Last Updated: 19 Nov, 2025
Nếu bạn đã từng cần lưu hoặc sao lưu dữ liệu Microsoft Outlook, bạn có thể đã gặp hai định dạng tệp chính: PST và MSG. Mặc dù thoạt nhìn có vẻ giống nhau—cả hai đều được tạo bởi Outlook và lưu trữ dữ liệu email—nhưng về cơ bản, chúng phục vụ các mục đích khác nhau.
Chọn sai định dạng có thể dẫn đến việc lưu trữ kỹ thuật số lộn xộn, sao lưu không hiệu quả hoặc khó tìm thấy thông tin quan trọng sau này. Vậy, sự khác biệt thực sự giữa tệp PST và tệp MSG là gì? Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ phân tích cuộc tranh luận về PST so với MSG, tìm hiểu từng tệp là gì, những điểm khác biệt chính của chúng, các trường hợp sử dụng lý tưởng và cách chọn đúng định dạng cho nhu cầu của bạn.
Tổng quan: PST so với MSG
| Số | Tính năng | PST (Bảng Lưu trữ Cá nhân) | MSG (Tin nhắn) |
|---|---|---|---|
| 1 | Chức năng chính | Một cơ sở dữ liệu chứa để lưu trữ. | Một trình lưu email duy nhất. |
| 2 | Nội dung | Toàn bộ thư mục, lịch, danh bạ, email. | Một email, danh bạ, cuộc hẹn hoặc tác vụ cụ thể. |
| 3 | Tương tự | Một hộp di động chứa nhiều tệp và thư mục. | Một tài liệu quan trọng duy nhất trong một hộp trong suốt. |
| 4 | Lý tưởng cho | Lưu trữ hàng loạt, sao lưu toàn bộ, giải phóng dung lượng máy chủ. | Chia sẻ email cá nhân, lưu thư từ quan trọng bên ngoài Outlook. |
| 5 | Kích thước tệp | Lớn (có thể lên đến nhiều gigabyte). | Nhỏ (thường là kilobyte). |
| 6 | Cấu trúc | Cơ sở dữ liệu phức tạp, độc quyền. | Định dạng đơn giản hơn, dựa trên tiêu chuẩn. |
Tệp PST là gì?
Tệp PST (Bảng Lưu trữ Cá nhân) về cơ bản là cơ sở dữ liệu cá nhân của Outlook. Đây là định dạng tệp độc quyền do Microsoft phát triển, hoạt động như một vùng lưu trữ cục bộ cho toàn bộ dữ liệu Outlook của bạn. Hãy tưởng tượng nó như một tủ hồ sơ ảo hoặc một hộp thư di động. Bạn có thể tạo một tệp PST rồi kéo và thả toàn bộ thư mục—như “Hộp thư đến”, “Mục đã gửi” hoặc thư mục dự án tùy chỉnh—vào đó.
Đặc điểm chính của tệp PST:
Lưu trữ toàn diện: Có thể lưu trữ email, mục lịch, danh bạ, ghi chú, tác vụ và mục nhật ký.
Truy cập ngoại tuyến: Tệp PST được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn (ví dụ: C:\Users[Tên người dùng]\Documents\Outlook Files\archive.pst). Điều này cho phép bạn truy cập dữ liệu đã lưu trữ ngay cả khi không có kết nối internet.
Quản lý dữ liệu: Chủ yếu được sử dụng để lưu trữ dữ liệu cũ nhằm giải phóng dung lượng trên máy chủ email của bạn (như Microsoft Exchange hoặc Office 365) trong khi vẫn đảm bảo dữ liệu có thể truy cập được trong Outlook.
Sao lưu & Di chuyển: Tuyệt vời để tạo bản sao lưu đầy đủ dữ liệu Outlook hoặc để di chuyển hộp thư của bạn từ máy tính này sang máy tính khác.
Tệp MSG là gì?
Tệp MSG là một định dạng đơn giản và tập trung hơn nhiều. Nó được thiết kế để lưu một mục duy nhất, cụ thể từ Outlook.
Mục này có thể là một email (có tệp đính kèm), một liên hệ, một cuộc hẹn trên lịch hoặc một tác vụ. Khi bạn lưu email dưới dạng tệp MSG, thông tin người gửi, người nhận, chủ đề, nội dung và bất kỳ tệp đính kèm nào sẽ được giữ nguyên trong một tệp duy nhất, độc lập.
Các đặc điểm chính của tệp MSG:
Tập trung vào một mục duy nhất: Chỉ chứa một và chỉ một mục Outlook.
Dễ dàng chia sẻ và di chuyển: Vì là một tệp duy nhất, bạn có thể dễ dàng gửi email dưới dạng tệp đính kèm, lưu vào ổ đĩa đám mây hoặc lưu trữ trong thư mục quản lý dự án bên ngoài Outlook.
Định dạng chuẩn hóa: Mặc dù được Microsoft phát triển, định dạng MSG được ghi chép lại và có thể được mở bởi các ứng dụng email và trình xem khác, giúp nó tương thích hơn so với PST.
Tham khảo nhanh: Hoàn hảo để lưu thông tin quan trọng, chẳng hạn như xác nhận hợp đồng hoặc hành trình chuyến bay, ở một nơi bạn dễ nhớ.
