Last Updated: 20 Nov, 2025

TXT、可搜尋 PDF 和 Word (DOCX) 三大格式－哪種 OCR 輸出格式最適合您？

您剛剛掃描了一份文檔，並使用光學字元辨識 (OCR) 軟體進行了處理。現在您面臨一個選擇：應該如何保存輸出結果？三種最常見的格式是 TXT、可搜尋 PDF 和 Word (DOCX)，每種格式都有其獨特的優缺點。選擇合適的格式可以為您節省大量時間，並顯著提高您的工作效率。這三種最常見的選項是：

  • 純文字 (TXT)
  • 可搜尋 PDF
  • Word 文件 (DOCX)

每種格式都有其自身的優點、限制和理想的應用場景。在本篇部落格文章中，我們將詳細分析每種格式的優缺點，以幫助您根據自身需求確定合適的格式。

1. 純文字 (.txt) - 原始資料處理的理想選擇

TXT 檔案是最簡單、最基本的數位文字格式。當您的OCR軟體輸出TXT檔案時，它會去除所有格式——字體、顏色、圖像、列和表格——只保留原始的、未格式化的文字。

優點：

  • ✅ 通用相容性 – TXT檔案可以在任何裝置上打開，從智慧型手機到舊式系統，無需特殊軟體。
  • ✅ 檔案體積小 – 由於TXT檔案包含未格式化的原始文本，因此體積非常小。
  • ✅ 易於編輯和處理 – 非常適合資料擷取、文字探勘或匯入資料庫和AI模型。
  • ✅ 無格式問題 – 與DOCX或PDF不同，TXT檔案不會有字體、影像或佈局錯亂的風險。
  • ✅ 資料分析的理想選擇 – 由於TXT檔案僅包含純文本，因此非常適合匯入資料庫、電子表格或程式腳本，以進行資料探勘和分析。

缺點：

  • ❌ 格式完全遺失：這是最大的缺點。您會遺失原始文件的全部視覺佈局，如果文件結構很重要，這會導致文字難以閱讀。
  • ❌ 圖像無法搜尋：如果 OCR 結果包含圖表或手寫註釋，它們將無法保留。
  • ❌ 結構受限：段落和標題可能會因為缺少適當的間距而混雜在一起。

最適合：

  • 需要提取大量文字進行定量分析的資料科學家和研究人員。
  • 將文字輸入應用程式的程式設計師。
  • 任何只需要最基本的文字內容而不需要其他功能的人。
  • 適合快速複製內容並貼上到其他應用程式。

2. 可搜尋 PDF (.pdf) - 完美的數位副本

可搜尋 PDF (1) 兼具兩者的優點。它與原始掃描文件外觀完全相同，保留了精確的佈局、圖像和字體。然而，它在圖像「背後」包含一個不可見的OCR 生成文字圖層。這意味著您可以查看原始文檔，同時還能搜尋、選擇、複製和貼上文字。

優點：

  • ✅ 保留原始版面 – 文件外觀與紙本文件完全一致。這對於法律文件、發票、歷史記錄以及任何需要保持原始外觀的文件至關重要。
  • ✅ 全文可搜尋 – 您可以使用 Ctrl+F（或 Cmd+F）快速尋找關鍵字，輕鬆瀏覽長篇文件。
  • ✅ 安全且易於分享 – PDF 格式被廣泛接受用於法律、學術和專業文件。
  • ✅ 比純圖像 PDF 文件更小 – 由於文字嵌入其中，文件大小得到了優化。
  • ✅ 內容可複製 – 您可以選擇並複製文字以用於其他用途。

缺點：

  • ❌ 編輯功能有限 – 雖然您可以高亮顯示和新增註釋，但修改文字需要使用 Adob​​e Acrobat 等 PDF 編輯工具。
  • ❌ 檔案可能較大 – 如果文件包含大量影像，檔案大小可能仍然較大。
  • ❌ 格式可能會變更 – 複雜的佈局（例如，多列文字）可能無法完美識別。

最適合：

  • 需要建立可搜尋的原始文件數位化檔案的檔案管理員、圖書館員和法律專業人士。
  • 希望將教科書或文章數位化以便輕鬆搜尋的學生和研究人員。
  • 任何需要儲存紙本文件完美且可搜尋的數位副本的人士。
  • 需要共用必須保留原始格式的文件的人士。

