Excel là gì?

Excel là chương trình soạn thảo bảng tính do Microsoft phát triển và cho phép người dùng nhập, sắp xếp và thao tác dữ liệu ở định dạng bảng, được tạo thành từ các hàng và cột. Sau đó, người dùng có thể sử dụng các hàm và công thức để thực hiện phép tính, tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu cũng như tạo bảng tổng hợp để tóm tắt dữ liệu.

Excel là thành phần chính của bộ Microsoft Office và có sẵn cho các nền tảng khác nhau bao gồm Windows, macOS, Android và iOS. Nó có các công cụ đồ họa, bảng tổng hợp và ngôn ngữ lập trình macro tích hợp có tên Visual Basic for Application (VBA).

Đây là ảnh chụp màn hình của ứng dụng Microsoft Excel.

Excel dùng để làm gì?

Excel được sử dụng để lưu trữ, phân tích và báo cáo số lượng lớn dữ liệu. Các ứng dụng chính của Excel bao gồm

  • Nhập dư liệu
  • Tổ chức dữ liệu
  • Trực quan hóa dữ liệu
  • Kế toán
  • Quản lý tài chính
  • Đồ họa và biểu đồ
  • Quản lý thời gian
  • Quản lý tác vụ
  • Lập trình
  • Trích xuất dữ liệu

Các kiểu dữ liệu trong Excel là gì?

Dưới đây là danh sách các kiểu dữ liệu bạn có thể tìm thấy trong Microsoft Excel

  • Number data

    • Examples of Number data include:
      • Whole Numbers
      • Decimals
      • Dates
      • Times
      • Phone Numbers
      • Integers
      • Percentages

  • Text data

  • Logical data

    • Here are the values of Logical Data:
      • True
      • False
    • The above data is manipulated with logical functions that include:
      • IF
      • AND
      • OR
      • NOT

Thành phần và thuật ngữ Excel

Excel bao gồm nhiều thành phần và thuật ngữ khác nhau, việc hiểu chúng sẽ nâng cao trình độ sử dụng Excel của bạn.

  • Sổ làm việc: Một tệp chứa một hoặc nhiều trang tính nơi dữ liệu được lưu trữ và thao tác.
  • Trang tính: Một bảng tính duy nhất trong sổ làm việc trong đó dữ liệu được sắp xếp thành hàng và cột.
  • Ô: Giao điểm của một hàng và một cột, dùng để nhập, hiển thị và thao tác dữ liệu.
  • Ô hiện hoạt: Ô hiện được chọn trong bảng tính Excel nơi diễn ra mục nhập dữ liệu, được phân biệt bằng đường viền được đánh dấu và được biểu thị bằng chữ cái cột và số hàng trong thanh địa chỉ.
  • Phạm vi: Là nhóm các ô liền kề được chọn để thao tác, thường được sử dụng trong các công thức và hàm.
  • Thanh công thức: Thanh nằm phía trên lưới trang tính nơi người dùng có thể nhập hoặc chỉnh sửa công thức và dữ liệu.
  • Thanh địa chỉ: Nằm bên trái thanh công thức, hiển thị tham chiếu ô của ô hiện hoạt.
  • Tab bảng tính: Các tab nằm ở cuối cửa sổ Excel, mỗi tab đại diện cho một trang tính khác nhau trong sổ làm việc.
  • Bộ lọc: Một tính năng được sử dụng để chỉ hiển thị các hàng dữ liệu cụ thể trong trang tính dựa trên tiêu chí do người dùng xác định.
  • Tự động điền: Công cụ tự động mở rộng dữ liệu hoặc công thức sang các ô liền kề bằng cách kéo núm điều khiển điền hoặc sử dụng lệnh Điền.
  • Tự tính tổng: Một chức năng cộng nhanh một dãy số trong một cột hoặc hàng, có thể truy cập được thông qua nút Tự tính tổng hoặc bằng cách sử dụng phím tắt Alt + =.
  • Công thức: Một biểu thức thực hiện các phép tính hoặc xử lý dữ liệu, thường bắt đầu bằng dấu bằng (=).
  • Hàm: Một công thức xác định trước thực hiện các phép tính hoặc phép toán cụ thể, chẳng hạn như SUM, AVERAGE hoặc IF.
  • Tham chiếu ô: Mã định danh duy nhất cho một ô, thường được biểu thị bằng chữ cái cột và số hàng (ví dụ: A1, B2).
  • Chế độ xem sổ làm việc: Các tùy chọn hiển thị khác nhau để xem và chỉnh sửa sổ làm việc, bao gồm Bình thường, Bố cục trang và Xem trước ngắt trang.
  • Biểu đồ và đồ thị: Trình bày dữ liệu một cách trực quan, được tạo bằng các công cụ biểu đồ của Excel để phân tích và trình bày xu hướng dữ liệu.
  • Định dạng có điều kiện: Định dạng được áp dụng cho các ô dựa trên các điều kiện cụ thể, giúp xác định xu hướng, mẫu hoặc ngoại lệ trong dữ liệu dễ dàng hơn.
  • Xác thực dữ liệu: Các quy tắc được áp dụng cho các ô để kiểm soát loại và phạm vi dữ liệu có thể được nhập, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.
  • PivotTables: Các bảng tương tác dùng để tóm tắt, phân tích và trình bày các tập dữ liệu lớn, cho phép người dùng rút ra những hiểu biết có ý nghĩa.
  • Dữ liệu nguồn: Dữ liệu gốc được sử dụng để tạo biểu đồ, PivotTable hoặc các công cụ phân tích khác trong Excel.
  • Phạm vi được đặt tên: Tên tùy chỉnh được gán cho các phạm vi ô cụ thể, giúp tham chiếu và thao tác dữ liệu trong công thức dễ dàng hơn.
  • Macro: Chuỗi lệnh và hành động tự động được lập trình bằng Visual Basic for Application (VBA) để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại một cách hiệu quả.

