Last Updated: 20 Nov, 2025
您刚刚扫描了一份文档，并使用光学字符识别 (OCR) 软件进行了处理。现在您面临一个选择：应该如何保存输出结果？三种最常见的格式是 TXT、可搜索 PDF 和 Word (DOCX)，每种格式都有其独特的优缺点。选择合适的格式可以为您节省大量时间，并显著提高您的工作效率。这三种最常见的选项是：
纯文本 (TXT)
可搜索 PDF
Word 文档 (DOCX)
每种格式都有其自身的优势、局限性和理想的应用场景。在本篇博文中，我们将详细分析每种格式的优缺点，帮助您根据自身需求确定合适的格式。
1. 纯文本 (.txt) - 原始数据处理的理想选择
TXT 文件是最简单、最基本的数字文本格式。当您的OCR软件输出TXT文件时，它会去除所有格式——字体、颜色、图像、列和表格——只保留原始的、未格式化的文本。
优点：
- ✅ 通用兼容性 – TXT文件可以在任何设备上打开，从智能手机到旧式系统，无需特殊软件。
- ✅ 文件体积小 – 由于TXT文件包含未格式化的原始文本，因此体积非常小。
- ✅ 易于编辑和处理 – 非常适合数据提取、文本挖掘或导入数据库和AI模型。
- ✅ 无格式问题 – 与DOCX或PDF不同，TXT文件不会出现字体、图像或布局错乱的风险。
- ✅ 数据分析的理想选择 – 由于TXT文件仅包含纯文本，因此非常适合导入数据库、电子表格或编程脚本，以进行数据挖掘和分析。
缺点：
- ❌ 格式完全丢失：这是最大的缺点。您会丢失原始文档的所有视觉布局，如果文档结构很重要，这会导致文本难以阅读。
- ❌ 图像无法搜索：如果 OCR 结果包含图表或手写注释，它们将无法保留。
- ❌ 结构受限：段落和标题可能会因为缺少适当的间距而混杂在一起。
最适合：
- 需要提取大量文本进行定量分析的数据科学家和研究人员。
- 将文本输入应用程序的程序员。
- 任何只需要最基本的文本内容而不需要其他功能的人。
- 适合快速复制内容并粘贴到其他应用程序。
2. 可搜索 PDF (.pdf) - 完美的数字副本
可搜索 PDF (1) 兼具两者的优势。它与原始扫描文档外观完全相同，保留了精确的布局、图像和字体。然而，它在图像“背后”包含一个不可见的 OCR 生成的文本层。这意味着您可以查看原始文档，同时还能搜索、选择、复制和粘贴文本。
优点：
- ✅ 保留原始布局 – 文档外观与纸质文档完全一致。这对于法律文件、发票、历史记录以及任何需要保持原始外观的文件至关重要。
- ✅ 完全可搜索 – 您可以使用 Ctrl+F（或 Cmd+F）快速查找关键词，轻松浏览长篇文档。
- ✅ 安全且易于共享 – PDF 格式被广泛接受用于法律、学术和专业文档。
- ✅ 比纯图像 PDF 文件更小 – 由于文本嵌入其中，文件大小得到了优化。
- ✅ 内容可复制 – 您可以选择并复制文本以用于其他用途。
缺点：
- ❌ 编辑功能有限 – 虽然您可以高亮显示和添加注释，但修改文本需要使用 Adobe Acrobat 等 PDF 编辑工具。
- ❌ 文件可能较大 – 如果文档包含大量图像，文件大小仍然可能较大。
- ❌ 格式可能发生变化 – 复杂的布局（例如，多列文本）可能无法完美识别。
最适合：
- 需要创建可搜索的原始文档数字档案的档案管理员、图书馆员和法律专业人士。
- 希望将教科书或文章数字化以便于搜索的学生和研究人员。
- 任何需要存储纸质文档完美、可搜索的数字副本的人士。
- 需要共享必须保留原始格式的文档的人士。
3. Microsoft Word (DOCX) – 可编辑的强大工具
将 OCR 输出保存为 Microsoft Word (DOCX) 文件，不仅可以提取文本，还能以可编辑的格式重建原始文档的格式，包括标题、列、表格和字体。
优点：
