Останнє оновлення: 10 Nov, 2025
Якщо вам колись потрібно було зберегти або створити резервну копію даних Microsoft Outlook, ви, ймовірно, стикалися з двома ключовими форматами файлів: PST та MSG. Хоча на перший погляд вони можуть здаватися схожими — обидва створені Outlook і зберігають дані електронної пошти — вони виконують принципово різні функції.
Вибір неправильного формату може призвести до захаращеного цифрового сховища, неефективних резервних копій або труднощів у пошуку важливої інформації пізніше. Отже, у чому справжня різниця між PST і MSG? У цьому всебічному посібнику ми розберемо протиставлення PST vs. MSG, розглянемо, що таке кожен файл, їх ключові відмінності, ідеальні випадки використання та як обрати правильний варіант для ваших потреб.
На перший погляд: PST vs. MSG
| № | Функція | PST (Personal Storage Table) | MSG (Message) |
|---|---|---|---|
| 1 | Основна функція | Контейнерна база даних для архівування. | Збереження окремого листа. |
| 2 | Вміст | Весь вміст папок, календарі, контакти, листи. | Один конкретний лист, контакт, подія чи завдання. |
| 3 | Аналогія | Коробка для переїзду, заповнена багатьма файлами та папками. | Один важливий документ у прозорій обкладинці. |
| 4 | Ідеально підходить для | Масове архівування, повні резервні копії, звільнення простору сервера. | Обмін окремими листами, збереження критичної кореспонденції поза Outlook. |
| 5 | Розмір файлу | Великий (може бути багатогігабайтним). | Малий (зазвичай кілобайти). |
| 6 | Структура | Складна, пропрієтарна база даних. | Простіший, стандартизований формат. |
Що таке файл PST?
Файл PST (Personal Storage Table) — це, по суті, особиста база даних Outlook. Це пропрієтарний формат, розроблений Microsoft, який діє як локальний контейнер для всіх ваших даних Outlook. Уявіть його як віртуальний картотечний стіл або портативну поштову скриньку. Ви можете створити PST‑файл і перетягнути в нього цілі папки — наприклад, «Вхідні», «Відправлені» або власні проєктні папки.
Ключові характеристики PST‑файлу:
- Всеохоплююче сховище: Може містити листи, записи календаря, контакти, нотатки, завдання та журнальні записи.
- Офлайн‑доступність: PST‑файли зберігаються локально на вашому комп’ютері (наприклад,
C:\Users\[Username]\Documents\Outlook Files\archive.pst). Це дозволяє отримувати доступ до архіву навіть без підключення до інтернету. - Управління даними: Переважно використовується для архівування старих даних з метою звільнення місця на поштовому сервері (наприклад, Microsoft Exchange або Office 365) при збереженні доступу до цих даних у Outlook.
- Резервне копіювання та міграція: Ідеальний варіант для створення повної резервної копії даних Outlook або перенесення поштової скриньки з одного комп’ютера на інший.
Що таке файл MSG?
MSG‑файл — це значно простіший і більш сфокусований формат. Він призначений для збереження одного конкретного елементу з Outlook. Це може бути лист (разом із вкладеннями), контакт, подія календаря або завдання. Коли ви зберігаєте лист у форматі MSG, у файлі зберігаються відправник, одержувач, тема, тіло листа та будь‑які вкладені файли в одному автономному файлі.
Ключові характеристики MSG‑файлу:
- Фокус на одному елементі: Містить лише один елемент Outlook.
- Легке поширення та портативність: Оскільки це один файл, його можна легко надіслати як вкладення, зберегти у хмарному сховищі або розмістити у папці проєкту поза Outlook.
- Стандартизований формат: Хоча розроблений Microsoft, формат MSG задокументовано і його можуть відкривати інші поштові клієнти та переглядачі, що робить його більш сумісним, ніж PST.
- Швидке посилання: Ідеальний для збереження критичної інформації, наприклад підтвердження контракту або маршруту авіарейсу, у місці, яке легко запам’ятати.
