ได้

ผู้ใช้จำนวนไม่จำกัดสามารถใช้ Google Docs ได้ โดยมีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน

Google Docs มีประโยชน์อย่างไร

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• การแชร์และการเข้าถึงจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่ง่ายดาย
• การบันทึกและประวัติเวอร์ชันอัตโนมัติ

ใครสร้าง Google Docs

• Google Docs สร้างโดย Google

ทำไมผู้คนถึงชอบ Google Docs

• การเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้
• คุณสมบัติการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น
• การบูรณาการกับเครื่องมือ Google Workspace อื่นๆ

Google Docs ปลอดภัยหรือไม่

Google Docs ใช้การเข้ารหัสและมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ เพื่อปกป้องข้อมูล แต่ผู้ใช้ควรตระหนักถึงปัญหาความเป็นส่วนตัวที่อาจเกิดขึ้น และใช้การตั้งค่าการแชร์ที่เหมาะสม

Google Docs เป็นมิตรกับผู้ใช้หรือไม่

ใช่ Google Docs ได้รับการออกแบบมาให้เป็นมิตรกับผู้ใช้ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

Google Docs ติดตามหรือไม่

Google Docs ติดตามการเปลี่ยนแปลงและประวัติเอกสาร แต่จะไม่ติดตามกิจกรรมของผู้ใช้แต่ละรายนอกเหนือจากการแก้ไขเอกสาร

Google Docs อ่านให้ฉันฟังได้ไหม

Google Docs ไม่มีคุณลักษณะแปลงข้อความเป็นเสียงในตัว แต่คุณสามารถใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอของบุคคลที่สามหรือส่วนขยายเบราว์เซอร์เพื่ออ่านข้อความออกเสียงได้

เอกสาร Google ของฉันอยู่ที่ไหน

Google Docs จะถูกเก็บไว้ใน Google Drive คุณสามารถดูเอกสาร Google ได้ที่ docs.google.com

แผ่นงานและสไลด์ Google Docs เรียกว่าอะไร

Google Docs, Google Sheets และ Google Slides เรียกรวมกันว่า แอปพลิเคชัน Google Workspace หรือ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Google Workspace ทั้งสองอย่างนี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Google Workspace ซึ่งออกแบบมาสำหรับการสร้างเอกสาร การวิเคราะห์ข้อมูล และการนำเสนอตามลำดับ