Last Updated: 19 Nov, 2025
如果您曾經需要儲存或備份 Microsoft Outlook 數據，您可能會遇到兩種主要的文件格式：PST 和 MSG。乍一看，它們似乎很相似——都是由 Outlook 創建並儲存電子郵件資料——但它們的用途卻截然不同。
選擇錯誤的文件格式會導致數位儲存空間雜亂無章、備份效率低下，或是日後難以找到重要資訊。那麼，PST 檔案和 MSG 檔案之間究竟有什麼差別呢？在本指南中，我們將深入探討 PST 和 MSG 的區別，介紹每種文件的定義、主要差異、理想應用場景以及如何根據您的需求選擇合適的文件格式。
概覽：PST 與 MSG
| 編號 | 功能 | PST（個人儲存表） | MSG（郵件） |
|---|---|---|---|
| 1 | 主要功能 | 用於歸檔的容器資料庫。 | 單一電子郵件儲存器。 |
| 2 | 內容 | 整個資料夾、行事曆、聯絡人、電子郵件。 | 單一電子郵件、聯絡人、約會或任務。 |
| 3 | 類比 | 裝滿許多文件和文件夾的搬家紙箱。 | 裝在透明套中的單一重要文件。 |
| 4 | 理想用途 | 批次歸檔、完整備份、釋放伺服器空間。 | 共用單一電子郵件、將重要郵件儲存到 Outlook 之外。 |
| 5 | 檔案大小 | 大型（可達數 GB）。 | 小型（通常為 KB）。 |
| 6 | 結構 | 複雜的專有資料庫。 | 更簡單、基於標準的格式。 |
什麼是 PST 檔？
PST（個人儲存表）檔案本質上是 Outlook 的個人資料庫。 PST 檔案是微軟開發的專有檔案格式，它充當您所有 Outlook 資料的本機儲存容器。您可以將其想像成一個虛擬文件櫃或一個便攜式郵箱。您可以建立一個 PST 文件，然後將整個資料夾（例如「收件匣」、「已傳送郵件」或自訂專案資料夾）拖曳到其中。
PST 檔案的主要特性：
全面儲存： 可以儲存電子郵件、行事曆項目、聯絡人、筆記、任務和日誌項目。
離線存取： PST 檔案儲存在您的電腦本機（例如，C:\Users[使用者名稱]\Documents\Outlook Files\archive.pst）。即使沒有網路連接，您也可以存取已存檔的資料。
資料管理： 主要用於存檔舊數據，以釋放電子郵件伺服器（例如 Microsoft Exchange 或 Office 365）上的空間，同時保持資料在 Outlook 中的可存取性。
備份與遷移： 非常適合建立 Outlook 資料的完整備份，或將郵箱從一台電腦遷移到另一台電腦。
什麼是 MSG 檔？
MSG 檔案是一種更簡單、更專注的格式。它旨在保存 Outlook 中的單一特定項目。
此項目可以是電子郵件（及其附件）、聯絡人、日曆約會或任務。將電子郵件儲存為 MSG 檔案時，它會將寄件者、收件者、主題、正文和所有附件保留在一個獨立的檔案中。
MSG 檔案的主要特色：
單項對焦： 僅包含一個 Outlook 項目。
易於共用和攜帶： 由於 MSG 文件只有一個文件，您可以輕鬆地將其作為附件透過電子郵件發送、保存到雲端或儲存在 Outlook 之外的專案管理資料夾中。
標準化格式： 雖然 MSG 格式由 Microsoft 開發，但它有完善的文檔，並且可以被其他電子郵件用戶端和檢視器打開，因此比 PST 格式更具互通性。
快速參考： 非常適合將重要資訊（例如合約確認或航班行程單）保存在您容易記住的位置。
PST 與 MSG：主要差異詳解
現在我們已經分別了解了每種格式，接下來讓我們對它們進行比較。
| 編號 | 方面 | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | 範圍與容量 | 巨集管理器。可容納跨多個資料夾的數千個項目。 | 微管理器。僅容納單一項目。 |