Hàm Excel nâng cao là gì?

Các hàm nâng cao cung cấp cho người dùng khả năng nâng cao để phân tích, thao tác và trực quan hóa dữ liệu trong Excel. Chúng bao gồm những điều sau đây

  • VLOOKUP và HLOOKUP: Được sử dụng tương ứng cho tra cứu dọc và ngang để tìm kiếm một giá trị trong bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột hoặc hàng được chỉ định.
  • INDEX và MATCH: Cung cấp khả năng tra cứu linh hoạt hơn VLOOKUP và HLOOKUP, cho phép người dùng tìm kiếm một giá trị trong bảng và trả về giá trị từ giao điểm cột hoặc hàng được chỉ định.
  • SUMIF và SUMIFS: Tính tổng các giá trị trong một dải đáp ứng các tiêu chí cụ thể (SUMIF cho một tiêu chí, SUMIFS cho nhiều tiêu chí).
  • COUNTIF và COUNTIFS: Đếm số ô trong một dải ô đáp ứng tiêu chí cụ thể (COUNTIF cho một tiêu chí, COUNTIFS cho nhiều tiêu chí).
  • IFERROR: Xử lý lỗi trong công thức bằng cách thay thế chúng bằng các giá trị hoặc biểu thức tùy chỉnh.
  • ** CÔNG THỨC Mảng**: Thực hiện các phép tính trên mảng dữ liệu, cho phép thực hiện các phép toán nâng cao và phân tích dữ liệu phức tạp.
  • PivotTable: Phân tích và tóm tắt các tập dữ liệu lớn bằng cách sắp xếp lại và tổng hợp dữ liệu một cách linh hoạt dựa trên các tiêu chí do người dùng xác định.
  • PivotChart: Tạo biểu diễn đồ họa của dữ liệu PivotTable để trực quan hóa xu hướng, mẫu và mối quan hệ.
  • OFFSET: Trả về tham chiếu đến một dải ô được bù từ ô bắt đầu bằng số hàng và cột được chỉ định.
  • ** GIÁN TIẾP**: Trả về một tham chiếu được chỉ định bởi một chuỗi văn bản, cho phép người dùng tạo tham chiếu động đến các ô hoặc dải ô khác.
  • TEXTJOIN: Nối nhiều chuỗi văn bản với một dấu phân cách được chỉ định, bỏ qua mọi ô trống.
  • CONCATENATE: Kết hợp nhiều chuỗi văn bản thành một, với tùy chọn chỉ định dấu phân cách.
  • TRANSPOSE: Xoay hướng của một phạm vi ô từ hàng sang cột hoặc ngược lại.
  • CHỌN: Trả về một giá trị từ danh sách các giá trị dựa trên số chỉ mục được chỉ định.
  • Hàm NGÀY và GIỜ: Thực hiện nhiều thao tác khác nhau về ngày và giờ, chẳng hạn như cộng/trừ ngày, tháng hoặc năm, trích xuất các thành phần (ví dụ: năm, tháng, ngày) và tính chênh lệch giữa hai ngày hoặc lần.
  • Hàm TEXT: Thao tác và định dạng chuỗi văn bản, bao gồm các hàm như LEFT, RIGHT, MID, CONCAT, TEXT và SUBSTITUTE.