PST so với MSG: Giải thích những điểm khác biệt chính
Giờ chúng ta đã hiểu rõ từng định dạng, hãy cùng so sánh chúng.
| Số lượng | Kích thước | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | Phạm vi & Dung lượng | Trình quản lý Macro. Chứa hàng nghìn mục trên nhiều thư mục. | Trình quản lý Micro. Chứa một mục duy nhất. |
| 2 | Tính di động & Chia sẻ | Cồng kềnh. Chia sẻ PST đồng nghĩa với việc gửi một tệp lớn. Điều này không thực tế cho việc cộng tác. | Tính di động cao. Được thiết kế để dễ dàng chia sẻ và di chuyển, giống như bất kỳ tài liệu nào khác. |
| 3 | Khả năng tìm kiếm | Tìm kiếm trong Outlook. Bạn có thể tìm kiếm nội dung của tệp PST, nhưng chỉ sau khi tệp đó đã được mở trong Outlook. | Tìm kiếm theo Tên tệp. Bạn tìm kiếm tệp bằng trình duyệt tệp của máy tính, thường theo dòng tiêu đề. |
| 4 | Nguy cơ hỏng | Rủi ro cao hơn. Tệp PST là cơ sở dữ liệu phức tạp và có thể bị hỏng, đặc biệt nếu chúng đạt đến giới hạn kích thước (50 GB đối với các phiên bản mới hơn) hoặc được truy cập qua mạng. | Rủi ro thấp hơn. Là những tệp đơn giản, riêng lẻ, chúng ít bị hỏng hơn nhiều. Việc mất một tệp không ảnh hưởng đến bất kỳ dữ liệu nào khác. |
| 5 | Mở tệp | Yêu cầu Outlook. Bạn cần Microsoft Outlook để mở và duyệt tệp PST. Nhấp đúp vào tệp sẽ thêm tệp đó vào hồ sơ Outlook của bạn. | Mở trong Outlook. Nhấp đúp vào tệp MSG sẽ mở mục cụ thể đó trong Outlook, ngay cả khi email gốc đã bị xóa khỏi hộp thư của bạn từ lâu. |
Làm thế nào để chọn: PST hay MSG?
Vẫn chưa chắc chắn nên dùng cái nào? Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
Sử dụng Tệp PST nếu…
- Bạn cần lưu trữ toàn bộ thư mục hoặc dự án mà bạn không còn cần truy cập hàng ngày nữa.
- Mục tiêu chính của bạn là giải phóng dung lượng hộp thư trên máy chủ.
- Bạn đang thực hiện sao lưu toàn bộ dữ liệu Outlook của mình.
- Bạn cần lưu trữ một bản ghi có cấu trúc, có thể tìm kiếm về một lượng lớn thông tin liên lạc.
Sử dụng Tệp MSG nếu…
- Bạn cần lưu và chia sẻ một email cụ thể, quan trọng với ai đó.
- Bạn muốn lưu trữ một email quan trọng bên ngoài Outlook trong một thư mục dự án hoặc hệ thống quản lý tài liệu cụ thể.
- Mục tiêu của bạn là di chuyển nhanh chóng và dễ dàng cho một thông tin duy nhất.
- Bạn không muốn xử lý sự phức tạp của một tệp cơ sở dữ liệu lớn.
Mẹo chuyên nghiệp và Kết luận
- Giới hạn kích thước PST: Hãy lưu ý đến kích thước PST. Các tệp PST cũ hơn (định dạng ANSI) có giới hạn 2 GB và dễ bị hỏng. Các tệp PST mới hơn, dựa trên Unicode, có thể lên tới 50 GB, nhưng kích thước nhỏ hơn luôn ổn định hơn.
- Bảo mật: Cả hai tệp đều có thể chứa thông tin nhạy cảm. Vì các tệp MSG thường được chia sẻ và lưu trữ lỏng lẻo, hãy đặc biệt cẩn thận về bảo mật của chúng. Các tệp PST là mục tiêu lớn cho việc đánh cắp dữ liệu.
- Phương pháp kết hợp: Nhiều người dùng chuyên nghiệp sử dụng cả hai. Họ sử dụng PST để lưu trữ hàng loạt vào cuối năm hoặc cuối dự án, và sử dụng tệp MSG để lưu các email “anh hùng” liên quan đến các tác vụ hoặc khách hàng cụ thể trong suốt cả năm.
Tóm lại:
Đừng nghĩ PST so với MSG là một đối thủ cạnh tranh. Hãy coi chúng là những công cụ khác nhau cho các công việc khác nhau. Bằng cách hiểu rằng PST là một vùng chứa và MSG là một mục duy nhất, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu Outlook của mình, đảm bảo bạn đang sử dụng đúng tệp cho đúng công việc.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Mục đích chính của tệp PST là gì?
Đáp: Tệp PST được sử dụng để lưu trữ hàng loạt toàn bộ thư mục email, danh bạ và mục lịch nhằm giải phóng dung lượng máy chủ hoặc tạo bản sao lưu.
Câu hỏi 2: Khi nào tôi nên sử dụng tệp MSG thay vì PST?
Đáp: Sử dụng tệp MSG khi bạn cần lưu hoặc chia sẻ một email quan trọng duy nhất bên ngoài Outlook để dễ dàng di chuyển và truy cập.
Câu hỏi 3: Tôi có thể mở tệp PST mà không cần Microsoft Outlook không?
Đáp: Không, thông thường bạn cần Microsoft Outlook để mở và duyệt nội dung của tệp PST một cách chính xác.
Câu hỏi 4: Định dạng tệp nào nguy hiểm hơn và có thể bị hỏng?
Đáp: Tệp PST có nguy cơ bị hỏng cao hơn, đặc biệt là khi chúng lớn hơn hoặc được truy cập qua mạng.
Câu hỏi 5: Tệp MSG có tốt cho việc sao lưu toàn bộ hộp thư của tôi không?
Đáp: Không, tệp MSG chỉ lưu một mục tại một thời điểm; Sử dụng tệp PST để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn.