Last Updated: 19 Nov, 2025
如果您曾经需要保存或备份 Microsoft Outlook 数据，您可能遇到过两种主要的文档格式：PST 和 MSG。乍一看，它们似乎很相似——都是由 Outlook 创建并存储电子邮件数据——但它们的用途却截然不同。
选择错误的文档格式会导致数字存储空间杂乱无章、备份效率低下，或者以后难以找到重要信息。那么，PST 文件和 MSG 文件之间究竟有什么区别呢？在本指南中，我们将深入探讨 PST 和 MSG 的区别，介绍每种文件的定义、主要差异、理想应用场景以及如何根据您的需求选择合适的文档格式。
概览：PST 与 MSG
| 编号 | 功能 | PST（个人存储表） | MSG（邮件） |
|---|---|---|---|
| 1 | 主要功能 | 用于归档的容器数据库。 | 单个电子邮件保存器。 |
| 2 | 内容 | 整个文件夹、日历、联系人、电子邮件。 | 单个电子邮件、联系人、约会或任务。 |
| 3 | 类比 | 装满许多文件和文件夹的搬家纸箱。 | 装在透明套中的单个重要文件。 |
| 4 | 理想用途 | 批量归档、完整备份、释放服务器空间。 | 共享单个电子邮件、将重要邮件保存到 Outlook 之外。 |
| 5 | 文件大小 | 大型（可达数 GB）。 | 小型（通常为 KB）。 |
| 6 | 结构 | 复杂的专有数据库。 | 更简单、基于标准的格式。 |
什么是 PST 文件？
PST（个人存储表）文件本质上是 Outlook 的个人数据库。 PST 是微软开发的一种专有文件格式，它充当 Outlook 所有数据的本地存储容器。您可以将其想象成一个虚拟文件柜或便携式邮箱。您可以创建一个 PST 文件，然后将整个文件夹（例如“收件箱”、“已发送邮件”或自定义项目文件夹）拖放到其中。
PST 文件的主要特性：
全面存储： 可存储电子邮件、日历条目、联系人、笔记、任务和日记条目。
离线访问： PST 文件存储在您的本地计算机上（例如，C:\Users[用户名]\Documents\Outlook Files\archive.pst）。即使没有互联网连接，您也可以访问已存档的数据。
数据管理： 主要用于存档旧数据，以释放电子邮件服务器（例如 Microsoft Exchange 或 Office 365）上的空间，同时保持 Outlook 中数据的可访问性。
备份和迁移： 非常适合创建 Outlook 数据的完整备份，或将邮箱从一台计算机迁移到另一台计算机。
什么是 MSG 文件？
MSG 文件是一种更简单、更专注的格式。它旨在保存 Outlook 中的单个特定项目。
此项目可以是电子邮件（及其附件）、联系人、日历约会或任务。将电子邮件另存为 MSG 文件时，发件人、收件人、主题、正文和所有附件都会保留在一个独立的文件中。
MSG 文件的主要特点：
单项专注： 仅包含一个 Outlook 项目。
易于共享和携带： 由于它是一个单独的文件，您可以轻松地将其作为附件通过电子邮件发送、保存到云盘或存储在 Outlook 之外的项目管理文件夹中。
标准化格式： 虽然 MSG 格式由 Microsoft 开发，但它有完善的文档，并且可以被其他电子邮件客户端和查看器打开，因此比 PST 文件更具互操作性。
快速参考： 非常适合将重要信息（例如合同确认或航班行程单）保存在您容易记住的位置。
PST 与 MSG：关键区别详解
现在我们已经分别了解了每种格式，接下来让我们进行对比。
| 编号 | 方面 | PST | MSG |
|---|---|---|---|
| 1 | 范围和容量 | 宏观管理。可跨多个文件夹存储数千个项目。 | 微观管理。仅存储单个项目。 |
| 2 | 便携性和共享 | 繁琐。共享 PST 文件意味着发送一个庞大的文件。不便于协作。 | 高度便携。设计易于共享和移动，就像任何其他文档一样。 |
| 3 | 可搜索性 | 在 Outlook 中搜索。您可以在 Outlook 中打开 PST 文件后搜索其内容。 | 按文件名搜索。您可以使用计算机的文件资源管理器搜索文件，通常按其主题行搜索。 |
| 4 | 损坏风险 | 风险较高。 PST 文件是复杂的数据库，可能会损坏，尤其是在接近大小限制（新版本为 50 GB）或通过网络访问时。 | 风险较低。作为简单的独立文件，它们损坏的可能性要小得多。丢失一个 PST 文件不会影响任何其他数据。 |
| 5 | 打开文件 | 需要 Outlook。您需要 Microsoft Outlook 才能打开和浏览 PST 文件。双击该文件会将其添加到您的 Outlook 配置文件中。 | 在 Outlook 中打开。双击 MSG 文件会在 Outlook 中打开该特定项目，即使原始电子邮件早已从您的邮箱中删除。 |
如何选择：PST 还是 MSG？
仍然不确定使用哪个？问问自己以下问题：
如果符合以下情况，请使用 PST 文件：
您需要存档不再需要每日访问的整个文件夹或项目。
您的主要目标是释放服务器邮箱空间。
您正在执行 Outlook 数据的完整备份。
您需要保存大量通信记录的结构化、可搜索记录。
如果符合以下情况，请使用 MSG 文件：
您需要保存并与他人共享一封重要的电子邮件。
您希望将一封关键电子邮件存储在 Outlook 之外的特定项目文件夹或文档管理系统中。
您的目标是快速便捷地传输单条信息*。
您不想处理大型数据库文件的复杂性。
专业提示和总结
PST 文件大小限制： 请注意 PST 文件的大小。较旧的 PST 文件（ANSI 格式）大小限制为 2 GB，且容易损坏。较新的基于 Unicode 的 PST 文件最大可达 50 GB，但较小的文件通常更稳定。
安全性： 两种文件都可能包含敏感信息。由于 MSG 文件经常被共享和随意存储，因此要格外注意其安全性。PST 文件是数据窃取的主要目标。
混合使用方法： 许多高级用户会同时使用这两种文件。他们使用 PST 文件在年末或项目结束时进行批量归档，并使用 MSG 文件保存全年与特定任务或客户相关的“重要”邮件。
总结：
不要将 PST 和 MSG 视为竞争关系。应将它们视为用于不同用途的不同工具。了解 PST 文件是一个容器，而 MSG 文件是一个单独的项目，您就能完全掌控 Outlook 数据，确保使用正确的文件来完成正确的工作。
常见问题解答
问题 1：PST 文件的主要用途是什么？
答：PST 文件用于批量归档整个文件夹的电子邮件、联系人和日历项目，以释放服务器空间或创建备份。
问题 2：何时应该使用 MSG 文件而不是 PST 文件？
答：当您需要将单个重要的电子邮件保存或共享到 Outlook 之外，以便于携带和访问时，请使用 MSG 文件。
问题 3：我可以在不使用 Microsoft Outlook 的情况下打开 PST 文件吗？
答：不可以，通常需要 Microsoft Outlook 才能正确打开和浏览 PST 文件的内容。
问题 4：哪种文件格式风险更高，更容易损坏？
答：PST 文件更容易损坏，尤其是在文件变大或通过网络访问时。
问题 5：MSG 文件适合备份整个邮箱吗？
答：不适合。MSG 文件一次只能保存一个项目；请使用 PST 文件完整备份您的邮箱。