So sánh XLS vs XLSX vs XLSM vs XLSB: Bạn nên sử dụng định dạng tệp Excel nào?

Microsoft Excel đã là tiêu chuẩn công nghiệp cho bảng tính trong nhiều thập kỷ, hỗ trợ mọi thứ từ việc lập ngân sách cá nhân đến phân tích tài chính cấp doanh nghiệp. Khi Excel phát triển, một số định dạng bảng tính đã xuất hiện để đáp ứng các nhu cầu khác nhau, bao gồm tính tương thích, hiệu quả lưu trữ, hiệu suất và tự động hoá.

Ngày nay, người dùng thường gặp bốn định dạng tệp Excel chính: XLS, XLSX, XLSM, và XLSB. Mặc dù chúng có vẻ giống nhau, mỗi định dạng có một mục đích riêng. Lựa chọn đúng định dạng có thể cải thiện hiệu suất tệp, giảm yêu cầu lưu trữ, tăng cường bảo mật và đảm bảo khả năng tương thích với các ứng dụng khác nhau.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ so sánh chi tiết bốn định dạng bảng tính này, giải thích ưu điểm và hạn chế của chúng, và giúp bạn xác định định dạng nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình.

Hiểu về các định dạng bảng tính Excel

Sổ làm việc Excel không chỉ là các bảng đơn giản gồm hàng và cột. Các tệp bảng tính hiện đại có thể chứa:

• Các trang tính
• Biểu đồ và đồ thị
• Bảng tổng hợp
• Công thức
• Định dạng có điều kiện
• Hình ảnh và hình dạng
• Kết nối dữ liệu
• Macro VBA
• Đối tượng nhúng

Các định dạng tệp khác nhau lưu trữ các yếu tố này theo cách khác nhau, ảnh hưởng đến hiệu năng, khả năng tương thích và kích thước tệp.

XLS là gì?

Định dạng XLS là định dạng sổ làm việc Microsoft Excel gốc được giới thiệu cùng Excel 97. Nó lưu trữ dữ liệu bảng tính bằng cấu trúc tệp nhị phân.

Trong nhiều năm, XLS là định dạng mặc định cho tài liệu Excel và vẫn được phần mềm cũ cũng như các hệ thống doanh nghiệp kế thừa công nhận rộng rãi.

Ưu điểm

• Khả năng tương thích xuất sắc với các ứng dụng kế thừa
• Hỗ trợ macro VBA
• Được hỗ trợ rộng rãi bởi phần mềm bảng tính cũ
• Đáng tin cậy trong việc duy trì quy trình kinh doanh cũ

Hạn chế

• Kích thước tệp lớn hơn
• Dung lượng bảng tính hạn chế
• Bảo mật kém hơn so với các định dạng mới hơn
• Kiến trúc nhị phân cũ
• Giảm hỗ trợ cho các tính năng hiện đại của Excel

XLSX là gì?

XLSX đã trở thành định dạng Excel mặc định bắt đầu từ Microsoft Office 2007. Nó dựa trên tiêu chuẩn Office Open XML (OOXML).

Thay vì lưu trữ mọi thứ trong một tệp nhị phân duy nhất, XLSX gói nhiều tệp XML vào một kho lưu trữ ZIP nén, dẫn đến các tệp nhỏ hơn đáng kể và độ tin cậy được cải thiện.

Ưu điểm

• Kích thước tệp nhỏ hơn
• Chuyển tệp nhanh hơn
• Khôi phục tốt hơn khi bị hỏng
• Tiêu chuẩn Open XML
• Tương thích xuất sắc với phần mềm văn phòng hiện đại
• Bảo mật được cải thiện bằng cách loại bỏ macro

Hạn chế

• Không thể lưu trữ macro VBA
• Xử lý XML có thể chậm hơn đối với các sổ làm việc cực lớn

XLSM là gì?

Định dạng XLSM gần như giống với XLSX nhưng bao gồm hỗ trợ cho macro VBA.

Định dạng này lý tưởng cho doanh nghiệp và nhà phát triển tự động hoá các tác vụ lặp lại bằng Visual Basic for Applications (VBA).

Ưu điểm

• Hỗ trợ macro VBA
• Nhỏ hơn so với XLS
• Kiến trúc XML hiện đại
• Tương thích với tự động hoá Excel
• Hỗ trợ các tính năng bảng tính nâng cao

Hạn chế

• Các tệp có macro có thể kích hoạt cảnh báo bảo mật
• Một số ứng dụng bảng tính tắt macro theo mặc định
• Lớn hơn XLSX khi bao gồm mã VBA mở rộng

XLSB là gì?