Các lựa chọn thay thế Excel là gì?

Dưới đây là danh sách các đối thủ cạnh tranh và lựa chọn thay thế của Excel

  • Google Trang tính: Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính trực tuyến dựa trên đám mây tương tự như Microsoft Excel, cho phép bạn tạo và chỉnh sửa bảng tính trực tiếp trong trình duyệt web của mình và làm việc với người khác.

  • Số: Numbers là một ứng dụng bảng tính được phát triển bởi Apple Inc. Numbers giúp bạn dễ dàng tạo các bảng tính có tổ chức, trông chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nó không có sẵn trên Windows hoặc Android.

  • Apache Open Office Calc: Apache OpenOffice Calc là một ứng dụng bảng tính có trong bộ Apache OpenOffice. Calc cung cấp cho người dùng các công cụ tạo, chỉnh sửa và phân tích bảng tính, tương tự như Microsoft Excel hay Google Sheets.

Định dạng tệp được Excel hỗ trợ

Các định dạng tệp được hỗ trợ trong Excel bao gồm: Danh sách này không phải là độc quyền.

FormatExtensionDescription
Excel Workbook.xlsxThe default XML-based file format for Excel 2010 and Excel 2007. Cannot store Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) macro code.
Excel Macro-Enabled Workbook.xlsmThe XML-based and macro-enabled file format for Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, and Excel 2007. Stores VBA macro code.
Excel Binary Workbook.xlsbThe binary file format (BIFF12) for Excel 2010 and Excel 2007.
Excel 97- Excel 2003 Workbook.xlsThe Excel 97 - Excel 2003 Binary file format (BIFF8).
Text (Tab-delimited).txtSaves a workbook as a tab-delimited text file for use on another Microsoft Windows operating system, and ensures that tab characters, line breaks, and other characters are interpreted correctly. Saves only the active sheet.
CSV (comma delimited).csvSaves a workbook as a comma-delimited text file for use on another Windows operating system, and ensures that tab characters, line breaks, and other characters are interpreted correctly. Saves only the active sheet.
OpenDocument Spreadsheet.odsOpenDocument Spreadsheet. You can save Excel 2010 files so they can be opened in spreadsheet applications that use the OpenDocument Spreadsheet format, such as Google Docs and OpenOffice.org Calc.
PDF.pdfPortable Document Format (PDF). This file format preserves document formatting and enables file sharing. When the PDF format file is viewed online or printed, it retains the format that you intended. Data in the file cannot be easily changed.
Web Page.htmlHypertext Markup Language (HTML).

Phần kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã đề cập đến các tính năng và chủ đề rộng lớn và quan trọng liên quan đến Excel. Chúng tôi đã giải thích ngắn gọn Excel là gì và chức năng, thành phần, thuật ngữ, kiểu dữ liệu và cách sử dụng của nó trong các lĩnh vực khác nhau. Chúng tôi đã nêu bật một bộ công cụ và chức năng nâng cao. Cuối cùng, chúng tôi đã cung cấp thông tin về các định dạng tệp quan trọng mà Excel có thể lưu dữ liệu của bạn. Chúng tôi hy vọng thông tin này hữu ích cho bạn.