Last Updated: 09 Oct, 2025
Định dạng tệp email là gì?
định dạng tệp email đề cập đến cấu trúc hoặc loại tệp cụ thể được sử dụng để lưu trữ email. Các định dạng này quy định cách mã hóa nội dung email, cách xử lý tệp đính kèm và cách bảo quản siêu dữ liệu như người gửi, người nhận, dòng tiêu đề và dấu thời gian. Các định dạng này đảm bảo khả năng tương thích trên các ứng dụng email, máy chủ và ứng dụng khác nhau. Cho dù bạn đang sao lưu email quan trọng, di chuyển sang dịch vụ mới hay chia sẻ email, việc hiểu rõ định dạng tệp email1 là điều cần thiết.
Định dạng tệp email phổ biến
Các định dạng tệp email phổ biến nhất là EML, MSG, MBOX và PST. Việc lựa chọn đúng định dạng phụ thuộc vào ứng dụng email bạn sử dụng và việc bạn cần lưu từng email hay toàn bộ hộp thư. Chọn sai định dạng có thể dẫn đến mất dữ liệu hoặc các vấn đề về khả năng tương thích. Bạn cũng có thể chuyển đổi các định dạng tệp email này theo chương trình bằng cách sử dụng API và thư viện xử lý email. Dưới đây, chúng tôi sẽ khám phá các định dạng tệp email phổ biến nhất và cách chọn định dạng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
EML (.eml)
EML là viết tắt của Định dạng Thư Điện tử. Hãy coi EML là tiêu chuẩn chung cho một thư email đơn lẻ. Đây là một tệp văn bản thuần túy lưu trữ nội dung email, tiêu đề (như “Đến”, “Từ”, “Chủ đề”) và bất kỳ tệp đính kèm nào trong một gói duy nhất.
Được sử dụng bởi: Thunderbird, Windows Mail, Apple Mail, Outlook Express
Ưu điểm:
- Định dạng nhẹ, chỉ gồm văn bản.
- Giữ nguyên tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm.
- Hoạt động với hầu hết các ứng dụng email.
Nhược điểm:
- Định dạng nhẹ, chỉ gồm văn bản.
- Giữ nguyên tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm.
- Hoạt động với hầu hết các ứng dụng email.
MSG (.msg)
MSG là viết tắt của Định dạng Tin nhắn Microsoft Outlook và là định dạng độc quyền của Microsoft Outlook cho một mục duy nhất. Tệp MSG có thể là email, cuộc hẹn, liên hệ hoặc nhiệm vụ. Nó lưu giữ tất cả các chi tiết và định dạng chính xác như trong Outlook. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của nó là khả năng tương thích hạn chế; nó được thiết kế để hoạt động tốt nhất trong hệ sinh thái Microsoft.
Được sử dụng bởi: Microsoft Outlook.
Ưu điểm:
- Giữ nguyên định dạng, tệp đính kèm và siêu dữ liệu.
- Hỗ trợ các đối tượng nhúng (như lời mời lịch).
Nhược điểm:
- Chỉ tương thích hoàn toàn với Outlook.
MBOX (.mbox):
Định dạng MBOX là một định dạng cổ điển. Thay vì lưu một email cho mỗi tệp, nó nối nhiều email thành một tệp văn bản lớn. Đây là định dạng chuẩn được sử dụng bởi nhiều ứng dụng email mã nguồn mở và dựa trên Unix như Thunderbird và Apple Mail. Định dạng này rất tuyệt vời để xuất và sao lưu toàn bộ thư mục email hoặc hộp thư cùng một lúc.
Được sử dụng bởi: Mozilla Thunderbird, Apple Mail, Eudora, Postbox.
Ưu điểm:
- Chuẩn mở, được hỗ trợ rộng rãi.
- Tuyệt vời để lưu trữ hoặc chuyển thư mục email
- Lưu trữ nhiều email trong một tệp.
Nhược điểm:
- Không có tính năng tổ chức thư mục tích hợp.
- Có thể trở nên lớn và khó quản lý hơn.
PST (.pst)
Bảng Lưu trữ Cá nhân, hay PST, là một sáng tạo khác của Microsoft. Đây là một tệp cơ sở dữ liệu mà Outlook sử dụng để lưu trữ toàn bộ hộp thư—bao gồm email, lịch, danh bạ và tác vụ—để truy cập ngoại tuyến. Tệp PST hoàn hảo để tạo bản sao lưu toàn diện dữ liệu Outlook của bạn hoặc để di chuyển toàn bộ tài khoản sang máy tính mới. Chúng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu để tăng cường bảo mật.
Được sử dụng bởi: Microsoft Outlook.
Ưu điểm:
- Lưu trữ email, danh bạ, lịch và tác vụ trong một tệp.
- Hỗ trợ bảo vệ bằng mật khẩu.
Nhược điểm:
- Kích thước tệp lớn.
- Khả năng tương thích hạn chế với các hệ điều hành khác ngoài Outlook.
OST (.ost)
Tệp OST (Bảng Lưu trữ Ngoại tuyến) là tệp dữ liệu được Microsoft Outlook sử dụng để lưu trữ bản sao được đồng bộ hóa và lưu trong bộ nhớ đệm thông tin hộp thư của bạn trên máy tính. Tệp này được tự động tạo khi bạn thiết lập tài khoản kết nối với máy chủ, chẳng hạn như tài khoản Microsoft Exchange, Office 365 hoặc IMAP. Mục đích chính của tệp OST là cho phép bạn làm việc ngoại tuyến. Tệp này cho phép bạn đọc, soạn, xóa và trả lời email, cũng như quản lý lịch hẹn và danh bạ, ngay cả khi bạn không có kết nối internet.
Được sử dụng bởi: Microsoft Outlook (với Exchange hoặc Microsoft 365)
Ưu điểm:
- Cho phép làm việc mà không cần internet.
- Đồng bộ hóa khi kết nối lại.
Nhược điểm:
- Bị ràng buộc với các tài khoản cụ thể
- Không thể mở trực tiếp trong các ứng dụng email khác.
Suy nghĩ cuối cùng
Việc lựa chọn định dạng tệp email phù hợp phụ thuộc vào trình duyệt email, nhu cầu lưu trữ của bạn và việc bạn có dự định di chuyển hay chia sẻ email hay không. Đối với từng email, EML linh hoạt hơn, trong khi PST và MBOX tốt hơn cho việc lưu trữ hàng loạt. Người dùng Outlook nên sử dụng **MSG và PSTv, trong khi người dùng Apple Mail sẽ thích EMLX hơn. Hãy luôn cân nhắc trường hợp sử dụng, khả năng tương thích phần mềm và khả năng truy cập lâu dài trước khi quyết định loại tệp. Với định dạng tệp email phù hợp, việc quản lý liên lạc kỹ thuật số của bạn sẽ trở nên an toàn, hiệu quả và bền vững hơn trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Loại tệp email nào tốt nhất để chia sẻ một tin nhắn duy nhất?
Đáp: Tệp EML hoặc MSG lý tưởng để chia sẻ từng tin nhắn email có tệp đính kèm.
Hỏi: Loại tệp nào tốt nhất để sao lưu toàn bộ hộp thư?
Đáp: PST (dành cho Outlook) hoặc MBOX (dành cho máy khách mã nguồn mở) là tốt nhất để sao lưu toàn bộ hộp thư.
Hỏi: Tôi có thể mở tệp MSG mà không cần Microsoft Outlook không?
Đáp: Tệp MSG là tệp độc quyền của Outlook, nhưng một số công cụ và trình xem của bên thứ ba có thể mở chúng.