XLSB viết tắt của Excel Binary Workbook. Mặc dù được giới thiệu cùng với Excel 2007 bên cạnh XLSX, nó lưu trữ dữ liệu sổ làm việc bằng một cấu trúc nhị phân được tối ưu cao thay vì XML.

Điều này khiến XLSB trở thành một trong những định dạng Excel nhanh nhất để mở, lưu và xử lý các bảng tính rất lớn.

Ưu điểm

• Mở và lưu rất nhanh
• Hiệu năng xuất sắc với bộ dữ liệu lớn
• Nhỏ hơn XLSX cho các sổ làm việc phức tạp
• Hỗ trợ macro VBA
• Tiêu thụ bộ nhớ thấp hơn

Hạn chế

• Ít tương thích hơn với phần mềm bảng tính của bên thứ ba
• Khó kiểm tra thủ công hơn vì nó không dựa trên XML
• Không lý tưởng khi khả năng tương tác là ưu tiên hàng đầu

So sánh tính năng

So sánh kích thước tệp

Một trong những khác biệt lớn nhất giữa các định dạng này là hiệu quả lưu trữ.

XLS

Lưu trữ nhị phân cũ thường tạo ra các tệp lớn hơn.

XLSX

XML nén đáng kể giảm yêu cầu lưu trữ.

XLSM

Hơi lớn hơn XLSX một chút do có mã VBA nhúng.

XLSB

Thường cung cấp kích thước tệp nhỏ nhất cho các sổ làm việc phức tạp đồng thời mang lại hiệu năng vượt trội.

So sánh hiệu suất

Hiệu năng trở nên ngày càng quan trọng khi làm việc với:

• Hàng trăm ngàn hàng
• Công thức phức tạp
• Bảng pivot
• Mô hình tài chính
• Dữ liệu Power Query
• Báo cáo trí tuệ doanh nghiệp

XLS

Phù hợp cho các sổ làm việc kế thừa nhỏ hơn.

XLSX

Xuất sắc cho các bảng tính hàng ngày.

XLSM

Hiệu năng tốt đồng thời hỗ trợ tự động hoá.

XLSB

Lựa chọn tốt nhất cho các sổ làm việc Excel cực lớn.

So sánh tính tương thích

Việc chọn định dạng phù hợp thường phụ thuộc vào người sẽ mở bảng tính của bạn.

XLS

Hoạt động tốt với các cài đặt Microsoft Office cũ.

XLSX

Được hỗ trợ bởi hầu hết mọi ứng dụng bảng tính hiện đại, bao gồm:

• Microsoft Excel
• LibreOffice Calc
• Apache OpenOffice
• Google Sheets
• WPS Office

XLSM

Được hỗ trợ bởi Excel, mặc dù việc thực thi macro có thể khác nhau trong các bộ công cụ văn phòng khác.

XLSB

Được hỗ trợ tốt nhất trong Microsoft Excel. Một số ứng dụng của bên thứ ba có hỗ trợ hạn chế.

Các cân nhắc về bảo mật

Bảo mật là một yếu tố quan trọng khác.

XLSX

Vì macro không được cho phép, XLSX thường được coi là định dạng an toàn nhất để chia sẻ bảng tính.

XLSM

Macro có thể tự động hoá quy trình làm việc nhưng cũng có thể gây ra rủi ro bảo mật nếu lấy từ nguồn không đáng tin cậy. Luôn xác minh nguồn gốc trước khi bật macro.

XLSB

Hỗ trợ macro tương tự như XLSM và nên được xử lý với mức độ thận trọng như nhau.

XLS

Cơ chế bảo mật cũ kém mạnh mẽ hơn so với các định dạng Office hiện đại.

Khi Nào Bạn Nên Sử Dụng Mỗi Định Dạng?