- ✅ 完全可编辑 – 这是主要优势。您可以自由更改文本、重新格式化段落、编辑表格，并将内容重新用于新文档。
- ✅ 保留大部分格式 – 现代 OCR 技术能够很好地重建原始布局，省去了您从头开始重新格式化所有内容的时间。
- ✅ 熟悉的界面 – 大多数人都习惯使用 Microsoft Word 或其他文字处理软件，例如 Google Docs。
- ✅ 非常适合协作 – 可追踪更改、添加评论并与同事共享。
- ✅ 兼容其他工具 – 可转换为 Google Docs、LibreOffice 等格式。
缺点：
- ❌ 格式错误 – 包含多列、复杂表格或图片的复杂布局有时会导致格式错误或“怪异”的布局，需要手动修正。
- ❌ 文件大小大于 TXT 格式 – 嵌入的图片和样式会增加存储空间占用。
- ❌ 需要 Word 或其他替代软件 – 不如 PDF 或 TXT 格式通用。
- ❌ 字体不匹配的可能性 – 如果您没有安装原始文档的字体，您的文字处理软件会使用其他字体，从而改变文档的显示效果。
最适合：
- 内容创作者和撰稿人，希望更新旧文档或将其内容作为新文档的起点。
- 行政助理，需要将打印的备忘录或表格转换为可编辑的数字版本。
- 任何需要对扫描文档的内容进行大量编辑或重写的人员。
- 适合需要多次修改的协作工作。
- 任何需要在最终定稿前调整样式的文档。
快速对比表
| 编号 | 功能 | TXT | 可搜索PDF | DOCX |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 可编辑性 | 低 | 中 | 高 |
| 2 | 文件大小 | 非常小 | 中到大 | 中 |
| 3 | 布局保留 | 无 | 高 | 中 |
| 4 | 可搜索 | 是 | 是 | 是 |
| 5 | 最佳用途 | 原始数据 | 存档、查看 | 编辑、协作 |
专业提示：使用合适的OCR工具
并非所有OCR工具都能同样出色地输出所有格式。顶级的OCR应用程序，例如Aspose OCR、Adobe Acrobat Pro、ABBYY FineReader，或基于云的OCR API，例如Aspose OCR Cloud API and SDK，都支持格式选择和自定义。
如果您有兴趣为所有主流平台（包括 Java、.NET、PHP、Python、Node.js、Ruby 等）创建自己的 OCR 处理应用程序，请考虑使用 Aspose OCR API。
务必检查并校对输出结果——OCR 并非完美无缺，尤其是在处理手写或低质量扫描件时。
总结
- 需要简洁性和便携性？→ TXT
- 希望在可搜索性和布局之间取得完美平衡？→ 可搜索 PDF
- 需要编辑和重新利用内容？→ Word (DOCX)
OCR 是实现无纸化办公、数字化历史记录或简化工作流程的强大助力。但您选择的输出格式对数据的可用性和共享性有着至关重要的影响。通过了解 TXT、可搜索 PDF 和 DOCX 的优势和优缺点，您可以根据自身独特的需求定制 OCR 策略。
常见问题解答
问：TXT、可搜索 PDF 和 DOCX OCR 输出格式的主要区别是什么？
答：TXT 是纯文本格式，不包含任何格式；可搜索 PDF 保留原始格式并支持文本搜索；DOCX 则提供完全可编辑的内容。
问：哪种 OCR 格式最适合编辑文档？
答：DOCX 是编辑文档的最佳选择，因为它保留了格式并允许对全文进行修改。
问：为什么我应该使用可搜索 PDF 而不是普通 PDF？
答：可搜索 PDF 允许您在文档中查找、高亮显示和复制文本，同时保持原始布局。
问：TXT 输出格式适用于专业文档吗？
答：不适用。TXT 更适合简单的文本提取，尤其适用于布局和格式要求不高的场景。 问：是否有用于处理 PDF 文件的开源或免费 API？ 答：是的，有很多有用的开源免费 API 可用于处理 PDF 文件。