| 2 | 便攜性與共享 | 繁瑣。共享 PST 檔案意味著發送一個龐大的檔案。這不利於協作。 | 高度便攜。設計易於共享和移動，就像任何其他文件一樣。 |
| 3 | 可搜尋性 | 在 Outlook 中搜尋。您可以搜尋 PST 檔案的內容，但前提是必須在 Outlook 中開啟該檔案。 | 依檔案名稱搜尋。您可以使用電腦的檔案總管搜尋它，通常會按其主旨行搜尋。 |
| 4 | 損壞風險 | 較高風險。 PST 檔案是複雜的資料庫，可能會損壞，尤其是在接近大小限制（新版本為 50 GB）或透過網路存取時。 | 較低風險。作為簡單的獨立文件，它們不易損壞。遺失一個檔案不會影響其他資料。 |
| 5 | 開啟檔案 | 需要 Outlook。您需要 Microsoft Outlook 才能開啟和瀏覽 PST 檔案。雙擊該檔案會將其新增至您的 Outlook 設定檔中。 | 在 Outlook 中開啟。雙擊 MSG 檔案會在 Outlook 中開啟該特定項目，即使原始電子郵件早已從您的信箱中刪除。 |
如何選擇：PST 還是 MSG？
還是不確定該使用哪種格式？問問自己以下問題：
如果符合以下情況，請使用 PST 檔案：
您需要歸檔不再需要日常存取的整個資料夾或項目。
您的主要目標是釋放伺服器郵件空間。
您正在對 Outlook 資料進行完整備份。
您需要保存大量通訊記錄的結構化、可搜尋記錄。
如果符合以下情況，請使用 MSG 檔案：
您需要儲存並與他人分享一封特定的重要電子郵件。
您希望將一封關鍵電子郵件儲存在 Outlook 之外的特定專案資料夾或文件管理系統中**。
您的目標是快速輕鬆地匯出單一訊息。
您不想處理大型資料庫檔案的複雜性。
專業提示與總結
PST 檔案大小限制： 請注意 PST 檔案的大小。較舊的 PST 檔案（ANSI 格式）大小限制為 2 GB，且容易損壞。較新的基於 Unicode 的 PST 檔案最大可達 50 GB，但較小的檔案通常更穩定。
安全性： 兩種文件都可能包含敏感資訊。由於 MSG 檔案經常被共享和隨意存儲，因此要格外注意其安全性。 PST 檔案是資料竊取的主要目標。
混合使用方法： 許多進階使用者會同時使用這兩種檔案。他們使用 PST 文件在年末或專案結束時進行批量歸檔，並使用 MSG 文件保存全年與特定任務或客戶相關的「重要」郵件。
總結：
不要將 PST 和 MSG 視為競爭關係。應將它們視為用於不同用途的不同工具。了解 PST 檔案是一個容器，而 MSG 檔案是一個單獨的項目，您可以完全掌控 Outlook 數據，確保使用正確的檔案來完成正確的工作。
常見問題解答
**問題 1：PST 檔案的主要用途是什麼？ **
答：PST 檔案用於批量歸檔整個資料夾的電子郵件、聯絡人和日曆項目，以釋放伺服器空間或建立備份。
**問題 2：何時應該使用 MSG 檔案而不是 PST 檔案？ **
答：當您需要將單一重要的電子郵件儲存或分享到 Outlook 之外，以便於攜帶和存取時，請使用 MSG 檔案。
**問題 3：我可以在不使用 Microsoft Outlook 的情況下開啟 PST 檔案嗎？ **
答：不可以，通常需要 Microsoft Outlook 才能正確開啟和瀏覽 PST 檔案的內容。
**問題 4：哪種文件格式風險較高，且更容易損壞？ **
答：PST 檔案更容易損壞，尤其是在檔案變大或透過網路存取時。
**問題 5：MSG 檔案適合備份整個信箱嗎？ **
答：不適合。 MSG 檔案一次只能儲存一個項目；請使用 PST 檔案完整備份您的信箱。