Chọn XLS nếu:

• Làm việc với các hệ thống kinh doanh cũ
• Hỗ trợ cài đặt Excel cũ
• Duy trì các bảng tính lịch sử

Chọn XLSX nếu:

• Chia sẻ tệp với người khác
• Tạo báo cáo
• Làm việc mà không có macro
• Tối đa hoá khả năng tương thích

Chọn XLSM nếu:

• Tự động hoá các tác vụ lặp lại
• Xây dựng các giải pháp VBA
• Tạo các ứng dụng Excel tương tác

Chọn XLSB nếu:

• Quản lý các bộ dữ liệu rất lớn
• Cải thiện hiệu suất của sổ làm việc
• Giảm thời gian tải và lưu
• Làm việc với các mô hình tài chính nâng cao

Thực hành tốt nhất

Để có trải nghiệm tốt nhất từ bảng tính của bạn:

• Sử dụng XLSX cho các tài liệu hàng ngày.
• Chỉ sử dụng XLSM khi macro là cần thiết.
• Chọn XLSB cho các sổ làm việc rất lớn, nơi hiệu năng quan trọng.
• Chỉ dành XLS cho tính tương thích cũ.
• Giữ bản sao lưu trước khi chuyển đổi giữa các định dạng.
• Xóa các bảng tính và định dạng không sử dụng để giảm kích thước tệp.
• Chỉ bật macro từ các nguồn đáng tin cậy.

Chuyển Đổi Giữa Các Định Dạng Excel

Microsoft Excel giúp việc chuyển đổi sổ làm việc trở nên dễ dàng.

1. Mở sổ làm việc.
2. Chọn File > Save As.
3. Chọn định dạng mong muốn.
4. Lưu tệp.

Hãy nhớ rằng việc chuyển đổi giữa các định dạng có thể loại bỏ các tính năng không được hỗ trợ. Ví dụ, lưu một workbook XLSM dưới dạng XLSX sẽ loại bỏ tất cả macro VBA.

Các Trường Hợp Sử Dụng Thông Thường

Kết Luận

Mặc dù XLS, XLSX, XLSM và XLSB đều đại diện cho các sổ làm việc Microsoft Excel, chúng được thiết kế cho các mục đích khác nhau.

XLS vẫn có giá trị cho khả năng tương thích với các hệ thống cũ, trong khi XLSX đã trở thành tiêu chuẩn toàn cầu cho các bảng tính hàng ngày nhờ kích thước nhỏ hơn, bảo mật và khả năng tương thích rộng rãi. XLSM mở rộng XLSX bằng cách cho phép tự động hoá VBA, khiến nó trở thành lựa chọn ưu tiên cho các nhà phát triển và người dùng nâng cao. Trong khi đó, XLSB cung cấp tốc độ và hiệu quả lưu trữ xuất sắc, làm cho nó lý tưởng cho việc xử lý các bộ dữ liệu khổng lồ và các sổ làm việc yêu cầu hiệu năng cao.

Việc chọn định dạng bảng tính phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Hiểu rõ những khác biệt này giúp cải thiện sự hợp tác, tăng hiệu suất và quản lý bảng tính hiệu quả hơn.

Cho dù bạn đang tạo báo cáo kinh doanh, tự động hoá quy trình làm việc, hay phân tích hàng triệu bản ghi, việc chọn định dạng Excel phù hợp có thể cải thiện năng suất đáng kể.

Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Câu hỏi 1. Sự khác biệt chính giữa XLS và XLSX là gì?

A1: XLS là định dạng Excel nhị phân cũ hơn, trong khi XLSX sử dụng định dạng Office Open XML mới hơn, cung cấp kích thước tệp nhỏ hơn và khả năng tương thích tốt hơn.

Câu hỏi 2. Định dạng Excel nào hỗ trợ macro VBA?

A2: Cả XLSM và XLSB đều hỗ trợ macro VBA, trong khi XLSX không hỗ trợ.

Câu hỏi 3. Định dạng Excel nào nhanh nhất cho các bảng tính rất lớn?

A3: XLSB thường cung cấp hiệu suất tốt nhất cho việc mở, lưu và xử lý các sổ làm việc lớn.

Câu hỏi 4. XLSX có an toàn hơn XLSM không?

A4: Có. XLSX không thể chứa macro VBA, làm cho nó ít dễ bị tổn thương trước các rủi ro bảo mật dựa trên macro.

Q5. Tôi nên sử dụng định dạng Excel nào để chia sẻ tệp?

A5: XLSX là định dạng ưu tiên vì nó được hỗ trợ rộng rãi bởi các ứng dụng bảng tính hiện đại và cung cấp khả năng tương thích tuyệt vời.

Xem Thêm

• Excel là gì? Thông tin quan trọng bạn cần biết
• Định dạng tệp Excel: XLSX, XLSM, XLS, XLTX, XLTM
• Sự khác biệt giữa XLS và XLSX