PST vs. MSG: Ключові відмінності
| № | Аспект | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | Обсяг та місткість | Макро‑менеджер. Тримає тисячі елементів у різних папках. | Мікро‑менеджер. Тримає один окремий елемент. |
| 2 | Портативність та обмін | Громіздкий. Обмін PST‑файлом означає передачу величезного файлу — непрактично для спільної роботи. | Високопортативний. Спроектовано для легкого обміну та переміщення, як будь‑який інший документ. |
| 3 | Пошукові можливості | Пошук у Outlook. Ви можете шукати вміст PST‑файлу, лише після його відкриття в Outlook. | Пошук за назвою файлу. Ви шукаєте його у файловому провіднику, зазвичай за темою листа. |
| 4 | Ризик пошкодження | Вищий. PST‑файли — складні бази даних і можуть пошкодитися, особливо коли наближаються до ліміту розміру (50 ГБ для нових версій) або доступаються через мережу. | Нижчий. Як прості окремі файли, вони набагато менш схильні до пошкоджень. Втрата одного не впливає на інші дані. |
| 5 | Відкриття файлу | Потрібен Outlook. Для відкриття та перегляду PST‑файлу потрібен Microsoft Outlook; подвійний клік додає його до вашого профілю Outlook. | Відкривається в Outlook. Подвійний клік по MSG‑файлу відкриває конкретний елемент у Outlook, навіть якщо оригінальний лист вже видалено. |
Як обрати: PST чи MSG?
Все ще не впевнені, який формат обрати? Задайте собі такі питання:
Використовуйте PST, якщо…
- Потрібно архівувати цілі папки або проєкти, які більше не потрібні щодня.
- Головна мета — звільнити простір на сервері пошти.
- Ви виконуєте повне резервне копіювання даних Outlook.
- Потрібно зберегти структуру, яку можна шукати, великого об’єму комунікацій.
Використовуйте MSG, якщо…
- Потрібно зберегти та поділитися одним конкретним важливим листом.
- Ви хочете зберегти критичний лист поза Outlook у певній папці проєкту або системі управління документами.
- Потрібна швидка та легка портативність окремої інформації.
- Ви не хочете мати справу зі складністю великого файлу‑бази даних.
Професійні поради та підсумки
- Ліміти розміру PST: Слід стежити за розміром. Старі PST‑файли (ANSI) мають ліміт 2 ГБ і легко пошкоджуються. Нові, Unicode‑базовані PST‑файли можуть досягати 50 ГБ, проте менший розмір завжди стабільніший.
- Безпека: Обидва формати можуть містити конфіденційну інформацію. Оскільки MSG‑файли часто поширюються та зберігаються «вільно», будьте особливо уважні до їх захисту. PST‑файли — великі цілі для крадіжки даних.
- Гібридний підхід: Багато досвідчених користувачів застосовують обидва. Вони використовують PST для масового архівування в кінці року чи проєкту, а MSG‑файли — для збереження «геройських» листів, пов’язаних із конкретними завданнями чи клієнтами протягом року.
Підсумок
Не розглядайте PST vs. MSG як конкуренцію. Це різні інструменти для різних завдань. Розуміючи, що PST — це контейнер, а MSG — окремий елемент, ви отримуєте повний контроль над даними Outlook і завжди використовуєте правильний файл для потрібної роботи.
FAQ
Q1: Яка головна мета файлу PST?
A: Файл PST використовується для масового архівування цілих папок листів, контактів та записів календаря з метою звільнення простору на сервері або створення резервних копій.
Q2: Коли варто використовувати файл MSG замість PST?
A: Використовуйте MSG, коли потрібно зберегти або поділитися одним важливим листом поза Outlook для легкої портативності та доступу.
Q3: Чи можна відкрити PST‑файл без Microsoft Outlook?
A: Ні, зазвичай потрібен Microsoft Outlook, щоб правильно відкрити та переглянути вміст PST‑файлу.
Q4: Який формат більш схильний до пошкоджень?
A: Файли PST мають вищий ризик пошкодження, особливо коли вони великі або доступаються через мережу.
Q5: Чи підходить MSG‑файл для резервного копіювання всієї поштової скриньки?
A: Ні, MSG‑файл зберігає лише один елемент за раз; для повного резервного копіювання скриньки використовуйте PST‑файл.
Дивіться також
- Формати файлів електронної пошти на FileFormat.com?
- Відкриті API з обробки електронної пошти
- MSG vs. EML: Як конвертувати між ними за допомогою .NET, Java та Python?
- Топ 7 безкоштовних та відкритих API та інструментів електронної пошти для розробників
- .h vs .hpp: Яка різниця і який слід використовувати?