3. Microsoft Word (DOCX) – 可編輯的強大工具

將 OCR 輸出儲存為 Microsoft Word (DOCX) 文件，不僅可以提取文本，還能以可編輯的格式重建原始文件的格式，包括標題、列、表格和字體。

優點：

  • ✅ 完全可編輯 – 這是主要優勢。您可以自由更改文字、重新格式化段落、編輯表格，並將內容重新用於新文件。
  • ✅ 保留大部分格式 – 現代 OCR 技術能夠很好地重建原始佈局，省去了您從頭開始重新格式化所有內容的時間。
  • ✅ 熟悉的介面 – 大多數人都習慣使用 Microsoft Word 或其他文字處理軟體，例如 Google Docs。
  • ✅ 非常適合協作 – 追蹤變更、新增評論並與同事分享。
  • ✅ 與其他工具相容 – 可轉換為 Google Docs、LibreOffice 等格式。

缺點：

  • ❌ 格式錯誤 – 包含多列、複雜表格或圖片的複雜佈局有時會導致格式錯誤或「怪異」的佈局，需要手動修正。
  • ❌ 檔案大小大於 TXT 格式 – 嵌入的圖片和樣式會增加儲存空間佔用。
  • ❌ 需要 Word 或其他替代軟體 – 不如 PDF 或 TXT 格式通用。
  • ❌ 字體不符的可能性 – 如果您沒有安裝原始文件的字體，您的文字處理軟體會使用其他字體，從而改變文件的顯示效果。

最適合：

  • 內容創作者和撰稿人，他們希望更新舊文件或將其內容作為新文件的起點。
  • 需要將列印的備忘錄或表格轉換為可編輯數位版本的行政助理。
  • 需要對掃描文件的內容進行大量編輯或重寫的人員。
  • 適用於需要多次修改的協作工作。
  • 需要在最終定稿前調整樣式的文檔編寫人員。

快速比較表

編號功能TXT可搜尋PDFDOCX
1可編輯性低中高
2檔案大小非常小中到大中
3佈局保留無高中
4可搜尋性是是是
5最佳​​用途原始資料存檔、檢視編輯、協作

專業提示：選擇合適的 OCR 工具

並非所有 OCR 工具都能完美輸出所有格式。頂級的 OCR 應用，例如 Aspose OCR、Adobe Acrobat Pro、ABBYY FineReader，或基於雲端的 OCR API，例如 Aspose OCR Cloud API and SDK，都支援格式選擇和自訂。

如果您有興趣為所有主流平台（包括 Java、.NET、PHP、Python、Node.js、Ruby 等）創建自己的 OCR 處理應用程序，請考慮使用 Aspose OCR API。

請務必檢查並校對輸出結果－OCR 並非完美無缺，尤其是在處理手寫或低品質掃描件時。

總結

    1. 需要簡潔易用且方便攜帶？ → TXT
    1. 想要兼顧搜尋性和佈局美觀？ → 可搜尋 PDF
    1. 需要編輯和重複使用內容？ → Word (DOCX)

OCR 是實現無紙化辦公室、數位化歷史記錄或簡化工作流程的強大助力。但您選擇的輸出格式對資料的可用性和共享性有著至關重要的影響。透過了解 TXT、可搜尋 PDF 和 DOCX 的優點和優點和缺點，您可以根據自身需求自訂 OCR 策略。

常見問題解答

**問：TXT、可搜尋 PDF 和 DOCX OCR 輸出的主要差異是什麼？ **

答：TXT 是純文本，不包含任何格式；可搜尋 PDF 保留了原始格式，並支援文字搜尋；DOCX 則提供完全可編輯的內容。

**問：哪種 OCR 格式最適合編輯文件？ **

答：DOCX 是編輯文件的最佳選擇，因為它能夠保留格式並允許全文修改。

**問：為什麼我應該使用可搜尋 PDF 而不是普通 PDF？ **

答：可搜尋 PDF 可讓您在文件中尋找、高亮顯示和複製文本，同時保持原始佈局。

**問：TXT 輸出適用於專業文件嗎？ **

答：不適用。 TXT 更適合簡單的文字擷取，因為這類場景對佈局和格式要求不高。

**問：是否有用於處理 PDF 檔案的開源或免費 API？ **

答：是的，有許多有用的開源和免費 API 可用於處理 PDF 檔案。 15

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